Lansering

När lanseras tjänsten?
Tjänsten rullas ut just nu, och utrullningen kommer enligt vår plan pågå under 2021.

Hur får man tillgång till tjänsten och vyn Transaktioner? Jag förstår inte var man kan hämta in transaktionerna, hur gör man?
Du behöver skaffa en bankintegration, och därefter är det bara att vänta in att ditt företag flyttas till den nya tjänsten. Utrullningen kommer pågå under 2021.

Vilka banker fungerar “Automatisk Bokföring från kontoutdrag” med?
De som kan använda den här nya tjänsten är de kunder som har en bankintegration till Handelsbanken, SEB eller Länsförsäkringar Bank. Alla kunder med en bankintegration har inte den nya tjänsten ännu, men kommer rullas över till “Automatisk Bokföring från kontoutdrag” under 2021 om allt går enligt plan.

 

Bankintegration och den nya tjänsten

Fungerar detta bara med bankintegration? Eller kan man använda ett kontoutdrag i pdf också? Kan man läsa in manuella filer?
I dagsläget behövs en bankintegration för att kunna arbeta i vyn. Manuella filer kommer fungera precis som innan, de hanteras i vyn inbetalningar och utbetalningar.

Kan man ha flera bank-konton kopplade?
Ja, det går bra att ha flera bankkonton kopplade.

Kan man filtrera på vilket bankkonto man vill jobba med?
Ja, du har möjlighet att filtrera listorna mellan olika bankkonton.

Uppdateras transaktionerna från banken dagligen?
Ja, vi får in transaktioner från bankerna dagligen.

Hur fungerar tjänsten om man inte har bankintregrationen på vissa kunder?
Kunder som inte har en bankintegration kommer hanteras som vanligt, de berörs inte av den nya tjänsten.

Hur ska jag kunna jobba med mina små kunder som lämnar in 1 gång per år? Inga bankkopplingar överhuvudtaget, bara ”manuella” verifikationer.
Du behöver en bankintegration för att den här tjänsten ska fungera, dessa manuella kunder får hanteras på samma sätt som du tidigare gjort.

Vad är skillnaden mellan denna funktionen och den för återrapportering av in- respektive utbetalningar?
Det är liknande funktionalitet men det finns en hel del nyheter i den nya tjänsten, exempelvis den automatiska bokföringen men också att det exempelvis finns ett bättre arbetsflöde ihop med Fortnox Finans samt stöd för valutakonton.

Varför måste man ha bankintegration? I andra system går det att kopiera in alla transaktionerna från kontoutdraget. Det borde man ju kunna göra även från skattekontot.
En bankintegration tar bort risken för den mänskliga faktorn som ibland medför fel när man arbetar manuellt, detta har gjort att vi i den nya tjänsten har satsat på just en koppling/integration till extern part och inget manuellt arbete för att lägga in transaktioner. Vi arbetar även med en koppling till Skatteverket och skattekontot.

Om man har bankintegration, får man inte bestämma själv när och om man vill övergå till detta?
Nej, Fortnox kommer flytta över kunder till den nya tjänsten i en långsam utrullning. Du kommer få en informationsruta 2 veckor innan ditt företag lyfts över i den nya tjänsten.

Går det ordna så transaktioner kommer in i efterskott? (Exempelvis för bokföring 210101 och framåt.)
Nej, transaktioner via en bankintegration kan inte hämtas in retroaktivt. Det kan komma andra sätt att hämta in transaktioner i framtiden och det är möjligt att det då går att erbjuda även en retroaktiv hämtning av transaktioner.

 

Den automatiska bokföringen

Hur säkerställer jag att jag får hög automatik?
För de banker som har möjligheten att skicka betalningar direkt från Fortnox är rekommendationen att använda den funktionen för att säkerställa en hög automatik för utbetalningar. När det gäller inbetalningar kan en OCR-kontroll på banken hjälpa till och öka automatiken.

Om jag får en bankfil som innehåller flera betalningar samma dag, i den är det 1 av 5 transaktioner som inte matchas. Vad händer med de 4 som matchats 100%, bokförs de automatiskt?
De 4 kommer bokföras automatiskt men den sista transaktionen som inte kunde matchas kommer hamna i din ”Att göra-lista”.

Kan man själv bestämma något över ”automatiken”, d.v.s. om dessa typer av transaktioner kommer så ska det matchas mot ett visst konto t.ex. ett avräkningskonto?
Detta är inget vi har stöd för i dagsläget men vår tanke är på sikt att vidareutveckla tjänsten så vi tar med önskemålet för framtiden.

Kommer andra transaktioner på kontot som inte går att matcha med en leverantörsfaktura eller kundfaktura att bokföras automatiskt och kopplas ihop med en bild?
Nej, det är endast transaktioner som kan kopplas med ett fakturaunderlag som kommer bokföras automatiskt.

Kan ni bokföra överföringar mellan egna konton automatiskt?
Nej, inte i dagsläget.

Funkar den automatiska bokföringen endast för in- och utbetalningar gjorda via fil?
Den automatiska bokföringen får oftast bäst resultat om transaktionen genomförs via fil (skickas från Fortnox) men alla transaktioner kommer att komma in i ”Automatisk Bokföring från kontoutdrag” och kan därmed hanteras.

Funkar den automatiska bokföringen även för projekt som är avslutade?
Ja, det funkar för både in- och utbetalningarna.

Kan bankavgifter bokföras med automatik?
Nej, inte i dagsläget.

 

Utlandsbetalning, valutatransaktioner och valutakonton

Fungerar det med utlandsbetalning och fungerar tjänsten ihop med valutakonton?
Vi har stöd för betalningar i annan valuta, samt för transaktioner som hanteras på ett valutakonto.

Kommer tjänsten hantera valutakurs och valutakursdifferens vid utlandsbetalningar?
Ja, Fortnox bokför valutakursdifferensen per automatik. Bokföringen görs då på det konto som ni lagt in under Inställningar – Förvalda konton. I vissa fall får vi en kurs från banken för transaktionen, och i vissa fall saknas kurs från banken och då kommer vi föreslå en kurs som hämtas från dina inställningar/dagsaktuell kurs från Riksbanken.

 

Underlag till verifikat

Måste man fortfarande hämta insättningsuppgifterna från Bankgirot? (Exempelvis bildfiler på manuella bankgirobetalningar.) Kan ni inte få med detta också?
Nej, detta är inget som bankerna har möjlighet att skicka över i en bankintegration. Just bildunderlag via Bankgirot planeras att tas bort helt när det bankgemensamma projektet P27 genomförs.

Vad händer med kravet på underlag? Hur kopplas bilderna till de automatiskt bokförda transaktionerna?”
Betalningar till fakturor är de som kommer bokföras automatiskt, vilka dels har fakturan som underlag men kommer även kompletteras av bankfilen som underlag. Övriga betalningar går det bra att addera ett extra underlag till, exempelvis ett kvitto kan kopplas till det manuella verifikatet som du skapar från tjänsten.

Kommer själva underlaget som PDF för in-och utbetalningar hänga med till verifikatet som det gör nu i integrationen med banken?
Underlagen kommer att hanteras på samma vis i den nya vyn.

 

Hantering av transaktioner som rör husarbete

Kommer ROT-inbetalningar från Skatteverket att kunna matchas automatiskt mot en skickad ROT-begäran?
Nej, inte i en första version men vi undersöker möjligheter för att förenkla hanteringen. Det första vi kommer utveckla är att utifrån transaktionen på bankkontot kunna manuellt registrera inbetalningen för respektive faktura, detta kommer alltså ske via ett nytt hanteringssätt. Funktionen för att registrera inbetalningen från Skatteverket under fliken Husarbete kommer alltså flyttas till den nya vyn som en start. Detta är just nu under utvecklingen, och tills vi är klara med den utvecklingen kommer inte kunder som använder husarbete i Fortnox att flyttas över till den nya tjänsten.

Kommer man kunna få ROT-transaktioner på fil från Skatteverket? Den funktionen finns ju redan idag från Skatteverkets sida men funktionen finns inte att läsa in det i Fortnox.
Nej, inte som en start men vi ser över möjligheterna för att kunna förenkla den hanteringen.

Kommer tjänsten känna av skillnaden mellan en ROT-inbetalning och en inbetalning av kundfaktura?
Tjänsten kommer känna av ifall det är en kund som betalar en ”vanlig” kundfaktura och ska betala hela beloppet på fakturan eller om det är en kundinbetalning som avser en husfaktura och därmed inte förväntas slutbetala fakturan direkt. Detta möjliggör att kundbetalningar på fakturor med husarbete kan hanteras automatiskt. När det gäller inbetalningen från Skatteverket så undersöker vi möjligheterna för att förenkla den processen framöver.

 

Hantering av transaktioner i din “Att-göra-lista”

Hur tar man bort betalningar som finns på Att- göra-listan men är redan bokförda manuellt?
Du ska i första hand koppla dessa transaktioner till de uppskapade verifikaten i din bokföring, men det går också att använda funktionen ignorera transaktion.

Kommer man kunna se detaljerad information på transaktionerna som inte går att matchas i Fortnox? Eller behöver man logga in på banken för att hämta den informationen?
All information som banken skickar till oss visas upp i ”Automatisk Bokföring från kontoutdrag”, du ska således inte behöva logga in på banken.

När man skapat ett verifikat och bokfört, kommer man sedan tillbaka till omatchade händelser för fortsatt hantering?
Ja, du kommer tillbaka till din ”Att göra-lista” för fortsatt hantering av transaktionerna.

Går det att matcha en händelse mot flera verifikat eller tvärtom, t.ex. vid lön 10 utbetalningar ska vara en verifikation?
Ja, detta har vi stöd för.

Om man inte har fakturor att matcha emot, kan man då använda skapa verifikat och ändå ha hjälp av att transaktionerna automatiskt kommer in från banken? Behöver väl då komplettera med aktuellt intäkt/kostnadskonto?
Ja, det går jättebra. När man skapar verifikat från vyn för populerar Fortnox vissa fält, såsom datum, beskrivning och konto. De enda du behöver göra är att komplettera med ett motkonto.

Blir det bokfört på samma verifikationsserie som tidigare?
Betalningar som avser kund- eller leverantörsfakturor bokförs i samma serie som innan. Om du väljer att skapa ett manuellt verifikat kan du välja vilken verifikationserie du vill bokföra i.

Går det att använda konteringsmallar på transaktioner som ska bokföras?
Nej, inte i dagsläget. Är man i behov av att bokföra utifrån en konteringsmall kan det göras från den gamla vyn där man skapar verifikat, och sedan koppla ihop verifikatet man skapat mot transaktionen i den nya vyn.

 

Betalningar av fakturor

Om en faktura är betald på ett annat datum än förfallodatumet, matchas den per automatik då?
Ja, det matchas automatiskt oberoende av vilket datum betalningen sker. Dock fungerar inte automatiken om betalningsdatum är ett tidigare datum än fakturadatumet för fakturan.

Klarar den här funktionen av delbetalningar på fakturor?
Det går bra att delbetala, men då kommer inte faktura att bokföras automatiskt utan du behöver bekräfta att det är korrekt faktura vi matchat betalningen med.

Letar ni även efter fakturanummer om det skulle vara att kundfakturorna har exakt samma belopp som betalningen?
Vi kollar alltid på att det finns en unik referens i kombination med att summan på transaktionen stämmer med fakturans aktuella saldo/förväntade betalningsbelopp.

Kommer den nya automatiken klara leverantörsfakturor som betalats med autogiro? (Förtydligande: Leverantörsfakturor med inaktiverad betalningsfil i leverantörsfakturalistan)
Vi får oftast väldigt lite referenser vid betalningar som utförts via autogiro och därav kommer inte dessa betalningar i dagsläget bokföras automatiskt.

Kan man matcha en inbetalning mot en kreditfaktura från en leverantör?
Ja, det går bra att koppla en inbetalning mot en kreditfaktura från en leverantör och vice versa.

Jag lägger inte upp kund- och leverantörsfakturor utan bokför dessa manuellt med angivande av betalningsdatum. Kan dessa manuella verifikat också hanteras automatiskt? Vi jobbar alltså i kontantmetoden.
Nej, du behöver lägga upp en faktura för att det ska kunna bokföras automatiskt. Om du har valt att du har ett räkenskapsår där du utgår ifrån kontantmetoden så har vi stöd för att fakturorna hanteras korrekt utifrån vald bokföringsmetod, så du behöver inte arbeta utifrån manuella verifikat för det här scenariot.

Vad händer om man inte hinner lägga in fakturaunderlaget innan transaktionen kommer till Fortnox?
I dagsläget blir detta scenario ett manuellt förfarande men vi håller just nu på att se över möjligheterna att kunna matcha på fakturor och verifikat som skapas upp efter att transaktionen inkommer, och på det sättet i framtiden kunna erbjuda automatisk bokföring även för det scenariot.

 

Dagskassa/swish

Vad händer med swishbetalningar som inte matchar en faktura?
Swishinbetalningar som inte kan matchas mot en faktura behöver hanteras i den nya tjänsten, du kan välja att koppla mot en faktura, skapa ett nytt verifikat eller koppla mot ett befintligt verifikat. Om du har en stor del swishinbetalningar per dag brukar det kunna regleras på banken att du önskar få dem redovisade i en klumpsumma, det kan ibland underlätta den manuella handpåläggningen.

Funkar det med både bankgiroinbetalningar och swishinbetalningar? Beror det på vilken bank man kopplat?
Om en bankgiro/swishbetalning innehåller de referenser som krävs för automatisk bokföring kan dessa bokföras automatiskt, finns det dock inget fakturaunderlag att matcha mot kommer hanteringen av dessa transaktioner vara manuell.

Om ett företag använder swish och får in flera swishbetalningar, blir det en ver för varje betalning?
Om du har en stor del swishinbetalningar per dag brukar det kunna regleras på banken att du önskar få dem redovisade i en klumpsumma, det kan ibland underlätta den manuella handpåläggningen.

Ni nämnde swish – om man har ett bankkonto dedikerat till Swish, kan man välja bort det kontot från att synas i nya vyn?
Ja, du kan dels välja redan på banken att inte ha en integration till detta kontot men det går också välja att inte läsa in just inbetalningar för ett visst konto till den nya tjänsten.

Ett företag med ca 10 st swishbetalningar per dag, bör de vänta med Automatisk Bokföring från kontoutdrag?”
Det är upp till varje företagare/redovisningskonsult att bedöma om det är aktuellt att ha en bankintegration till det kontot, det blir en manuell handpåläggning för dessa transaktioner. Vi har idag dock ett flertal kunder som får swishinbetalningar dagligen som använder tjänsten och tycker att det är en bra och smidig funktion för att hantera sina betalningar.

Hur fungerar Bokföring från kontoutdrag med dagskassor?
Dagskassor behöver i dagsläget hanteras manuellt genom att du kopplar mot ett befintligt verifikat alternativt att du skapar ett manuellt verifikat. Har du en väldigt komplicerad process med dina dagskassor kan det vara aktuellt att ignorera de transaktioner som är kopplade till dagskassan.

Hur hanteras transaktioner som redan bokförts automatiskt, exempelvis av iZettle?
Det går bra att koppla dessa transaktioner till det befintliga verifikatet som skapats från exempelvis iZettle, och det går även ignorera en transaktion vid behov.

 

Stäm av konto

Kommer funktionen stäm av konto att försvinna?
Nej, i dagsläget kommer Stäm av konto att finnas kvar och fungera precis som vanligt. Som vi nämnde i eventet kommer avstämningen på sikt att förändras och vi ser att en sådan typ av funktion skulle passa bra i den nya vyn “Automatisk Bokföring från kontoutdrag” framöver.

Om det redan är avstämt i ”Stäm av konto”, kopplas transaktionen automatiskt i den här vyn också då?
Nej, det finns ingen kopplingen mellan dessa vyer, detta är en av anledningarna till att vi ser att funktionen för avstämning av bankkontot bör flyttas till den nya vyn på sikt.

Kan man se saldot på banken just nu i denna funktion?
Nej inte just nu, men detta är ett önskemål vi hört tidigare och vi undersöker möjligheterna för.

 

Frågor kring kortköp och kvitton

Fungerar det på kvitton avseende inköp med företagskort som bokas direkt på bankkontot?
Det bokförs inte automatiskt men det går bra att hantera transaktionerna som avser kortköp genom att skapa ett manuellt verifikat.

Om det är transaktioner som dras direkt från bankkontot som vi vill koppla ett kvitto till, vart ska då underlaget laddas upp?
Då behöver kvittot laddas upp så att det finns i Fortnox (samma underlag som visas under skapa verifikat visas även i den här nya tjänsten), du kan också välja att ladda upp underlaget direkt när du skapar verifikatet.

Hur fungerar det om man använder Kvitto & Resa för kvittohantering för de anställda?
Det är ingenting som kommer hanteras automatiskt, däremot kommer du kunna koppla transaktionen mot verifikat som skapats utifrån Kvitto & Resa. Det går även att ignorera dessa transaktioner om det känns som ett enklare hanteringssätt.

Hur blir det för dem som använder Kvitto & Resa? Blir det dubbelt bokfört då?
Det blir inte dubbelt bokfört men det kan uppstå manuella steg i hanteringen av transaktioner. Vi undersöker möjligheterna för att i framtiden ha en förenklad process även för korttransaktioner.

 

Prisbild

Som redovisningsbyrå, kommer denna funktion att kosta extra?
Nej, den kommer ingå i Fortnox Bokföring som är en del av ert byråpaket.

Läste att företaget självt måste ha en licens för bokföring för att det ska fungera. Räcker inte med byrån.
Det stämmer att det står så i vårt användarstöd just nu men det är något som är på gång att ändras. Beslut om ändring av prismodellen har nyligen fattats, och utvecklingen släpar efter lite grann. Så snart förändringen är klar även utvecklingsmässigt kommer texten i användarstödet uppdateras. Fortnox kommer inte flytta över företag som påverkas av den gamla prisbilden innan utvecklingen är i kapp. Tjänsten kommer ingå även i byråpaketet.

 

Skatteverket/Skattekontot

När erbjuder ni den nya tjänsten för att hantera transaktioner från skattekontot, och därmed en integration mot Skatteverket?
Det är svårt att svara på exakt när det kommer men det är något som just nu är under utveckling.

Kommer det finnas stöd för de månadsvisa betalningar av debiterad skatt till Skatteverket?
I den första versionen av koppling till Skatteverket är det inte planerat att en sådan funktion finns med, men det är möjligt att det byggs in vid ett senare tillfälle.

 

Frågor som rör bankerna

Finns det någon lista på vad de olika bankerna tar ut för avgifter från sitt håll för bankintegrationen?
Priserna kan komma att justeras för respektive bank utan att Fortnox meddelas, därav ger nedanstående endast en ögonblicksbild av de banker som i dagsläget har stöd för “Automatisk Bokföring från kontoutdrag”:

Handelsbanken: 800kr/år per konto Läs mer
SEB: 60kr/månad per konto Läs mer
Länsförsäkringar Bank: 0kr för kopplingen till Fortnox. För bättre referenser kan det vara aktuellt med en tilläggstjänst som förbättrar den automatiska bokföringen.

Vi hänvisar dock övriga frågor kring bankernas prislistor till respektive bank.

Länsförsäkringar har väl inte integration än?
Jo, nu finns möjligheten för alla företag som valt Länsförsäkringar som bank att skaffa en bankintegration, transaktioner kommer då hanteras i den nya vyn “Bokföring från kontoutdrag”.

Finns det en plan för bankintegration med ICA Banken alternativt Sparbanken Syd?
Nej, inte i dagsläget. Lösningen som den nya integrationen med Länsförsäkringar Bank är byggd utifrån möjliggör dock att fler mindre banker kan välja att själva bygga en integration till Fortnox eftersom det är en standardiserad lösning.

 

Övriga frågor

Hur stor bedömer ni tidsvinsten vara med den nya tjänsten?
Tidsvinsten kommer variera från företag till företag men våra pilotkunder har varit väldigt nöjda.

Fungerar Automatisk Bokföring från Kontoutdrag för både fakturerings- och bokslutsmetoden?
Ja, vi har stöd för både fakturerings- och boksluts/kontantmetoden

Vart kan man se filmen om tjänsten som visades i början av eventet?
Den går att se i vårt användarstöd, det hittar du här.

Kommer denna tjänst finnas för företag som använder Fortnox men inte är byråpartner?
Ja, den kommer finnas tillgänglig för alla kunder. Du kan dock styra åtkomst till den aktuella vyn via behörigheter under administrera användare.

Om programmet bokför fel kan man korrigera detta? Tar Fortnox ansvar för felaktig bokföring?
Bokföringen Fortnox utför ska inte bli fel men det går att korrigera om det skulle hända, självklart tar Fortnox ansvar ifall det är programmet som skapat felaktig bokföring.

Kan man använda appen till Automatisk Bokföring från kontoutdrag?
Nej, i dagsläget finns endast vyn på webben.

Är det denna tjänst som även hanterar LB-filer automatiskt? Dvs man behöver inte logga in och skicka filen utan det sker direkt från Fortnox?
Nej, den här nya tjänsten berör endast återrapportering av transaktioner som skett på bankkontot. Själva skickandet av betalfil fungerar precis som tidigare.

 

Bokslut & Årsredovisning

Kommer det att komma information om bokslut och förenklad årsredovisning?
Fortnox släppte under föregående vecka denna pressrelease. Vi återkommer med största sannolikhet med ett nytt lunchevent där vi berättar mer om vårt samarbete med Agoy.

När kommer bokslut- och årsredovisningsmodulerna?
De nya produkterna inom bokslut och årsredovisning kommer att erbjudas Fortnox kunder genom Fortnox plattform under hösten 2021.

 

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Få unika erbjudanden, information och tips!


Genom att skicka in din e-post godkänner du användandet av dina personuppgifter enligt Fortnox Integritetsmeddelande.

Fortnox Företagsguide

Funderar du på att starta företag eller vill du ta ditt företag till nästa nivå?

Fortnox företagsguide

Kom igång med Fortnox

Är du nystartad eller vill du byta till Fortnox?

Välj ditt paket
5 5

Vad tyckte du om den här sidan?

Relaterade artiklar

Fortnox + Agoy = komplett erbjudande till Sveriges...

Integrationer frigör redovisningsbyråns tid

Så jobbar du rätt i Digital byrå (guide)

“Jag jobbar inte med siffror längre. Jag jobbar me...

Coronapandemins påverkan på branschen

Våga vara säljande!