Slipp manuellt krångel - så förenklar du företagets betalningar

Manuella betalningar, spridda underlag och avstämningar i sista minuten gör att det blir svårt att hålla koll på betalningsflödet. Istället för att fokusera på att utveckla verksamheten går värdefull tid åt till att flytta information fram och tillbaka mellan postlådan, banken och bokföringen. Det kan även skapa ett onödigt tidskrävande flöde med mycket mejlväxling och skickande av underlag mellan företagaren och redovisningsbyrån. 

Men med dagens automatiserade betalningsflöden behöver det inte vara så. Genom att låta systemen sköta de upprepande momenten kan du enkelt ta kontroll över betalningarna och frigöra tid till det du faktiskt vill göra. 

Hur betalningar fungerar – och utmaningarna med manuella flöden 

För de allra flesta företagare ser hanteringen av betalningar fortfarande ut på ett ganska klassiskt sätt. En leverantörsfaktura trillar in i mejlen eller brevlådan, granskas och hamnar i högen med saker som ska betalas. När det väl är dags loggar du in på internetbanken, knappar manuellt in långa OCR-nummer, belopp och förfallodatum innan du signerar med BankID. Därefter loggar du ut från banken och in i ditt ekonomiprogram för att manuellt bokföra att betalningen är gjord.

Finns det några fördelar med det traditionella sättet?

Det traditionella sättet ger förstås en känsla av trygghet som många är vana vid. Det finns en direkt känsla av kontroll i att själv gå igenom och manuellt godkänna varje enskilt moment. För ett helt nystartat företag med bara en eller två fakturor i månaden kan det också kännas helt tillräckligt.

Nackdelarna som snabbt tar över

Så fort verksamheten växer och fakturorna blir fler blir begränsningarna dock uppenbara. Framför allt tar det onödigt mycket tid eftersom samma information måste hanteras både i banken och i bokföringen.

Att knappa in uppgifterna manuellt innebär också en risk för fel. Om OCR-numret blir fel kan betalningen stoppas, vilket gör att du måste lägga tid på att leta reda på felet eller riskerar att missa förfallodatumet. Dessutom gör de skilda systemen att du tappar realtidsbilden över företagets ekonomi, eftersom bokföringen inte speglar bankkontot direkt. Har du dessutom ett samarbete med en redovisningskonsult blir det lätt avbrott i flödet när underlag och attester behöver skickas fram och tillbaka.

Tekniken i grunden: Open Banking (PSD2)

En viktig pusselbit i utvecklingen är PSD2, ett EU-direktiv som kräver att banker kostnadsfritt öppnar upp sina system. Det möjliggör Open Banking – tekniken som gör att du säkert och med ditt tillstånd kan koppla ihop din bank med externa appar och ekonomiprogram.

Genom Open Banking hämtas kontosaldon och transaktioner automatiskt från banken. Det innebär att du får en uppdaterad bild av företagets ekonomi i realtid direkt i ekonomisystemet, samt att in- och utbetalningar på bankkontot återrapporteras och kan stämmas av automatiskt mot bokföringen.

Vill du fördjupa dig i begreppet? Läs mer om Open Banking i vår ekonomiska ordlista.

Nästa steg: Betala direkt i Fortnox

Att se saldon och stämma av i realtid är en stor hjälp, men det som på riktigt förändrar hanteringen av betalningar är när hela flödet knyts ihop. Med Fortnox Betalservice behöver du inte längre logga in på internetbanken för att genomföra betalningarna. I stället godkänner och signerar du leverantörsfakturor, löner och skatt direkt i Fortnox. Betalningen skickas sedan automatiskt till mottagaren och bokförs på rätt förfallodag.

Fördelarna med ett samlat betalningsflöde:

• Ingen mer manuell inmatning: Systemet tolkar fakturauppgifter och ställer in betalningen automatiskt. Du slipper knappa in långa OCR-nummer för hand.

• Full koll i realtid: Du ser direkt vilka betalningar som ligger för attestering, vad som är skickat till banken och hur mycket pengar som faktiskt finns tillgängligt.

• Automatisk bokföring: När betalningen genomförs på förfallodagen uppdateras bokföringen direkt utan manuell handpåläggning.

• Minskat dubbelarbete för byrån: För dig som jobbar på en redovisningsbyrå innebär det här ett helt nytt arbetssätt. Ni slipper jaga bankfiler, underlag och bekräftelser från kunden. Attestering och godkännande sker i samma system, vilket sparar tid, minskar risken för fel och gör att ni kan erbjuda en betydligt smidigare rådgivning.

• Flexibel finansiering: Med Fortnox Betala senare kan du enkelt förlänga betalningstiden på leverantörsfakturor och skatt direkt i flödet. Det ger bättre kontroll över kassaflödet och gör att du kan frigöra kapital när det behövs som mest.

Samla hela kedjan på ett ställe

Genom att nyttja hela betalningskedjan i Fortnox slipper du hoppa fram och tillbaka mellan olika system. Oavsett om du sköter din egen administration eller samarbetar nära med en redovisningsbyrå får ni en gemensam vy över hela ekonomin – från att fakturan kommer in tills att den är betald och bokförd. Slutresultatet är inte bara sparad tid, utan en tryggare vardag där varken företagaren eller redovisningskonsulten behöver fundera på om någon betalning har fallit mellan stolarna.