Saldo Redovisning ligger i en gammal banklokal på livliga Folkungagatan på Södermalm i Stockholm. Här jobbar 19 redovisningskonsulter som varje dag när de kommer till jobbet väljer den arbetsplats som passar bäst just den dagen. Kanske vill de sitta i ett tyst utrymme och arbeta undan, eller så har de kundmöte och behöver mötesrum. På Saldo Redovisning finns inga fasta arbetsplatser eller papper som ligger i högar på skrivbord. Här jobbar alla helt molnbaserat i Fortnox program. När Saldo Redovisning prisades med utmärkelsen Årets framtidsbyrå fanns den positiva arbetsmiljön på byrån till och med motiveringen; “I en miljö präglad av glädje, ansvar och hårt arbete har byrån skapat en stark attraktionskraft för både kunder och medarbetare”.

– En av de största vinsterna med digitaliseringen är just att slippa stressen med alla pappershögar på skrivbordet. Jobbar man digitalt kan man skära ner sin tid i snitt med 50 procent, om man jobbar på rätt sätt. Det är jätteskönt att komma till ett skrivbord utan papper.

Matias och övriga på Saldo bestämde redan 2013 att byrån skulle börja jobba digitaliserat och automatiserat, men resan dit blev stökigare än förväntat. När personalen informerades om beslutet att gå över till Fortnox hände nämligen ingenting, utan alla fortsatte jobba i byråns lokalt installerade programvaror. Inte heller påminnelser och uppmaningar till personalen hjälpte. Till slut tröttnade ledningen och fattade beslutet att helt enkelt dra ur sladden till de lokala programvarorna för att tvinga alla att börja jobba molnbaserat.

 

Resultatet blev kaos

– Jag hade inte gjort på samma sätt idag, men just då såg jag ingen annan lösning. Vårt problem var att inte så många byråer hade gjort den resan, så vi hade ingen att fråga. Vi gjorde det som vi trodde och tyckte var rätt då. Vi försökte få alla att ändra sitt mindset utan att det hände något, så just då kändes det som att dra ur sladden var det enda rätta, säger Matias. – Skulle jag göra om det idag hade jag istället satt mig ner med var och en och gjort en enskild plan för dem och för alla deras kunder. Ledarskap och uppföljning är den absolut viktigaste biten. Och så självklart att ha en bra plan.  Starten för Saldo Redovisnings digitaliserade arbetssätt blev alltså kaotisk och stökig. Matias liknar det idag med ett restaurangkök där det kan vara kaos i köket, men att maten som kommer ut på tallrikarna fortfarande ser elegant ut och smakar utmärkt.

– Det krävs verkligen ett ledarskap i en sådan förändring och att någon kan leda övriga på Saldo men även leda sina kunder till att ta det steget. Känner ledningen att de inte har kunskapen, kan det mycket väl vara en annan på firman som tar det ledarskapet, släpp fram andra som vill utveckla för då händer det grejer. Våga. Men i så fall måste man ha resurser då den personen inte kan dra in pengar under en period.

Vad är det viktigaste när man ska börja jobba mer digitaliserat?

– Steg ett är att fimpa alla lokala programvaror och hitta något molnbaserat som gör det möjligt att släppa in kunden i systemet. Det går inte om man har lokalt installerade programvaror.

– Steg två är att allt material ska lämnas digitalt. Det handlar egentligen om att formatera om till digitalt och se var dokumentet skapas så man kan få det digitalt från leverantörer. Det ska skickas direkt till Fortnox och inte till privata mailboxar. Det är de två kärnsakerna man måste tänka på i början.

 

Har hittat en struktur

När byrån hittade en struktur på hur de och kunderna skulle arbeta föll hela digitaliseringen till slut på plats. Idag jobbar Saldo Redovisning efter en fast och gemensam modell som innebär att kunderna sköter fyra saker och resten sköter byrån. Uppgifterna som kunderna ska sköta är att skapa sina fakturor, attestera fakturor, fotografera kvitton och skicka in samt registrera avvikelser i lönesystemet.

– Det konceptet har växt fram. Men tänker man efter så är det rätt naturligt att det är just dessa fyra sakerna kunden löser. De vet vad som ska faktureras, så då gör de det.

– Skulle vi sköta faktureringen skulle kunden ändå behöva höra av sig och säga vad vi ska fakturera och det blir bara onödig tid för alla. Likadant med leverantörsfakturor. De måste attestera innan vi betalar, det är inga konstigheter. Kvittona har de hos sig. Då ska de fotografera dem och skicka in. Och när det gäller lönerna så finns all den kunskapen hos kunderna och personalen.

– Det är viktigt att ha tydliga roller mellan byrå och kunden. Annars kan det hända att saker hamnar mellan stolarna. Vad händer till exempel om man får en påminnelse?

Idag presenterar Saldo Redovisning sitt koncept med de fyra stegen när de får nya kunder. Kunder som inte vill arbeta helt digitaliserat eller enligt konceptet tackar de nej till. Kunderna som de hade när digitaliseringen började valde de att ta in i modellen stegvis.

– Jobbar man parallellt digitalt och traditionellt så blir det också totalkaos. Man har inte tid för de digitala kunderna när man får pärmen. Man får välja väg helt enkelt. Vi har kunder som har varit hos oss i 10-20 år. De får vi ha en längre startsträcka med och ta visa delar först. Vissa är allergiska mot datorer, men då får man förklara vinster för dem. Kunde de börja med att skapa fakturor i Fortnox istället för i excel? Genom att göra så kunde vi lätt få in dem i Fortnox system. Vi började med kundfakturor, sedan leverantörsfakturor och sa “Du slipper få posten till dig”. Så fick vi in dem i maskineriet. Med nya kunder var det inga konstigheter.

 

Kan växa mer nu

Digitaliseringen och Saldo Redovisnings nya sätt att arbeta har också lett till att de kan växa som byrå. Tidigare anställde de i snitt en ny kollega per år. Förra året anställde de nio stycken och hittills i år har byrån anställt ytterligare sju, åtta stycken.

– För oss var det ett genombrott. Vi har bra lönsamhet och har försökt växa tidigare, men det har varit svårt att hitta rätt personal. När vi anställde tidigare tog det också lång tid att sätta in dem i vårt sätt att arbeta. Nu har vi bland annat anställt flera nyexaminerade. De kommer lätt in i vårt digitala arbetssätt som vi nu har byggt upp och är extremt serviceminded mot våra kunder.

Matias är säker på att det i framtiden krävs att byråerna arbetar fullt ut med digitalisering och automatisering. De som inte är beredda att ställa om kommer att försvinna.

– Vi kommer bli mer rådgivare och säljare. Vi måste få in ledarskapet och faktiskt våga ta plats mot våra kunder för att verkligen ge råd som lyfter Sveriges företagsvärld till ännu mer intressant, lönsamt och positivt livsavgörande insatser. Mer energi för människan bakom företaget och hur varje person vill leva sitt liv. Förutom det ska vi alla ta bättre betalt för våra tjänster.

Läs gärna mer om hur din redovisningsbyrå kan bli mer digital

 

saldo redovisning

Matias, redovisningskonsult på redovisningsbyrån Saldo

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Få unika erbjudanden, information och tips!


Genom att skicka in din e-post godkänner du användandet av dina personuppgifter enligt Fortnox Integritetsmeddelande.

Fortnox Företagsguide

Funderar du på att starta företag eller vill du ta ditt företag till nästa nivå?

Fortnox företagsguide

Kom igång med Fortnox

Är du nystartad eller vill du byta till Fortnox?

Välj ditt paket

Vad tyckte du om den här sidan?

Relaterade artiklar

Integrationer frigör redovisningsbyråns tid

Coronapandemins påverkan på branschen

Våga vara säljande!

Deklarera enkelt digitalt

Konsten att vara rådgivare

Svart låda lockar fram nytt tänk