43 bolag i Fortnox - så skapar Road Mobility Services kontroll i snabb tillväxt

När fler bolag blir en koncern måste ekonomin hålla samma tempo

Road Mobility Services bygger en nordisk leverantör av vägassistans och fordonsservice genom att förvärva lokala specialistbolag inom däck, vägassistans och tunga verkstäder. Varje bolag behåller sitt namn, sin lokala förankring och sin kundrelation. Men när fler bolag blir en del av samma koncern ökar också kraven på ekonomi, rapportering och kontroll.

För Road Mobility Services handlar tillväxten därför inte bara om att samla fler bolag. Det handlar om att bygga en struktur där ekonomin kan hålla samma tempo som verksamheten.

– Vi är fortfarande i en expansiv fas, där vi både välkomnar nya bolag och knyter ihop verksamheterna till en starkare helhet. Tanken är enkel: lokal snabbhet med en stor organisations trygghet i ryggen, säger Emil Nordin, bolagsekonom på Road Mobility Services.

Rapporteringen ska hålla ihop. Transaktioner mellan bolag behöver följas upp. Kollegor ska kunna hjälpa varandra. Och ledningen behöver korrekta siffror i tid.

Ett centralt ekonomiteam frigör tid i de lokala bolagen

För att avlasta de lokala bolagen har Road Mobility Services byggt upp ett centralt ekonomiteam, ett så kallat Shared Service Center, som samlar delar av redovisning, löner och administration.

Målet är att de lokala entreprenörerna ska kunna lägga mer tid på kunder, fordon och service - och mindre tid på administration.

– De är bra på att kontera leverantörsfakturor och stämma av inbetalningar, men de är ännu bättre på att bärga bilar eller byta däck. Vi vill hjälpa dem att fokusera på det de är bäst på, berättar Emil.

När ekonomiarbetet samlas centralt blir det också lättare att skapa gemensamma rutiner, enhetlig rapportering och bättre uppföljning mellan bolagen.

Med 43 bolag i Fortnox får teamet en gemensam vy

I Sverige använder Road Mobility Services Fortnox som gemensam ekonomiplattform. I dag är 43 svenska bolag samlade i Fortnox Bolagshanterare.

Det gör skillnad i vardagen. Ekonomiteamet kan växla mellan bolag, kontrollera transaktioner, följa upp fakturor och stötta kollegor utan att behöva jaga filer, underlag eller separata inloggningar.

– Jag använder Bolagshanteraren hela tiden. Jag har ett antal bolag som jag sköter redovisningen för och det är väldigt enkelt att hoppa mellan dem, säger Emil.

När nya svenska bolag kommer in i koncernen är målet att de ska in i Fortnox. Vissa använder redan Fortnox sedan tidigare. Andra byts över i samband med onboarding.

När bolagen är samlade i Fortnox kan vi gå in direkt, kontrollera siffrorna och hjälpa varandra över bolagsgränserna. Det sparar tid, minskar sårbarheten och gör att vi kan rapportera med bättre kontroll.

Emil Nordin, Bolagsekonom, Road Mobility Services

Från väntan på Excelfiler till svar direkt i systemet

När ett förvärvat bolag ännu inte hunnit samlas i samma system blir ekonomiarbetet mer beroende av Excelfiler, mejl och att rätt person är tillgänglig. En fråga om ett belopp på ett konto kan då ta flera dagar att reda ut.

–Om vi hade en fråga fick vi en Excelfil med en balans och en rapport. Det svåra var att det tog längre tid i kommunikationen - vi fick fråga vad ett visst belopp på ett konto bestod av och ibland vänta två dagar på svar, berättar Emil.

Med bolagen samlade i Fortnox kan ekonomiteamet i stället gå direkt till källan, analysera siffrorna och vid behov korrigera.

– Nu kan vi gå in och titta direkt om vi till exempel ser att intäkterna har ökat mycket en månad. Vi behöver inte vänta i flera dagar på att någon annan ska ta fram underlaget, fortsätter han.

Gemensam åtkomst minskar sårbarheten

I en koncern med många bolag är det viktigt att arbetet inte stannar upp när någon är sjuk, ledig eller upptagen. Med Fortnox Bolagshanterare kan kollegor stötta varandra över bolagsgränserna och fortsätta arbetet direkt.

– Om jag är sjuk har mina kollegor tillgång till de bolag jag arbetar med och kan stötta. Vi behöver inte skicka en massa filer fram och tillbaka längre, säger Emil.

Den gemensamma åtkomsten är också viktig när bolagen handlar med varandra. Ekonomiteamet kan snabbt kontrollera att fakturor mellan bolag har kommit fram, hanterats rätt och fångats upp inför rapporteringen.

Styrelserapportering kräver tempo utan att tumma på kontrollen

Road Mobility Services rapporterar i dag till styrelsen på arbetsdag 10, med målet att korta ner rapporteringen till arbetsdag 8. När deadline närmar sig behöver ekonomiteamet snabbt se vad som är klart, vad som saknas och var de behöver hjälpa till.

–Om det är två dagar kvar till deadline kan vi gå in och se hur det ser ut. Är perioden låst? Ja, då vet vi att det är klart, berättar Emil.

För en snabbväxande koncern handlar ekonomisystemet därför inte bara om bokföring. Det handlar om att skapa överblick över flera bolag, minska sårbarheten och ge ledningen tillgång till korrekta siffror i tid.

Attest, bankkoppling och integrationer frigör tid

Road Mobility Services använder bland annat bokföring, fakturering och leverantörsfakturaattest i Fortnox. I en organisation med tydliga attestflöden och intern kontroll behöver fakturor kunna hanteras effektivt utan att processen blir tung.

– Vi har en gedigen attestpolicy och intern kontroll. Där har attestflödet förenklat mycket för oss, särskilt när flera personer behöver attestera samma faktura, säger Emil.

Även bankkopplingar, automatiska betalmarkeringar, periodiseringar och avskrivningar sparar tid i vardagen. Koncernen arbetar också med Power BI för rapportering och analys. Genom Fortnox öppna API kan data hämtas vidare och användas för uppföljning på koncernnivå.

– Det öppna API:et är viktigt för oss. Vi vill kunna hämta data till andra system och följa upp verksamheten på detaljnivå, säger Emil.

Fortnox fungerar även när verksamheten blir mer komplex

Fortnox förknippas ofta med mindre företag. Men för Road Mobility Services har plattformen blivit en viktig del av att skapa struktur i en snabbväxande koncern med många bolag.

Styrkan ligger i kombinationen av överblick och användarvänlighet. Fortnox fungerar i en vardag med många bolag, attestflöden, rapporteringskrav och integrationer, samtidigt som nya användare snabbt kan komma in i arbetet.

– Fortnox är nytänkande i den tekniska utvecklingen och öppet för integrationer och samarbeten med partners. Samtidigt är det enkelt att komma in i systemet, säger Emil.

På frågan vad Emil Nordin skulle säga till ett annat bolag med många dotterbolag som funderar på Fortnox är svaret tydligt:

– Jag skulle absolut rekommendera Fortnox. Det viktiga är att sätta upp en fungerande struktur och ha tydliga roller för vem som gör vad. Gör det, så fungerar det väldigt bra, avslutar han.

Om Road Mobility Services

Road Mobility Services är en ledande nordisk leverantör av däckservice, vägassistans, bärgning, trailerunderhåll och verkstadstjänster för både lätta och tunga fordon. Genom ett snabbt växande nätverk i Sverige, Finland och Danmark säkerställer Road Mobility Services att kunder - från stora logistikaktörer till privatbilister - alltid kan hålla hjulen rullande med minimalt stillestånd.

Har ni också många bolag att hålla ihop?

Med Fortnox får ni en gemensam struktur för ekonomin, bättre överblick mellan bolagen och verktyg som gör det enklare att växa utan att administrationen växer i samma takt.