Redovisningsbyrån Fyrklövern Ekonomi och Juridik AB satsar på lön och lönehantering. För att utveckla arbetet har de startat ett projekt, vars syfte är utveckla en effektiv och kundanpassad lönehantering. Sofie Hassona är projektledare i teamet och ser hur det har utvecklat deras arbete och kompetens inom lönehantering.

– Vi tycker det är viktigt att vi skapar en sammanhållning för de som jobbar med lön. Nu har vi ett forum där vi kan hjälpa varandra och få kompetensutveckling. Det är viktigt att kunna få hjälp av kollegor som jobbar med liknande saker, även om vi jobbar på olika kontor. Många i löneteamet jobbar även med andra uppgifter.

Fyrklövern finns på flera orter i Sverige. Det gör att Sofie och de andra i teamet samverkar mest digitalt, ofta i Microsoft Teams där de chattar, delar länkar, tar upp olika frågor och ser om andra stött på samma problem. Byråns värdegrund är glädje, engagemang och lärande, och de orden genomsyrar även projektet.
 

Kundens behov i centrum

I löneteamet ingår 10–15 personer som jobbar med lön varje månad. Det finns både utbildade lönekonsulter som är specialister på lön och andra redovisningskonsulter i teamet. Att de har specialister inom flera olika områden utöver lön innebär att teamet kan möta efterfrågan från flera olika kunder och förstå kundens verksamhet.

– Alla är inte utbildade lönekonsulter, utan några har andra utbildningar inom ekonomi och därmed andra specialiseringsområden. Det varierar också hur mycket de arbetar med lön, vissa gör bara några löner varje månad medan andra sköter många löner. Oavsett håller sig alla uppdaterade på lagar och regler inom området och är duktiga på att uppdatera varandra i digitala forum.

– Vi utgår från kundens önskemål och behov när vi bestämmer vem som ska göra vad på ett uppdrag som innebär löpande bokföring, lön och bokslut. En kundanpassad process är viktigt för oss. Kunden ska känna sig trygg med det upplägg som vi tagit fram.
 

Kvalitetssäker process

Löneteamet startades som ett projekt under hösten förra året. Innan de började sitt arbete var kollegorna noga med att sätta ramar och hitta ett sätt att samarbeta och skapa sammanhållning. Kollegorna i teamet har också utvärderat vilka system de använder och hur processen ska se ut.

– Vi tittade på flera olika delar innan vi började. Vi ville se hur vi ska arbeta strukturerat med rutiner och processer. Vi lyfte också utbildningsfrågan och hur vi ska arbeta med fortlöpande kompetensutveckling då lön utvecklas hela tiden.
 
”En
 
Ett av programmen som Sofie och hennes kollegor jobbar i är Fortnox Lön. Den stora fördelen med Fortnox Lön är att flödet är anpassningsbart efter uppdraget, där möjlighet finns att jobba helt digitalt.

– Vissa kunder vill inte göra något, medan andra vill göra flera saker själv. I Fortnox Lön är den största fördelen att man kan dela det digitala flödet med kunden. Jag kan starta processen, registrera avvikelser och skapa lönekörning, medan kunden själv kan ansvara för att attestera, skicka lönebesked och göra en utbetalning.

– Att vi kan skicka lönebesked digitalt med BankID-inloggning känns säkert. Det är många av våra kunder som uppskattar det.

Löneteamet har precis kommit igång med Lön Personlig där kundernas anställda rapporterar in hur många timmar de arbetar och avvikelser. Programmet sparar mycket tid åt Sofie och kollegorna, som nu slipper stämma av tidrapporterna manuellt.

– När man har tidrapporterna på papper ska de räknas igenom och läggas in i systemet. Nu sker det per automatik och vi har mer en kontrollfunktion. Det är en avsevärd skillnad mot tidigare. Det underlättar verkligen att få in uppgifterna direkt i det digitala flödet.

– Lön Personlig är bra eftersom det är enkelt att använda för den anställde. Det är också positivt att vi kan ställa in vilka lönearter som de anställda rapporterar in och anpassa det helt efter kunden och dennes verksamhet. Om en kund bara rapporterar sjukdom och semester så är bara de fälten öppna. Har en annan kund anställda som rapporterar flex- eller övertid så öppnar vi för det där.
 

Ger mervärde till kunderna

Sofie tycker att Fortnox Lön har många bra funktioner och ser framför allt ett stort mervärde i att försöka använda så många delar som möjligt av programmet i uppdragen.

– Vi använder Fortnox Bokföring på nästan alla våra uppdrag och därmed kändes det naturligt att även försöka få in våra löneuppdrag i Fortnox, för att på så sätt skapa en helintegrerad och digital hantering. De kopplingar som finns i programmet sparar tid i löneprocessen. Tid som vi kan lägga på att möta kundernas rådgivningsbehov och arbeta mer proaktivt med lön- och personalfrågor.
 

Vilka funktioner underlättar mest för era kunder?

– Attestfunktionen är väldigt positiv för våra kunder och även möjligheten att själv kunna plocka ut en utbetalningslista och bankfil. Att man kan attestera direkt i programmet gör att man helt tar bort behovet att maila känsliga uppgifter. Det är en viktigt del i vårt arbete med GDPR.

Med hjälp av Fortnox program har Sofie och hennes kollegor kunnat utveckla en effektivare och kvalitetssäker löneprocess som skapar mer tid för kringliggande frågor.

– Vi ser en ökad efterfrågan av hjälp med lön- och personalfrågor generellt bland våra kunder och det är ett verksamhetsområde som vi nu satsar på. Vi ser att det finns många kringliggande frågor inom personalområdet som vi nu har kompetens att hjälpa till med. Att vi nu skapar effektivare löneprocesser med hjälp av Fortnox Lön gör att vi kan lägga mer tid på den typen av frågor, vilket skapar ett mervärde för kunden när vi fångar upp även den delen av att driva företag.

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Få unika erbjudanden, information och tips!


Genom att skicka in din e-post godkänner du användandet av dina personuppgifter enligt Fortnox Integritetsmeddelande.

Fortnox Företagsguide

Funderar du på att starta företag eller vill du ta ditt företag till nästa nivå?

Fortnox företagsguide

Kom igång med Fortnox

Är du nystartad eller vill du byta till Fortnox?

Välj ditt paket

Vad tyckte du om den här sidan?

Relaterade artiklar

Integrationer frigör redovisningsbyråns tid

Coronapandemins påverkan på branschen

Våga vara säljande!

Deklarera enkelt digitalt

Konsten att vara rådgivare

Svart låda lockar fram nytt tänk