Färre fel och inga oväntade kostnader för Fröyja med Fortnox och Shiplink

Bakgrund

Företaget Fröyja grundades av hudterapeuten Joanna Ahlbom, med syfte att förbättra både hudhälsan och den allmänna hälsan. De har utvecklat en funktionsdryck som innehåller synbiotika (pro- och prebiotika), vitaminer och mineraler. Dessutom är drycken vegansk, fri från både koffein och socker, och tillverkas i Sverige.

– Det var kul att bygga upp ett företag, men stressen fanns där. Ju fler ordrar vi fick in, desto mer arbete blev det. Att manuellt boka frakter började bli problematiskt, säger Joanna Ahlbom, grundare av Fröyja.

Utmaningen

I början fungerade de manuella fraktrutinerna bra. Det fanns tid att dubbelkolla varje order och noggrant skriva in mottagarens uppgifter. Men i takt med att Fröyja växte och ordervolymerna ökade, blev det ohållbart att jobba på det sättet.

Att manuellt skriva in fraktuppgifter medförde flera risker:

• Större risk för felaktiga leveranser

• Fler returer på grund av felaktiga leveransuppgifter

• Extraavgifter från fraktbolagen för manuell hantering

• Oväntade fraktkostnader

– Det var lätt att göra misstag som ledde till dyrare fraktkostnader, genom returer eller extra avgifter för manuell hantering hos fraktbolagen, berättar Joanna Ahlbom. 

Kombinationen av tidspress och manuella arbetsflöden gjorde att logistiken blev en allt större utmaning för verksamheten.

Lösningen

För att minska antalet fel och återfå kontrollen kopplade Fröyja ihop Fortnox med Shiplink. Shiplink fungerar nu som en extern fraktavdelning som sköter logistiken genom en smidig och strukturerad process. De anger bara mått, vikt och postnummer – sedan sköter systemet resten.

Shiplink hanterar:

• Förhandlingar med fraktbolag

• Utvärdering av olika frakttjänster

• Avtalsvillkor och kravställning mot transportörer

• Val av det mest lämpliga fraktalternativet till bästa möjliga pris

Integrationen mellan Fortnox och Shiplink är sömlös och går snabbt att komma igång med. Tack vare kopplingen förs mottagaruppgifterna över direkt från Fortnox till Shiplink. Nu slipper Fröyja boka frakten manuellt, vilket har lett till att de interna misstagen har blivit betydligt färre.

– När vi kopplade vårt Fortnox med Shiplink överfördes kundernas, det vill säga mottagarnas, data direkt till Shiplink. Många fel försvann plötsligt. Vi kunde inte eliminera fel som kunderna själva gör vid beställning, säger Joanna och fortsätter. Men det blev enklare att hantera dialogen med kunderna när felen uppstod. Man kan inte skydda sig mot allt, men det är underbart att slippa många egna misstag.

Resultatet

Integrationen gav ett omedelbart lyft för Fröyjas dagliga arbete. Tack vare att de interna felen minskade kunde de se tydliga resultat:

• Oväntade fraktkostnader minskade

• Ordrar kunde hanteras snabbare

• Fler leveranser kom fram i tid

• Teamet sparade tid genom att slippa boka frakten manuellt

Istället för att lägga energi på att rätta till misstag kunde Fröyja nu fokusera på att expandera verksamheten och ge sina kunder en ännu bättre upplevelse.

– Vi fick mycket hjälp från Shiplinks kundservice, både med integrationen och med råd om emballage och rutiner. Det är bara att lyfta på luren så får du snabba svar och goda råd, avslutar Joanna Ahlbom. 

Vill du också spara tid och slippa manuell frakthantering? Läs mer om integrationen här >