Full koll på alla kvitton

Snart är kvittotjatet ett minne blott. Genom Fortnox nya tjänst för utläggshantering, Kvitto & Resa, kommer du spara massor av tid. Dessutom får du bättre kvalitet på kvittona – och slår ett slag för miljön.

Det har säkert inte undgått någon att diskussionen kring kvittohanteringen i Sverige tagit fart. Varje år skrivs 1,7 miljarder kvitton ut i Sverige, vilket enligt beräkningar motsvarar en åtgång av 60 000 träd för att producera.

Skatteverket och flera stora butikskedjor står nu bakom ett initiativ för en ny standard för digitala kvitton som man hoppas kunna slå igenom på bred front under 2018. Hållbarhetsperspektivet är naturligtvis en synnerligen viktig fråga ur alla tänkbara synvinklar och här är Fortnox gärna med och bidrar till utvecklingen. Fortnox molnbaserade tjänster är ju generellt sett en bra investering för miljön då de förenklar alla digitala kedjor inom småföretagens administration.

 

Enkel hantering

Med Fortnox Kvitto & Resa hanteras kvitton och reseräkningar enkelt och smidigt i mobilen. Genom att digitalisera företagets alla utlägg, representationskvitton, traktamenten och milersättningar slipper man onödig administration. Tillsammans med Fortnox program för bokföring kan hela processen automatiseras.

– Som redovisningskonsult blir det naturligtvis också en fördel då kvittona enklare kan komma in löpande, och inte bara i slutet av månaden. Och då dessutom kanske i form av oläsliga pappershögar. Kvitton som kommer in via mail vidarebefordras till tjänsten och papperskvitton fotas i appen där de med hjälp av maskininlärning läses av och bokförs automatiskt. Originalfakturor och kvitton måste dock sparas och vara läsbara i sju år. Inte alltid helt lätt, speciellt då kvitton snabbt blir oläsbara. Fotograferar man av kvittot eller fakturan räcker det att spara pappersorginalet i tre år och det digitala formatet ska sparas i ytterligare fyra år.

 

Alla vinner på det

Kvitto & Resa sparar tid för alla – oavsett om det är den som reseräknar, chefen som attesterar eller redovisningskonsulten som administrerar.

Den anställde kan hantera exempelvis kvittot från representationslunchen direkt vid bordet. Chefen attesterar direkt i appen och får en tydlig överblick över alla utgifter. Och som administratör skickar man enkelt rapport till bokföring samt underlag för utbetalning via bank eller lön.
– Om dina kunder dessutom kopplar tjänsten till företagskortet behöver du inte längre påminna om att de ska lämna in underlag till fakturan. Fakturan matchar också de olika kortnumren om det är flera olika användare på företaget.

 

Fördelar för administratören

Kvitto & Resa kan anpassas för att motsvara specifika behov och kopplas enkelt mot Fortnox Bokföring. Man väljer utseende, kontoplan, utläggskategorier, betalsätt, kostnadsställen och projekt med mera själv och man kan rapportera per bolag, kostnadsställe eller projekt. Det går också att reseräkna i flera organisationer med samma app.
Som redovisningskonsult är det enkelt att välja organisation per utlägg, redigera utlägg och rapporter vid felaktigheter i kontering, beskrivningar, belopp, moms, kostnadsställe etc. Du kan också granska, godkänna eller avslå rapporter och den anställde meddelas automatiskt vid förändringar. Rapport till bokföring och underlag för utbetalning via bank eller lön skickas smidigt in.

Följ oss för fler nyheter och tips

Vill du kontakta oss?

Har du frågor om våra program eller någon annan fundering? Vi har samlat alla kontaktuppgifter på en sida.

Kontakta oss     0470 - 78 50 00
Några av våra Partners
Prenumerera på vårt nyhetsbrev och ta del av unika erbjudanden, information om vad som är på gång och få tips som förenklar ditt företagande.
© 2017 FORTNOX AB