Vad är OCR-nummer?
Ett OCR-nummer är ett referensnummer som identifierar en elektronisk betalning. Det är en viktig referens för betalningsmottagaren.
Vad är OCR? – Identifierar din överföring
OCR är en förkortning av Optical Character Recognition (Optisk teckenigenkänning) och är ett system som används för att konvertera tryckt text till digitalt format.
Vid en betalning måste mottagaren veta vem pengarna kommer ifrån och vad betalningen avser. Det kan ske genom ett meddelande, men med ett OCR-nummer automatiseras processen. Ett OCR-nummer finns på fakturor och är en sifferkombination som fungerar som ett referensnummer vid betalning till plus- och bankgironummer, och kan innehålla information som fakturanummer och kundnummer. På så sätt kan en betalning knytas ihop med rätt faktura.
Med ett OCR-nummer kan registreringen och bokföringen av inbetalningarna automatiseras, vilket sparar tid och minskar risken för manuella fel hos företaget.
Hur ser ett OCR-nummer ut och hur hittar man det på fakturan?
Längden på sifferkombinationen varierar och skapas av avsändaren, men i slutet av OCR-numret finns vanligtvis en eller två kontrollsiffror för att säkerställa att du skriver rätt.
Här är några kännetecken för ett OCR-nummer:
– En sifferkombination (enbart siffror)
– Längden är vanligtvis mellan 10-25 siffror
– Numret är unikt för just den specifika fakturan/betalningen
– Kan innehålla en kontrollsiffra på slutet
– På en faktura utmärker sig OCR genom rubriker som till exempel OCR-nummer, betalningsreferens, referensnummer eller inbetalningsreferens
Så hittar du OCR-numret på fakturan
OCR-numret ska stå angivet klart och tydligt på fakturan eller inbetalningskortet. Platsen kan dock skilja sig beroende på format:
På en fysisk faktura hittar du vanligtvis numret i det nedre högra hörnet och brukar vara tryckt i ett maskinläsbart typsnitt.
På en digital faktura är numret vanligtvis placerat i anslutning till fakturans totalbelopp och bankgiro-/plusgironummer. Ibland kan du också söka fram numret genom att använda dig av ord som OCR-nummer eller referensnummer.
På en e-faktura eller annan tjänst via banken behöver du sällan fylla i OCR-nummer då det vanligtvis görs automatiskt av banken.
Generera OCR-nummer per automatik
För att skicka fakturor med OCR använder du dig med fördel av ett faktureringsprogram som kan generera numren per automatik. Vid faktureringen skapar programmet ett OCR-nummer som kunden sedan ska ange vid betalningen. Informationen går vidare till Bankgirot och sedan automatiskt tillbaka till faktureringsprogrammet.
Det går att lägga in en spärr så att betalningen inte går igenom om kunden inte uppger referensnumret.
Lär dig mer om fakturering
Det bästa med företagande är att få betalt, men hur går det till i praktiken? Vi har skapat en guide om fakturering där vi reder ut begreppen och förklarar allt du behöver veta om fakturor och fakturering.
Vad ska jag göra om fakturan inte innehåller ett OCR-nummer?
Skulle fakturan inte ha ett OCR-nummer kan du istället använda ett meddelande eller anteckningar (fritext) vid betalningen för att identifiera vad den avser. Men detta är vanligare när man gör överföringar till privatpersoner eller vissa mindre företag.
Vad är skillnaden mellan OCR-nummer och andra referensnummer?
Det kan kännas förvirrande med alla olika typer av referensnummer. Men vi ska förklara.
OCR-numret är den tekniska referensen som ersätter fakturanumret när det kommer till själva betalningen. Sen finns det något som kallas bankgironummer också, det är mottagarens kontonummer.
OCR = inbetalningsreferens, detta nummer matchar din betalning mot den specifika fakturan.
Fakturanummer = dokumentidentitet, numret ser till att företaget vet vilken faktura som hör till vad vid bokföringen.
Bankgironummer = kontoadress, numret identifierar vem som får pengarna.
Måste jag ange ett OCR-nummer när jag betalar fakturan?
Ja, om fakturan har ett OCR-nummer så måste du ange det. Det säkerställer att din betalning registreras korrekt och i tid hos mottagaren.
Vad händer om jag skriver fel OCR-nummer?
Skulle du råka skriva fel nummer så är det bra att kontakta företaget eller mottagaren för att manuellt korrigera matchningen i deras bokföring. Om du bara skriver fel kontrollsiffra så kommer in bank (i de flesta fall) varna om att numret är ogiltigt.