Bokföra Drivmedel

Inom vissa företag används fordon för att bedriva verksamheten. Det kan handla om taxibolag, jordbruk eller transportbolag. I andra verksamheter använder man bilar vid tjänsteresor för att ta sig till kunder, leverantörer eller evenemang. För att kunna använda fordonen behöver man betala för drivmedel och till detta räknas bensin, olja och diesel, samt el, etanol och annan gas än gasol för miljöanpassade bilar. 

Om ett företag väljer att betala milersättning till anställda eller delägare som själva bekostar drivmedlet räknas det som skattefri kostnadsersättning upp till ett visst gränsvärde samt som skattepliktig förmån över gränsvärdet. Om företaget betalar drivmedel för anställda eller delägare avseende privat körning betraktas dessa utgifter som skattemässigt avdragsgilla kostnader och ingående moms, förutsatt att utgifterna inklusive moms tas upp till uttagsbeskattning eller förmånsbeskattning.

Utgifter för drivmedel, inklusive energiskatt, som hör till ägda eller hyrda/leasade bilar kan företaget bokföra på ett konto eller särredovisa på ett speciellt konto för drivmedel. Man kan alltså debitera konto 5610 Personbilskostnader respektive 5620 Lastbilskostnader, eller ett konto som ingår i kontoklass 4 om företaget vill redovisa drivmedel som en direkt kostnad. Väljer man istället att särredovisa kostnaderna för drivmedel kan man istället debitera konto 5611 Drivmedel för personbilar respektive konto 5621 Drivmedel för lastbilar. 

Skulle företaget köpa in större mängder drivmedel, exempelvis om man driver ett transportbolag, kan det räknas som förnödenheter. När man gör bokslutet ska kvarvarande drivmedel av betydande mängd/värde då värderas till inköpsvärde och krediteras det drivmedelkonto som använts och debiteras konto 1420 Lager av tillsatsmaterial och förnödenheter.

Exempel på bokföring av drivmedel

I exemplet nedan har ett företag betalat en leverantörsfaktura från ett företag avseende drivmedel för lastbilar på 25 000 kronor inklusive moms. Momsen ligger på 25 % och själva bensinvärdet är 20 000 kronor.

Observera att bokföringstipsen i det här avsnittet enbart är ett förslag, och det kan finnas fler sätt att hantera bokföringen av posten på. Är du osäker bör du alltid kolla upp med en sakkunnig, exempelvis en redovisningskonsult.