Konsultföretaget Ludvig & Co med 130 kontor runt om i landet reagerade snabbt när Coronaviruset fick fäste i Sverige och myndigheterna började komma med riktlinjer och råd till allmänhet och företag. Redan innan påsk anpassade de sin verksamhet och skapade en beredskap för att hantera Corona. Bokade kundmöten började ske digitalt eller via telefon istället, kunder erbjöds lämna över på parkeringsplatser istället för inne på kontor och personal åkte även ut och hämtade underlag – allt för att minska smittspridning. Idag möts alla besökare av en lapp på ytterdörren till kontoren. Lappen berättar att Ludvig & Co följer Folkhälsomyndighetens riktlinjer och att besökare som har symptom på Corona uppmanas boka om mötet eller ta det digitalt istället.
 
”En
Jakob Söderberg, Ludvig & Co.
 
– Vi har hela tiden haft kontakt med kunderna och försökt lösa det. Vi har ett bra system så alla kan arbeta hemma, oavsett om det är för att de själva är krassliga eller barnen. Vi uppmanar till försiktighet. Så fort man känner sig lite sjuk så ska man inte gå till jobbet. I år är inte året man chansar och går till arbetet när man har symtom. Hade Coronan kommit för några år sedan hade det blivit betydligt fler möten med kunder på parkeringsplatser, säger Jakob Söderberg, tjänstechef på Ludvig & Co.

Även redovisningsbyrån Ödklint Konsult i Stockholm har infört nya förhållningssätt och arbetsmetoder för att förhindra smittspridning och undvika att personal och kunder blir sjuka.

– Vi har jobbat digitalt ganska länge. Vi har bara några stycken kunder på papper, så där har det inte varit några stora förändringar. Den stora förändringen är att vi sitter hemma och jobbar. På kontoret får nu endast fyra personer vara samtidigt. Resten av personalen arbetar hemifrån, berättar Jonas Ödklint, ägare och vd på Ödklint Konsult.

Även redovisningsbyrån Persson & Thorin i Växjö uppmanar sin personal att arbeta hemifrån. Men många kollegor har valt att fortsätta arbeta från kontoret, antingen hela tiden eller några dagar i veckan. På Persson & Thorin har tiden med distansarbete gjort det tydligt hur mycket mötet med kollegorna och snacket vid fikabordet betyder. För att behålla kontakten, men också för att finnas där för kollegor ser Petter Åkesson till att nu prata mer frekvent med medarbetarna.

– Det här är en tid som kan vara mentalt påfrestande både för kunder som kämpar för sin överlevnad, men också för kollegorna som haft långa relationer med de kunderna. Det är alltid roligare att jobba med det som är positivt. Har en kollega en kund som kämpar och kanske måste avveckla får vi tillsammans se hur vi kan få ut det bästa möjliga av situationen. Om våra kunder mår väldigt dåligt kan det även påverka konsulterna. Det är något man får tänka på, säger Petter Åkesson.
 

Hade inte klarat omställningen utan att arbeta digitalt

Alla tre byråer som Fortnox har pratat med arbetar redan digitalt, antingen helt eller delvis, med sina kunder. De är överens om att byråerna inte hade klarat av att ställa om efter Folkhälsomyndighetens riktlinjer ifall de inte redan hade haft verktygen och arbetssättet. Genom att använda Fortnox och möjligheten att arbeta med digitala underlag till bokföring, men också med olika tilläggsapplikationer som tidrapportering för faktura- och löneunderlag har byråerna lyckats minska på sina fysiska kundmöten.

– Nu tar vi alla kundmöten online. Vi hade nog aldrig haft ett Teamsmöte innan, men nu är vi i princip experter på Teams och digitala möten. Det kommer vi ha nytta av framöver också. Det är smidigt att använda Teams vid korta möten. I framtiden kommer vi inte ta kundmöten vid kortare avstämningar, utan det går att göra digitalt, säger Jonas på Ödklint.

Under pandemin har byråerna också börjat använda digitala lösningar i större utsträckning och med flera kunder. Persson & Thorin har till exempel i en betydligt större utsträckning börjat använda digitala underskrifter.
 
”En
Petter Åkesson, Persson & Thorin.
 
– Nu har vi tillämpat och använt digitala underskrifter även på kunder som tidigare alltid kommit förbi kontoret. Det märks att vi använder digitala lösningar mer, säger Petter på Persson & Thorin, och fortsätter:

– På ett sätt var det en bra timing, om man får säga så. Vi och våra kunder är digitaliserade, och med detta fick vi en extra skjuts till att börja använda de möjligheterna.

Jakob Söderberg på Ludvig & Co tror att utvecklingen med att arbeta mer digitalt kommer att fortsätta, även när Coronapandemin lagt sig.

– Intresset för digital hantering ökar. Det är inte så att man byter arbetssätt under en pågående redovisning eller bokslut, men nu ökar intresset så man börjar ställa om. Tekniken finns också och det underlättar. Skatteverket har utvecklat så att man kan signera deklarationer digitalt. Det underlättar och möjliggör icke fysiska möten, säger Jakob.
 

Högre arbetsbelastning på grund av Corona

När Coronapandemin fick fäste i Sverige var landets redovisningsbyråer redan fullt upptagna med årsredovisningar och att förbereda bokslut. Plötsligt kom riktlinjer från Folkhälsomyndigheten som gjorde att de fick börja arbeta på distans och ha kundmöten online. Dessutom presenterade regeringen flera olika krispaket för att underlätta för Sveriges företag och rädda jobb. Det ledde till att byråerna fick väldigt många frågor och behövde vara rådgivare till sina kunder.

– Det svåraste under hela Coronapandemin är egentligen timingen. Den var helt fel för oss, den hade gärna fått komma på hösten när man har det lugnare, säger Jonas skämtsamt. Nu har vi egentligen inte haft tid, men har vi gjort vårt yttersta för att hålla kunderna uppdaterade via nyhetsbrev och LinkedIn. Samtidigt som jag hade velat hjälpa kunderna ännu mer. Det har verkligen varit en utmaning tidsmässigt. Att ta till sig alla nyheter och krispaket.

– Efterfrågan på våra tjänster har ökat märkbart under pandemin. Dels har våra politiker kommit med många nya åtgärder på en kort tid. Vi kan inte låta bli att bli imponerade över hur fort de verkligen kan fatta beslut när det behövs som mest. Men det medför att vi behöver uppdatera oss på de nya reglerna och vilka möjligheter det medför och också vara duktiga på att kommunicera ut dessa till våra kunder, säger Petter Åkesson.
 

Tätare kommunikation med kunderna

Byråerna har haft olika sätt att sprida informationen och kunskapen till sina kunder. Ludvig & Co har lagt stor vikt på att vara väldigt transparenta under den pågående krisen. All information som de har publicerat på intranätet, har de också lagt ut på hemsidan så att kunderna själva kan hitta information där.

På Persson & Thorin arbetar redovisningskonsulterna nära sina kunder och har ringt upp dem och gett råd utifrån deras förutsättningar.

– Det gick väldigt snabbt från en god och positiv konjunktur till ett tvärstopp i vissa branscher. Många av våra kunder lever med och för sina företag. En sådan snabb inbromsning skapar en väldigt stor osäkerhet kring hur företaget, företagets anställda och våra kunders egen privatekonomi påverkas, säger Petter Åkesson.

Ödklint Konsult har under Coronapandemin försökt tillgodose kundernas behov om information och kunskap genom att skicka ut nyhetsbrev med den senaste informationen om åtgärder och krispaket.
 
”En
Jonas Ödklint, Ödklint Konsult.
 
– I vanliga fall har vi kanske skickat ut fem nyhetsbrev till våra kunder på ett år. Nu har jag skickat ut fem, sex stycken på bara några månader, säger Jonas Ödklint.
– Kunder ringer oss och frågar om de olika paketen. Och vi har ju inte heller vetat mer än det som står på internet. Det är frustrerande att inte kunna svara på frågorna. Man vill gärna kunna hjälpa, men när det inte finns information går inte det, fortsätter Jonas Ödklint.
 

Vilka är de vanligaste frågorna ni får från kunder?

– Det vanligaste är att skjuta på skatt och vad som gäller där. Många har heller inte fattat att man kan korttidspermittera trots att man är själv i ett aktiebolag. Där är det en del frågor, menar Jonas.

– Den absolut vanligaste frågan från våra kunder är om och hur de kan ta del av de stöd som finns från staten, fyller Petter i.

De kunder som behövt mer hjälp och stöd under Coronapandemin är också de kunder som kämpar mest med ekonomin och sin överlevnad just nu. Redovisningsbyråerna har till exempel hjälpt kunder som behövt ställa om hela lönebearbetningen när de permitterar. Andra kunder har fått hjälp med att ansöka om skatt. Men hur gör man då som redovisningsbyrå med betalningen när kunderna så uppenbarligen kämpar med sin överlevnad? Ödklint Konsult har fattat beslut att inte ta betalt för Coronarelaterat arbete.

– Det har blivit många timmar nu. Men det är vår insats, vår goodwill, i denna pandemi att vi bjuder på de timmarna. Vi måste ju alla hjälpas åt och då har det känts bra att inte behöva ta betalt för sådant arbete när man vet att företagen har det kämpigt, säger Jonas.

– För de kunder som inte kan betala har vi också gjort upp en avbetalningsplan på tre månader. Vi har stor förståelse för dem, men samtidigt kan vi inte jobba gratis utan måste ändå ta betalt för det normala vi gör. Ludvig & Co har med hjälp av samarbetspartner, bland annat de flesta bankerna, kunnat erbjuda tre olika paket till kunder som kämpar på grund av Coronapandemin. Paketen hjälper företagen att få kontroll över sin situation och ekonomi.

– Vi har en väldigt nära kontakt med småföretagarna. Oftast har de varit våra kunder väldigt länge och vi har bra kontakt. Vi har hela tiden uppföljning på obetalda fakturor. Om man ser att det är problem så kan vi göra en avbetalningsplan, förklarar Jakob.

– Men det är en balans. Vi vill verkligen ge våra kunder de råd som är bäst för dem. Men ibland kan ju det vara att avveckla. Där måste vi vara ärliga och ge det råd vi tycker är det bästa för kunden. Oftast har de olika verksamheter så de kan styra om verksamheten.
 

Har fått en rådgivande funktion

Coronapandemin har inneburit att kunderna efterfrågat mer rådgivning, både när det gäller företagens ekonomi just nu och företagens utveckling. Att göra den omställningen och bli mer en rådgivande partner för sina kunder har många byråer arbetat länge med. Persson & Thorin upplever att det nu är upp till bevis.

– Vi ser efterfrågan på rådgivning som positivt. Nu får vi visa att vi finns här när de behöver oss. Vi har ju jobbat väldigt intensivt under många år för att ta de här stegen och det här har fått det arbetet i mål, säger Petter Åkesson.
 

Vad är det kunderna vill ha rådgivning om?

– Att förutse framtiden. Vilka och hur kraftfulla åtgärder behöver de göra? Hur länge räcker pengarna? Hur skapar vi snabbast en förbättrad likviditet? Många av våra kunder är egenföretagare där de ensamma äger och styr företaget. Många av de frågeställningar som nu dyker upp under pandemin är inte så lätta att diskutera med personalen eller någon hemma i familjen. Där kan vi agera som en speaking-partner och underlätta för dem att fatta bättre beslut, förklarar Petter.

– Vi har också försökt fokusera mycket mer på att ha budget och likviditet. Lyfta även balansräkningen och fokus på det egna kapitalet, fyller Jakob Söderberg i.
 

“Pandemin har knuffat vårt arbete i rätt riktning”

När Coronapandemin lagt sig och vardagen kan återgå till det normala med kundmöten och arbete tillsammans med alla kollegor på kontoret, tror ändå ingen som Fortnox pratat med att byråarbetet kommer vara precis som tidigare.

– Nu kommunicerar vi mer aktivt med våra kunder än tidigare. Det digitala arbetssättet har vi haft sedan tidigare, men dialogen med kunderna har gått från detaljer om till exempel komplettering av vissa underlag till mer övergripande och viktiga frågor. Hur driver vi bolaget vidare på bästa sätt. Om man ska leta efter en fördel med pandemin så tror jag vi finner den just här. Pandemin har knuffat vårt arbete i rätt riktning, gjort att vi blir en än mer proaktiv och rådgivande redovisningsbyrå, säger Petter Åkesson.

Jonas Ödklint tror att han och kollegorna kommer fortsätta kommunicera i Teams, både med varandra och med kunder. Han tror också att Corona på sikt kan leda till att fler kunder blir helt digitala.

– Vi kommer använda det här framåt för att övertala de kunder som fortfarande är på papper. Nu kan vi visa fördelarna med att vara digitala. 100 procent av våra nya kunder är digitala, men vi har några gamla kunder kvar på papper. Processen att få över dem kan gå snabbare nu.

Och Jakob Söderberg håller med. De kommer också digitalisera flera kunder efter Coronan.

– Digitaliseringen kommer vi fortsätta med. När kunderna blir mer digitala kan vi ägna mer tid åt rådgivningen och juridiken. Då får kunderna också en bredare rådgivare och kan ha bra koll på framtiden.

Läs mer om hur redovisningsbyrån kan bli mer digital med Fortnox.

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Få unika erbjudanden, information och tips!


Genom att skicka in din e-post godkänner du användandet av dina personuppgifter enligt Fortnox Integritetsmeddelande.

Fortnox Företagsguide

Funderar du på att starta företag eller vill du ta ditt företag till nästa nivå?

Fortnox företagsguide

Kom igång med Fortnox

Är du nystartad eller vill du byta till Fortnox?

Välj ditt paket

3.6666666666667 3 5

Vad tyckte du om den här sidan?

Relaterade artiklar

Integrationer frigör redovisningsbyråns tid

Våga vara säljande!

Deklarera enkelt digitalt

Konsten att vara rådgivare

Svart låda lockar fram nytt tänk

Emelie håller kunden i handen