Så fungerar offentlig upphandling – missa inte en viktig kund!

Vad är offentlig upphandling?

Offentlig upphandling är ett sätt för den offentliga sektorn (kommun, landsting, myndigheter mm.) att göra inköp på, för att öka konkurrensen och därmed få ned priset. Men även för att ge alla företag samma chans att komma med ett anbud! Ett anbud motsvarar en offert i företagslivet. Syftet med offentlig upphandling och de lagar som reglerar den, är att få ut så mycket som möjligt av skattepengarna samtidigt som man vill undvika felaktiga affärer, så som kompispriser eller korruption. 

Vad för typ av inköp som görs genom offentlig upphandling kan variera stort. Det kan handla om allt från kontorsmaterial, sjukvårdsartiklar, livsmedel, städtjänster och textilier till IT-system, transporttjänster och byggprojekt. 

Fördelarna med offentlig upphandling

De upphandlingspliktiga offentliga inköpen uppgår till omkring 900 miljarder kronor per år. Varje år annonseras det omkring  17 000 upphandlingar, och de allra flesta kommer från kommunerna. Den enskilda organisationen som står för flest upphandlingar är Trafikverket. 45 procent av upphandlingar som annonseras rör tjänster, 27 procent varor och 27 procent byggentreprenad. Det finns alltså goda möjligheter att göra affärer med den offentliga sektorn – oavsett vilken bransch ditt företag befinner sig i.  

Den offentliga sektorn är en trygg kund! De betalar sina fakturor i tid och går inte i konkurs. De behöver också ofta samma vara eller tjänst under en längre tidsperiod, vilket säkerställer en långsiktig affär. 

Så går en upphandling till (steg för steg)

En offentlig upphandling kan tänkas vara byråkratisk och komplicerad, men processen är ofta enklare än vad många tror. Så här går det till: 

1. Det börjar med att en offentlig aktör som behöver köpa in något förbereder upphandlingen genom att ta fram upphandlingsdokument. Dessa dokument ska ange vad aktören vill köpa in, och vad det finns för krav och förutsättningar. 

2. När dokumenten är klara publiceras dessa i en databas, som ska finnas tillgänglig för allmänheten. De flesta databaser kräver inloggning, men är i regel kostnadsfria. Exempel på databaser är e-Avrop och Mercell. Hos Konkurrensverket kan du hitta fler exempel på databaser som samlar aktuella upphandlingar. 

3. Om du hittar en upphandling som du vill delta i är det viktigt att ni noga ser över upphandlingsdokumenten. Är det här ett behov som vi som företag kan möta, och uppfyller vi kraven? Om svaret är ja, är det dags att fila på ett anbud. 

4. När anbudet är inskickat kommer aktören kontrollera om ni uppfyller förutsättningarna för kvalificering. Då tittar de på faktorer som ekonomisk stabilitet, kvalitetssäkring och er förmåga att utföra uppdraget i enlighet med de krav som ställts i upphandlingsdokumentet. De obligatoriska kraven kallas ofta för “ska-krav”, och utvärderas noga av aktören. 

5. Aktören utvärderar sedan de anbud från anbudsgivare som uppfyller kvalifikationskraven. De kommer att jämföra ert anbud med de andras. Det vinnande anbudet kan vara det med lägst pris som uppfyller alla krav, men det kan även vara andra faktorer som spelar roll. Till exempel leveranstid eller anbudsgivarens hållbarhetsprinciper. Syftet är att hitta det anbud som totalt sett ger mest värde för pengarna.

6. När aktören har beslutat sig kommer de officiellt presentera en vinnare av upphandlingen. Alla deltagande företag informeras skriftligt om beslutet, med en motivering kring varför anbudet har vunnit. 

7. Om det finns anbudsgivare som anser att upphandlingen inte har gått rätt till har de möjlighet att överklaga upphandlingen inom en viss tid, oftast 10 dagar men i vissa fall 15 dagar. 

8. Om ingen överklagan sker under perioden, skrivs ett kontrakt med den vinnande anbudsgivaren. När kontraktet är påskrivet så börjar uppdraget gälla! 

Viktigt att tänka på är att en upphandling tar betydligt längre tid än vad du troligtvis är van vid som företagare. En tidspressad upphandling kan ta runt 2,5 månader, men i snitt tar det 6-8 månader. Däremot får du ofta ett kontrakt på 4 år, den så kallade upphandlingsperioden, vilket kan väga upp.

Checklista innan du skickar in ett anbud

Innan du skickar in ditt anbud bör du noga kontrollera att: 

• Du är påläst kring villkoren.

• Du har koll på tidsplanen. Sista datum gäller!

• Alla “ska-krav” (obligatoriska krav) är uppfyllda.

• Alla frågor är besvarade.

• Alla intyg, referenser och bilagor som efterfrågats är bifogade. Det finns väldigt små möjligheter att komplettera om något blivit fel. 

• Referenserna är informerade och redo att svara när en upphandlare ringer.

• Anbudet är undertecknat av behörig person.

Regler inom offentlig upphandling

Det finns fem grundläggande principer som måste följas inom offentlig upphandling: 

1. Icke-diskriminering - Alla företag ska få möjlighet att vara med och lämna anbud.

2. Likabehandling - Alla företag har samma förutsättningar.

3. Proportionalitet - Kraven som ställs måste vara i proportion till vad som upphandlas och hur omfattande upphandlingen är. 

4. Öppenhet - Alla processer ska vara transparenta och materialet för att kunna lämna ett anbud måste vara tillgängligt för allmänheten. 

5. Ömsesidigt erkännande - Produkter och tjänster som lagligen säljs eller tillhandahålls i ett annat EU-land ska accepteras av den upphandlande myndigheten, även om de tekniska kraven skiljer sig åt, så länge likvärdig säkerhet och kvalitet upprätthålls.

Kom igång med offentlig upphandling

Om du är helt ny till offentlig upphandling kan det kännas knepigt vart man ska börja. Ett tips är att fokusera lokalt! Hur ser det ut i just din kommun? Flera av Sveriges kommuner erbjuder en så kallad upphandlingsskola. Det är en utbildning som syftar till att lära företagare hur man blir leverantör till kommunen. Här får du kunskap om Lagen om offentlig upphandling (LOU), upphandlingsprocessen och praktiska tips på hur du lämnar ett korrekt och konkurrenskraftigt anbud.

Som nybörjare kan du söka dig till mindre uppdrag genom att fokusera på direktupphandlingar. Köp som understiger 100 000 kronor per år, för behovet av en specifik tjänst eller vara, kan direktupphandlas. Köpet behöver alltså inte konkurrensutsättas alls. Det innebär en enklare process, och är en utmärkt väg för att skaffa både erfarenheter och referenser.