Clara Löfvenhamn jobbar som ledarskapsutvecklare och coach. Till vardags så föreläser hon, arbetar som ledarskapscoach och har grundat ledarskapsbloggen Bossbloggen och Facebook-gruppen Bossbrudar för kvinnor som är eller vill bli chefer. I Bossbloggen får man som läsare bland annat ta del av intervjuer med experter, fakta om ledarskap och diskussioner om karriär. Med detta vill hon förmedla och visa hur man bäst kan leda andra men även sig själv.

En del av ledarskapet i nutid är digitalisering. Själv har Clara anpassat det efter sitt företag och är digital där det verkligen behövs. Hon anser att man ska vara analog när det passar bättre, och vara digital när det kan underlätta.

– Det är en självklarhet för mig att vara digital idag, när det gäller de saker som kan underlätta för mig. Jag pratar ju en hel del med kunder online och hade inte haft samma möjlighet analogt. Vi lever i en väldigt digital tid, och det finns ingen anledning att inte bli digital. Vi kan också ta bokföringssystem som ett exempel. För mig är det självklart att kunna bokföra digitalt, jag vet inte hur lång tid det hade tagit om jag hade gjort allt på papper.

 

Bättre tillgänglighet

Clara förklarar också att saker blir mer tillgängligt för alla om man blir mer digital. Då blir man inte bli så beroende av en person.

– Jag anser att umbärlighet är ett ledord i allt ledarskap, alltså att man inte ska behöva vara beroende av någon. Alla i ett företag ska ha tillgång till dokument och program. För att lyckas med det är digitala lösningar ett fantastiskt verktyg. Det finns organisationer där personer är ensamma om att kunna en viss sak. Det kan vara allt från inlogg till hur man utför en arbetsuppgift. Det är superfarligt, tänk om någon blir sjuk eller slutar.

Det finns också en risk med företag som känner att de inte behöver digitalisera, och lär vidare det odigitala arbetssättet.

– Den dagen som ägaren går i pension eller medarbetare går vidare till andra jobb, då finns det risk att allt tar slut. Då är det mycket bättre att man tar till sig de digitala verktyg som kan förenkla i företaget, samtidigt som man är analog där det passar bättre.

Clara tror även att en stor risk med att inte digitalisera är att man kan gå miste om väldigt många affärer. Man kan också gå miste om tiden, som man annars hade kunnat spara.

– Tar man sociala medier som ett exempel, så är det väldigt många som använder det idag. Vill du prata med folk ska du vara där kunderna är. På så sätt blir det också lättare att göra affärer.

 

Personalen det viktigaste

För Clara är personalen det viktigaste att fokusera på som ledare. Detta menar hon också går hand i hand med digitalisering. Genom att bli mer digital kan man skapa mer tid för de anställda. Digitalisering tar därför inte alltid bort mänsklig kontakt som många är rädda för. Digitalisering skapar i många fall mer tid för mänsklig kontakt.

– I min värld ska man främst fokusera på personalen i sitt ledarskap och digitala system kan underlätta just detta. Om du exempelvis sköter löner och bokföring digitalt behöver du inte sitta med det i flera timmar, du får mer tid över. Om personalen är ditt främsta fokus och administration inte är det, då är det ju jättebra om du kan ta bort arbetsbördan som administrationen medför. Ett bra välmående bland personalen ger en bra lönsamhet. Forskare har visat det om och om igen, att lönsamheten ökar om man tar hand om sin personal. De digitala systemen kan hjälpa er uppnå detta.

När Clara får mer tid över med hjälp av digitalisering, tycker hon inte det nödvändigtvis är det bästa att jobba ännu mer. Förutom att lägga mer tid på personalen är det också viktigt för henne att vila och återhämta sig, för att faktiskt orka jobba.

– Får man mer tid över kan det finnas poäng att jobba lite till om man verkligen behöver, men annars tycker jag det bästa är att jobba lite mindre och vila upp sig. Jag har en bakgrund med utmattningssyndrom och tycker  verkligen att man ska ta ledigt om man har möjligheten, livet är till för att levas även om man älskar sitt jobb. Jag hänger gärna med vänner, spelar brädspel, är ute i naturen och är i stallet. Jobbet är inte allt. Livet går inte ut på att jobba.

 

Tydlig plan och kunskap underlättar

I en process mot att bli mer digital kan man stöta på en del svårigheter på vägen. Därför gäller det att vara väl förberedd med sin plan.

– Du behöver en bra plan med syfte, mål, styrkor och svagheter, tidsperiod och kostnader. Det är ofta lätt att hoppa över förberedelserna för att det känns tråkigt, men det är viktigt att tänka efter före för att slippa problem.

För många, både ledare och anställda, kan det kännas läskigt att bli mer digitala. Man vet inte riktigt vad som väntar, och hur mycket arbete allt kommer medföra.

– Majoriteten av oss är rädda för förändringar, i olika grad. Vi blir mer rädda om vi inte förstår varför allt sker, om vi inte kan påverka eller om vi inte kan se kontexten det sker inom. Men detta är något man kan motverka som ledare. Det är viktigt att motivera varför man gör något. Vi blir mer förändringsbenägna om vi vet varför vi gör allt arbete. Det är superviktigt att som ledare förmedla varför arbetet ska göras och hur det ska bli när det är klart. Rita inte upp en perfekt bild som inte är verklighetsförankrad. Bjud in och prata med din personal från dag ett, då kan förändringsmotståndet minska.

Clara förklarar också att det inte är säkert att alla behöver vara med. Börja med att nå ut till de personer som det berör mest, de som ska utföra förändringen och de avdelningar som påverkas. Bra grupper att ha med från början är förutom berörd personal, även referensgrupper, leverantörer, kunder. Då kan du få olika perspektiv och scenarion på saker, istället för att hålla allt inom ledningsgruppen. Då blir det också mer troligt att det kommer fungera med er verklighet och vardag.

 

Ha tålamod och ta en sak i taget

För att få med medarbetarna är det viktigt att inte glömma bort att som ledare ha tålamod, vara tydlig med syfte och vision, stötta, dela med sig av kunskap och låta folk testa.

– Tålamod är viktigt under processen. Man måste låta folk lära sig något nytt, och som ledare måste man dela med sig av sin kunskap. Om medarbetarna har tid och möjlighet att göra saker själv, ska man som chef ge dem den möjligheten. Du måste våga delegera som ledare. Samtidigt som du förklarar kontexten och syftet med saker.

– Ta också en sak i taget. Du måste inte digitalisera allt på en gång, då blir projektet för stort. Välj ut något och ta tid att implementera det ordentligt. Det är det snällaste ni kan göra mot er själva. Kanske det blir en längre startsträcka, men det är bättre att göra det ordentligt från början. För många fungerar det med en femårig implementeringsplan, istället för att att försöka bli helt digital på ett år.

 

Clara Löfvenhamn

 

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Få unika erbjudanden, information och tips!

Fortnox Företagsguide

Funderar du på att starta företag eller vill du ta ditt företag till nästa nivå?

Fortnox företagsguide

Kom igång med Fortnox

Är du nystartad eller vill du byta till Fortnox?

Välj ditt paket

Vad tyckte du om den här sidan?

Relaterade artiklar

Tips inför det nya löneåret 2020

9 tips som kan få småföretag att växa

Glassigt sommarjobb ledigt? Tänk på det här!

Marknadsföring du bör satsa på 2019

Nya lagar och regler 2020

Tänk på det här när du väljer bokföringsprogram (c...