Effektivitet på riktigt – så lyckas Evolve skapa balans i vardagen

35-timmarsvecka även på våren, är det verkligen möjligt? På Evolve har man lyckats skapa ett jämnt arbetsflöde över året och jobbar 35 timmar i veckan året om. Tack vare en tydlig automatiserings-strategi, realtidsbokföring och nära kundrelationer jobbar byrån mer effektivt varje dag – utan att tumma på kvaliteten.

– Vi jobbar hela tiden nära kunden, vilket gör att mycket redan är klart när det är dags för bokslut och årsredovisning, säger Erica Wärmé Ekblom, vd och grundare av Evolve Redovisning.

Fortnox i grunden

Evolve är en fullservicebyrå i Bålsta med sju medarbetare. Kunderna består främst av fåmansbolag i olika branscher. Byrån har Fortnox som grundplattform och här sköts allt från leverantörsfakturor och kvitton till bankintegrationer, löner, avstämningar och bokslut. En del kunder använder även Fortnox-kortet. 

– Fortnox är otroligt användarvänligt, både för oss och för kunden. Det är lätt att lära sig, även för dem som tidigare föredragit papper. Dessutom märks det att de nya funktioner som utvecklas är till för att förenkla vår vardag på byrån, säger Erica.

I vinter börjar Evolve också använda Fortnox Rapport & Analys, med inbyggda funktioner för budget, prognos och analys som gör att man kan stärka rådgivningen ytterligare. 

– Fortnox hjälper oss redan idag att få ett flow i vardagen, och med Rapport & Analys kan vi ta ytterligare ett steg vad gäller att ge råd i rätt riktning. 

200 kunder – en process

När Erica startade Evolve för sex år sedan var hon säker på att byrån skulle vara en byrå med ett skräddarsytt erbjudande för varje kund. I dag vet hon att det inte finns någon vits med det. Byrån har istället byggt upp en helt digital process som passar alla deras 200 kunder, oavsett bransch eller storlek. 

– Det har varit ett omfattande arbete att få till det, men det har verkligen varit värt allt jobb. Vi kan idag stolt presentera hur vi arbetar, och arbetssättet uppskattas även av kunden som tycker att det blir väldigt tydligt och smidigt, säger Erica. 

En viktig del för Evolve har varit att jobba bort “bokslutstänket”. I stället har man en löpande dialog med kunden året om och ser till att alla siffror är uppdaterade i realtid. Och även om det fortfarande är fokus på bokslut och årsredovisning på våren, handlar det då snarare om att knyta ihop säcken. 

– Bokslutet är inte längre ett berg att klättra upp för varje vår. Eftersom allt är så förberett blir vi klara i god tid med både bokslut och årsredovisning. Det blir en trygghet för kunden som inte heller behöver jaga rätt på olika uppgifter i sista stund. Tillsammans kan vi lägga tiden till att blicka framåt och utveckla kundens företag, säger Erica.

Rådgivning på riktigt

För Evolve har effektiviseringen aldrig handlat om att hinna med fler kunder – utan om att kunna ge varje kund mer värde.

– Målet är inte tillväxt i antal, utan i kvalitet. När systemen flyter och ekonomin är uppdaterad kan vi fokusera på att prata mål och framtid med kunden. Det är då vår kompetens verkligen kommer till sin rätt, säger Erica.

En annan del som varit viktig för Erica är att sätta ord på vad rådgivning egentligen innebär för Evolves medarbetare. Det behöver bli konkret och komma in naturligt i processen, menar hon. 

– För oss är det viktigt att förstå kundens mål och vision. Vad vill de uppnå med sitt företagande? Sedan kopplar vi på de verktyg och analyser vi har. På så sätt blir det både strategiskt och operativt – från råd om lönsamhet och likviditet till små konkreta tips i vardagen, säger Erica.

Ericas råd för att effektivisera och få tid för rådgivning

1. Bestäm hur ni ska jobba – och gör lika för alla kunder. Ett gemensamt arbetssätt ger trygghet, effektivitet och tydlighet både internt och externt.

2. Jobba i realtid med allt som går. Se till att allt är uppdaterat löpande – då blir bokslutet och årsredovisningen bara ett naturligt avslut, inte ett berg att bestiga varje år.

3. Automatisera steg för steg. Identifiera alla återkommande moment ni gör ofta, till exempel kontering av leverantörsfakturor eller avstämningar, och skapa ett automatiserat flöde.

4. Ha tät kontakt med kunden. Ju mer kunden förstår sin ekonomi, desto enklare blir alla moment och det blir också roligare för kunden att driva företag. Tät kommunikation är en förutsättning för att samarbetet ska fungera.

5. Gör rådgivning konkret. Bestäm vad rådgivning innebär för er och sätt en struktur för hur ni jobbar med den. Börja alltid med att sätta er in i kundens mål och visioner. Koppla sedan på data och verktyg.