Mindre manuellt arbete, färre fel – smartare lönehantering med Fortnox

– Man kan hantera hela löneprocessen helt digitalt, från tidrapportering till utbetalning och bokföring. Vi har utvecklat ett flöde där både medarbetare, chefer och löneadministratörer kan göra sina delar, vilket ger bättre kontroll och minskar risken för fel, säger Cathrin Jonsson, domänexpert inom produktområdet Medarbetare.

Rätt från början

En modern och säker löneprocess förutsätter att korrekta uppgifter samlas in från början och att effektiva attestflöden är på plats. I Fortnox Lön rapporterar därför medarbetarna själva in arbetstider, vab och annan frånvaro direkt i kalendern, samt tjänsteresor och utlägg via Fortnox App. För 1,5 år sedan introducerades också Personalattest, där det är möjligt att skapa sina attestflöden så att rätt person attesterar rätt underlag, från tidrapporter och utlägg till lönebesked.

- Låter man de anställda själva registrera sina avvikelser och att chefen sedan attesterar underlagen säkerställs att all information är korrekt innan lönebeskeden genereras, säger Cathrin.

När alla har granskat och eventuellt kompletterat lönebeskeden, skickas de för attest innan utbetalning. Därefter sker bokföringen automatiskt, och rapporteringen till Skatteverket, Fora och Collectum blir en sömlös process.

“Något alla som administrerar lön vill slippa”

Med Fortnox Lön och Personalattest samlar man alltså enkelt all information i ett system. När alla kan se semesterdagar, komp, sjukfrånvaro och  genom en enkel inloggning blir det garanterat färre frågor, mejl och fysiska lappar, vilket sparar både tid och administration för chefer, löneadministratörer och redovisningskonsulter.

– I Personalattesten kan du även ställa in så att påminnelser om att tidrapportera eller attestera underlag skickas ut automatiskt. Att påminna om att få in underlag varje månad är ju något som alla som administrerar lön vill slippa, säger Cathrin.  

I Fortnox Lön finns dessutom bankkopplingen till de flesta stora banker som gör att utbetalningen av lönerna blir extra smidig. Även kopplingen mellan Fortnox Lön och Bokföring gör att du slipper SIE-filer och kan bokföra med bara en knapptryckning –  moment som gör stor skillnad i vardagen.

– Vi vet att många fortfarande arbetar traditionellt med många manuella moment. Men med Fortnox Lön får både företagare, byråer och deras kunder chansen att gå över till en lösning som skapar en tydligare struktur i lönehanteringen, säger Cathrin.

Enklare att följa svensk standard

En ytterligare fördel är att förutsättningarna att följa god redovisningssed enligt REX, REKO och SALK ökar, i och med att det alltid kommer ett godkännande med attesten på de olika underlagen. Du kan även följa vem som gjort vad, när allt loggas i behandlingshistoriken.

– Fler och fler av våra produkter får med sina underlag som rör de anställda till personalattesten. Där säkerställer man enkelt att rätt person stämmer av respektive anställds underlag innan det går vidare, det gör processen säkrare och tryggare, avslutar Cathrin. 

Därför ska du välja Fortnox Lön: 

• Allt samlat under ett inlogg

• Automatiska uppdateringar

• Smidiga överföringar till banker, skatteverket och bokföringen

Vill du veta mer om hur du kan effektivisera löneprocessen?