Full fart på resan för ekonomihuset

Från ensamarbete till korta veckomöten

Hos Ekonomihuset på Öland formas en ny vardag med mer samarbete, tydligare struktur och ett allt mer digitalt arbetssätt. De första stegen är tagna.

– Det händer på alla fronter just nu, säger vd och delägare Andreas Persson.

Det var två månader sedan Fortnox Magazine besökte kontoret första gången. Då var Andreas spänd inför arbetet som skulle sättas igång. Nu börjar förändringen ta form.

– Vi hade en kickoff där vi presenterade våra nya riktlinjer. Därmed togs första steget mot ett nytt Ekonomihuset.

Han säger att de interna processerna är en knäckfråga. Där konsulterna tidigare i hög grad arbetat ensamma med sina kunder, byggs nu ett mer uttalat teamarbete upp. Medarbetarna är indelade i små grupper som träffas varje vecka.

– Det är korta möten, men de gör skillnad. Man stämmer av, ber om hjälp, delar med sig. Det låter enkelt, men det är ett stort steg för oss.

Utmaningen är välkänd i branschen: sårbarheten i personberoende och kraftiga arbetstoppar under våren. För Ekonomihuset har det inneburit många övertidstimmar.

– Jag är oerhört tacksam över våra lojala medarbetare, men vi vill bort från att allt hänger på individen. Blir någon sjuk eller slutar så ska arbetet inte stanna upp. Det här är ett sätt att bygga bort den risken.

Pappersfria veckor blev en ögonöppnare

Det fanns en del skepsis, men det blev en ögonöppnare. Plötsligt började man fråga varandra: hur gör jag det här digitalt?

Andreas Persson, vd och delägare

Under våren testades två helt pappersfria veckor – ett experiment som tvingade fram nya arbetssätt.

Just den typen av rörelse – från invanda rutiner till gemensamt lärande – är central i förändringen. Och även motståndet ses som något konstruktivt.

– Så länge det är öppet motstånd är det bra. Nu får vi frågor och feedback på ett helt annat sätt. Det blir en dialog och det gör att vi kan hjälpa varandra. Oftast är det praktiska frågor som vädras. Hur gör jag detta? Vilket verktyg ska användas?

Även kontoret förändras i takt med arbetssättet. Fler delar rum, nya mötesytor har skapats och ambitionen är tydlig: att underlätta samarbete.

Även arbetet med kundkännedom, KYC, har blivit mer strukturerat och är nu integrerat i onboarding av nya kunder.

– Tidigare körde man ofta igång direkt. Nu tänker vi mer på risker och struktur redan från start. Det har ökat vår medvetenhet enormt.

Våren är intensiv, med över tusen deklarationer som ska hanteras på kort tid, så utvecklingsarbetet kan inte alltid vara högsta prioritet.

– Men vi håller i det vi har startat, särskilt våra veckomöten. Det är där mycket händer.

På ytan är förändringarna inte uppenbara, men de små justeringarna pekar i en ny riktning.

– Det blir bättre för varje vecka. Det är nog det viktigaste. Att vi faktiskt är i gång.