Så lyckas ni med realtidsbokföring – fem steg

– Förr handlade bokföringen mest om att rapportera historiska siffror till myndigheter. I dag vill företagare ha full koll här och nu. När siffrorna är aktuella kan de användas för att styra verksamheten, inte bara summera den, säger Josef Elvby.

Fem steg mot realtidsbokföring: 

1. Börja med att säkra ert ”Varför”

Innan ni ändrar era rutiner måste hela byrån förstå värdet. För medarbetarna innebär realtid jämnare arbetsbelastning och färre toppar. För kunden innebär det beslutsunderlag som speglar nuläget – särskilt kring likviditet och kostnader.

Ett annat tydligt “varför” är regelefterlevnad. Bokföringslagen kräver att affärshändelser bokförs i nära anslutning till när de inträffar. Med ett system som stödjer realtidsbokföring blir det enklare att arbeta i takt med lagen.

2. Automatisera inhämtningen av transaktioner

Grunden i realtidsbokföring är att data flödar in automatiskt. Med Fortnox Bankkoppling hämtas banktransaktioner dagligen och kan matchas löpande i Fortnox Bokföring. Koppling till skattekontot ger aktuell överblick över skatter och avgifter, och företagskort gör att kortköp kommer in direkt och kan matchas mot underlag.

E-faktura eller tolkning av leverantörsfakturor minskar manuell registrering och gör att fakturor kan hanteras snabbare och mer strukturerat.

– Automatiseringen skapar ett jämnt flöde och frigör tid från repetitiva uppgifter, så att ni kan lägga energi där den verkligen gör skillnad, säger Josef Elvby.

3. Skapa rutiner för inhämtning av underlag

Tekniken behöver kompletteras med tydliga arbetssätt. Realtid faller ofta på att kvitton och fakturor fastnar i fickor eller inkorgar. Med Fortnox Kvitto & Utlägg kan underlag fotograferas och skickas in direkt via mobil, och e-faktura gör att leverantörsfakturor landar automatiskt i systemet.

Nyckeln är att göra det enkelt att göra rätt – i samma stund som affärshändelsen sker.

4. Låt systemen hänga ihop – även tidrapporteringen

Realtid förutsätter att system pratar med varandra. Fortnox öppna integrationsmöjligheter gör att försystem som kassa-, lager- eller projektsystem kan föra över affärshändelser direkt till bokföringen.

För tjänsteföretag är tidrapportering en avgörande del av flödet. Med Fortnox Tid registreras arbetad tid löpande och ligger till grund för både fakturering och bokföring. När tiden fångas nära källan minskar glappet mellan utfört arbete och intäkt.

– I många tjänsteföretag är tiden själva affären. När tidrapporteringen fungerar sömlöst med faktureringen och bokföringen får företagaren en helt annan kontroll över lönsamheten, säger Josef Elvby.

5. Sätt mål och fira framstegen

Realtidsbokföring är en förändringsresa. Sätt upp konkreta milstolpar, till exempel att minska eftersläpningen med ett visst antal dagar per kvartal. Följ upp regelbundet och justera där det behövs.

– Förändring kräver energi. Därför är det viktigt att uppmärksamma framsteg. När ni når ett delmål, stanna upp och fira. Det stärker teamet och visar att arbetssättet faktiskt ger resultat, säger Josef Elvby.