Blomquist-koncernen effektiviserade ekonomin för fem bolag med Fortnox

Anneli Wigren är ekonomiansvarig för Blomquist-koncernens fem bolag* som verkar inom VVS, värme, kyla och ventilation samt brunnsborrning. Tidigare bestod hennes vardag av pappersarbete, fysiska pärmar och ett trögt, serverbaserat system där varje klick var en tålamodsprövning. När ekonomiteamet dessutom minskade och Anneli skulle axla ansvaret för alla bolag själv, blev behovet av förändring större än någonsin.

– Det var alldeles för tungrott och varje knapptryckning kunde ta flera sekunder. Vi var dessutom sårbara om jag skulle bli sjuk eller vara ledig, eftersom ingen annan kom åt systemet, berättar Anneli.  

*I Blomquist-koncernen ingår Blomquist gruppen AB,  Blomquist Rör AB,  Blomquist Ventilation AB, Blomquist Kylteknik AB och Energibrunnar Nord AB. 

Ett självklart steg framåt för ekonomen

När beslutet om systembyte skulle fattas var Anneli mån om att hitta en lösning som inte bara löste dagens behov, utan som också erbjöd en väg framåt rent professionellt. Valet föll snabbt på Fortnox.

– Jag ville ha ett system som låg i framkant och utnyttjar tekniken för att frigöra tid till annat. Samtidigt var det viktigt att minska sårbarheten och bli mer digitala och automatiserade. Jag kände direkt att Fortnox var rätt väg att gå för mig i min roll som ekonom för att kunna utveckla arbetet, förklarar hon.

Trygghet genom hela bytet – utan avbrott i verksamheten

Att byta affärssystem mitt under brinnande verksamhet kan kännas utmanande, särskilt med ansvar för fem bolag och fasta rapporteringstider till moderbolaget Instalco. 

– Min största oro var att jag inte skulle ligga i fas. Med två rapporteringar i månaden fanns det inget utrymme för att hamna efter. Men jag är nyfiken och ville lära mig, och jag kom in i systemet förvånansvärt fort, berättar Anneli.

Nyckeln till den smidiga övergången var all hjälp Anneli fick från Fortnox, och att hon genom att använda Fortnox Byta-tjänst fick tillgång till en egen personlig kontakt.

– Jag fick fantastisk hjälp på vägen. Det kändes så tryggt, nästan som att jag höll min kontaktperson i handen genom hela processen. Inga frågor var för dumma! Det gjorde att jag kunde flytta över alla bolagen och ändå ha full kontroll på rapporteringen, berättar Anneli och fortsätter.

Utöver sin kontaktperson lyfter Anneli även Fortnox Support. 

–  Det är en otrolig styrka Fortnox har, att man får prata med en människa och inte en chatbot. När man tar kontakt med supporten så hjälper de en direkt, säger Anneli.   

Transparens och samarbete i realtid

En av de största förändringarna efter bytet är hur Blomquist-koncernen nu kan samarbeta helt digitalt. Istället för att skicka filer fram och tillbaka har Anneli kunnat bjuda in både kollegor och externa parter direkt i systemet.

– Det är en enorm fördel att kunna ge revisorerna direktåtkomst. Under revisionen kunde de själva gå in och hämta vad de behövde. Det gav en full transparens och gjorde hela processen mycket lättare och snabbare än när jag behövde mejla allt manuellt. Trots att vi bara kört systemet i några månader upplevde jag att det var min smidigaste revision någonsin, säger Anneli. 

Även internt har bytet lett till stora fördelar. Bland annat kan avdelningscheferna nu följa verksamheten i realtid, oavsett var de befinner sig.

– Våra avdelningschefer uppskattar verkligen att kunna se balans- och resultatrapporter direkt i mobilen. Samtidigt kan jag styra behörigheterna så att vissa kollegor kan förbereda fakturor medan jag sköter bokföringen och dubbelkollar allt. Det skapar ett flöde som minskar sårbarheten. Om jag skulle vara ledig eller sjuk finns det alltid någon som kan komma åt informationen i systemet, förklarar Anneli. 

”Byt till Fortnox – det kommer underlätta din vardag”

Efter att ha arbetat i Fortnox i drygt ett halvår är skillnaden i arbetsbelastning ett faktum. De manuella momenten med papper och pärmar har numera ersatts av automatiserade flöden.

– Jag har sparat så mycket tid. Saker som jag gjort manuellt förut, som kundinbetalningar, går nu direkt in i systemet. Det finns en röd tråd i allt, från faktura till påminnelsehantering, som gör att vi inte missar något och att betalningarna kommer in snabbare, säger Anneli.

Den positiva upplevelsen gör att Anneli inte tvekar om kollegor i branschen frågar om systembytet.

– Jag skulle säga: Byt! Byt till Fortnox, för det kommer underlätta din vardag. Vi upplevde att hela resan var otroligt smidig och trygg, och vi fasades in på ett väldigt fint sätt. Jag har bara goda referenser att ge, avslutar Anneli. 

Letar du också efter ett nytt bokföringssystem? Låt Fortnox hjälpa dig! Vi ser till att du får med dig din bokföringsdata från tidigare ekonomisystem, och läser kostnadsfritt in dina gamla filer i Fortnox. Dessutom kan du, precis som Anneli, genom vår Byta-tjänst få tillgång till en egen kontaktperson som har kontroll på hela bytet.