Från och med 1 april 2019 är det enligt lag krav på att skicka elektroniska fakturor om man levererar till offentlig sektor. I Fortnox finns redan funktionen inbyggd i systemet, och när tjänsten aktiverats kan e-fakturor börja skickas direkt.

Elektroniskt mål 2020

Att det kommit en ny lag beror på ett EU-direktiv. Målet är att en majoritet av faktureringen i Europa år 2020 ska skickas elektroniskt. E-fakturor skickas alltså inte via e-post, det skickas digitalt via den mottagande kundens affärssystem. Därför räknas inte skannade pappersfakturor eller Pdf-fakturor, och kommer inte bli godkända. Det kan jämföras med privata e-fakturor som skickas direkt till internetbanken.

Den nya lagen gäller inte nuvarande kontrakt och ramavtal, eftersom de saknar krav på e-faktura. Det nya kravet på e-faktura gäller de offentliga upphandlingar som görs efter den 1 april. Den som inte följer den nya lagen kan bli skyldig att betala vitesbelopp.

 

Standarden PEPPOL förenklar

Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) är ett standardiserat sätt att utbyta elektroniska dokument inom och över EU:s gränser. Det är en standard som bland annat förenklar handeln inom landet och över landsgränser. Antalet nekade fakturor och höga kostnader kan även minskas. Alla e-fakturor måste följa den nya europeiska standarden om det inte finns någon annan standard avtalad. PEPPOL BIS Billing 3 är standarden i Sverige som lever upp till lagkraven, och som rekommenderas av SFTI.

 

Förberedelser inför lagkravet

För att vara förberedd inför det nya lagkravet, är det viktigt att undersöka vilka lösningar för e-fakturor systemleverantören har. Många leverantörer har idag möjlighet att skicka fakturor elektroniskt, och i Fortnox finns redan funktionen inbyggd i systemet. För att kunna börja skicka e-fakturor måste kunden ha programmet Fortnox Fakturering och aktiverat funktionen e-faktura.

Lagen gäller även offentliga organisationer, som måste kunna ta emot e-fakturor. Offentlig sektor har sedan lång tid tillbaka arbetat med att införa e-faktura, och sedan 2008 har myndigheter haft kravet att kunna ta emot e-fakturor. Därmed väntas offentlig sektor vara väl förberedda inför det nya lagkravet.