Förra årsskiftet fattade Er Revision i Gävle beslutet om att börja arbeta helt digitalt. De införde då Fortnox som standardprogram och idag jobbar de flesta av deras kunder i Fortnox. Ida Hansson och Frida Jonsson är två av redovisningskonsulterna på byrån. De tycker att de och kollegorna har kommit en bit på sin digitaliseringsresa.

– Den digitala resan handlar inte bara om bokföringsprogrammet, utan allt omkring också. Den handlar
om hur vi kommunicerar och hur vi sparar dokument. Vi har slängt ut några bokhyllor under året.

Trots att det bara gått drygt ett år har Er Revision kommit långt i sitt digitala arbetssätt. Att arbeta digitalt gör att de nu är med sina kunder i realtid och kan ta fram underlag som är aktuellt. Det har också gjort jobbet säkrare, samtidigt som det blir roligare för Ida, Frida och deras 19 kollegor.

– Jag tycker att det är roligare att jobba så här med attester och att man kan skicka filer. Med den traditionella bokföringen fick man ibland bokföringsmaterial i efterhand. Nu är vi med kunderna i realtid, vilket gör att man känner sig mer viktig. Det känns att man har mer koll, säger Frida.
 

“Bara positiv feedback”

En funktion som verkligen underlättat för dem i omställningen till att bli mer digitala är leverantörsfakturaattest. Tjänsten innebär att kundernas fakturor skickas in digitalt och att kunderna attesterar fakturan efter att Ida, Frida eller någon av deras kollegor gjort konteringen. Kunden kan då smidigare attestera när och hur den vill, både via dator, mobil och surfplatta. De slipper dessutom pappersfakturor och risken för felaktiga eller försenade utbetalningar.

– I början var kunderna kanske lite fundersamma. Men med attesten och bokföringstjänsten i Fortnox har det blivit mer korrekt. Tidigare skrev kunderna för hand på varje faktura hur de skulle konteras, men det efterföljdes inte alltid.

– När kunderna väl testar detta så inser de att de har kollen, även om de inte får fakturorna fysiskt i handen längre, menar Ida.

För att kvalitetssäkra arbetet har Er Revision även attest internt på byrån. Det innebär att det alltid är den som ansvarar för kunden som attesterar fakturorna, även om en kollega hjälper till med arbetet och underlag. Och kunderna gillar det nya digitala arbetssättet.

– Det finns alltid kunder som är skeptiska i början, men när man har gett funktionen en chans och aktiverat den så är det bara positiv feedback tillbaka. Jag har inte upplevt att någon har varit negativ.

– De kunderna som vill vara digitala och jobba så här tycker bara att det är bra. De som var oroliga för att de inte skulle få se fakturorna, har förstått att de ändå har kontrollen och får all information trots digitaliseringen.
 

“Det är den bästa funktionen”

Ida och Frida använder utredningsfunktionen i programmet för att kommunicera med kunderna om enskilda fakturor. På så sätt får de lätt och smidigt all information samlad på ett och samma ställe. Kunderna kan också enkelt kommentera om de anser att en faktura är felaktig.

Två kvinnor står vid en dörr på ett kontor
 
– Det är den bästa funktionen. Nu behöver vi inte maila eller ringa kunden och fråga, utan kan kommentera och utreda det direkt i programmet. Vi kan ställa en fråga där och kunden kan skriva en kommentar, till exempel “skicka till utredning” om det är något som inte stämmer. Kommunikationen sparas dessutom ihop med fakturan så man kan gå tillbaka och se om man haft en kommunikation om den, säger Ida.

– Meddelandena gör verkligen att man sparar tid och blir mer effektiv. Det är inte heller så rörigt. Vi har ganska många kunder, så innan kändes det som man kunde ha en miljard olika mail. Det är också bra att ha det dokumenterat, om man ringer en kund kanske den är mitt uppe i sitt arbete, då gör meddelanden att det blir mindre fel på vägen och kunden kan svara när det passar den.
 

Bankkoppling sparar tid

Er Revisions byrå jobbar även med Fortnox automatiska bankkopplingar. Det gör att leverantörsfakturorna betalas effektivt och att risken för fel minskas. Bankkopplingen har även flera andra fördelar, bland annat är det enklare att stämma av bankkonton och få återrapportering på kund- och leverantörsbetalningar. Bankkopplingen sparar på så sätt tid för både byråer och kunder samtidigt som man får bättre kontroll.

– Arbetet blir mer effektivt. Nu behöver man inte sitta och ha massa kontakt vid sidan om, utan det är mer automatiskt. Det är också bra med återrapportering, man behöver inte logga in på banken och hämta den
informationen. Och när jag skickar en betalfil så går det automatiskt ut ett mail till kunden.

– En stor fördel för kunden är att de inte behöver lämna ut sin bankinloggning, utan man kan koppla på funktionen så behöver man aldrig vara inne på banken, säger Frida.

Er Revision jobbar för fullt för att ligga i framkant med digitaliseringen och presenterar därför lösningar så som leverantörsfakturaattest och automatiska bankkopplingar för sina kunder.

– Vi går mot en digital framtid och ser bara fördelar med denna utveckling, säger Frida, och Ida håller med.

Läs mer om fördelarna med Fortnox automatiska bankkopplingar.

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Få unika erbjudanden, information och tips!

Fortnox Företagsguide

Funderar du på att starta företag eller vill du ta ditt företag till nästa nivå?

Fortnox företagsguide

Kom igång med Fortnox

Är du nystartad eller vill du byta till Fortnox?

Välj ditt paket

Vad tyckte du om den här sidan?

Relaterade artiklar

Integrationer frigör redovisningsbyråns tid

Deklarera enkelt digitalt

Emelie håller kunden i handen

Konsten att vara rådgivare

Våga vara säljande!

10 smarta tips från Byråsupporten