Vad är Per capsulam?
När beslut fattas per capsulam betyder det att en styrelses sammanträde inte sker i fysisk form och att besluten istället fattas via telefonsamtal eller e-post och att man skickar in sin signatur.
När sker beslut per capsulam?
Ibland uppstår det situationer där ett beslut måste tas snabbt, eller där en styrelse eller förening inte kan ses i fysisk form men ändå måste fatta beslut. Då kan detta ske per capsulam, vilket innebär att besluten fattas via telefon eller e-post utan att man har fört diskussioner i realtid. Detta är ett latinskt ord och betyder ungefär ”genom kapsel” och användes för att beskriva det tillvägagångssätt man använde för att skicka meddelanden under antiken.
Viktigt att bestämma reglerna på förhand
Det finns inga specifika regler om hur ett per capsulam-beslut ska fattas, utan det kommer styrelsen överens om tillsammans. Vanligtvis brukar man ställa krav på att det ska finnas en högre enighet när man ska ta ett per capsulam-beslut, men även det är upp till styrelsen eller föreningen. Det är därför en god idé om man på förhand exempelvis kommit fram till om det, som vanligt, räcker med beslutsmajoritet eller om samtliga ledamöter måste vara eniga om beslutet.
Hur går ett per capsulam-beslut till?
När en förening eller styrelse måste besluta om ett brådskande ärende mellan styrelsesammanträdena, utan att alla medlemmar är samlade, så kan beslutsförslaget läggas fram skriftligt eller muntligt av ordföranden. De olika ledamöternas ståndpunkter och undertecknande samlas därefter in och protokollförs. I styrelseprotokollet ska det även nämnas att beslutet har fattats per capsulam. I fall där beslutsförslaget riskerar att väcka frågor och diskussion är det därför inte lämpligt att använda sig av per capsulam, utan då kan det vara bättre att hålla mötet digitalt med samtliga medlemmar.