Frågor och svar om arkivering

14 Nov, 2018

Hur länge måste egentligen kvitton sparas? Vi skapar lite ordning och reda i djungeln av regler när det gäller räkenskapsinformation, kvitton och pappersfakturor.

  • Hur länge måste räkenskapsinformation sparas?

    Räkenskapsinformationen måste sparas i 7 år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Det innebär 7 år och 6 månader för ett företag med räkenskapsår 1 juli – 30 juni.

 

  • När utlägg görs för företagets räkning, i vilken form ska då kvitton sparas?

    Ett inköp som en anställd gör för företagets räkning är en affärshändelse. Det gäller oavsett om det är med företagets pengar/kort eller med egna pengar/kort den anställde betalar. Det kvitto som den anställde tar emot är företagets och ska hanteras som om företaget självt gjort inköpet. Om det är ett papperskvitto, ska papperskvittot lämnas till företaget som ska spara det under arkiveringstiden. Om det är ett kvitto i elektronisk form, ska företaget spara det i elektronisk form.

 

  • Om företaget har fått ett kvitto i både pappers- och elektronisk form?

    Om företaget tar emot kvittot i både pappersform och elektronisk form (i nära anslutning till varandra), får företaget välja i vilken form det ska sparas. Det innebär att om företaget har valt att spara kvitton i elektronisk form, behöver inte papperskvittot sparas. Om företaget däremot först tar emot kvittot i pappersform och sedan fotograferar det, måste även original papperskvittot sparas i tre år. Papperskvittot får förstöras först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

 

  • Om företaget har fått en faktura i både pappers- och elektronisk form?

    Om företaget tar emot fakturan i både pappersform och elektronisk form (i nära anslutning till varandra), får företaget välja i vilken form den ska sparas. Det innebär att om företaget har valt att spara sina leverantörsfakturor i elektronisk form, behöver inte pappersfakturan sparas och vice versa. Om företaget däremot först tar emot en faktura i pappersform och sedan skannar den, måste även original pappersfakturan sparas i tre år. Pappersfakturan får förstöras först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

 
Läs mer om arkivering på Bokföringsnämndens hemsida

Följ oss för fler nyheter och tips

Vill du kontakta oss?

Har du frågor om våra program eller någon annan fundering? Vi har samlat alla kontaktuppgifter på en sida.

Kontakta oss     0470 - 78 50 00
Några av våra Partners
Prenumerera på vårt nyhetsbrev och ta del av unika erbjudanden, information om vad som är på gång och få tips som förenklar ditt företagande.
© 2017 FORTNOX AB