Vad kostar en anställd? Guide och kalkylator

Räkna ut vad en anställd kostar

Vad påverkar kostnaden?

När du anställer en person är det inte bara lönen som kostar varje månad. Som arbetsgivare betalar du bland annat även semesterlön och sociala avgifter, något som är reglerat i svensk lagstiftning och avtal. Därutöver tillkommer det försäkringskostnader och andra avgifter. Vi går igenom de olika faktorerna på djupet.

Lön

Den mest självklara kostnaden som är förknippad med en anställd är lönen. Lönen varierar beroende på yrke, bransch och efterfrågan, men också beroende på hur mycket erfarenhet och kunskap de anställda har. Som anställd kan man ha månadslön eller lön per timme (timlön). Lönen är avgörande för den löpande kostnaden, eftersom semesterlön och sociala avgifter beräknas på vad den anställde har i lön före skatt (bruttolön).

Semesterlön

Alla anställda har rätt till semesterlön enligt semesterlagen. Semesterlönen beräknas på olika sätt beroende på om den anställda har fast månadslön eller timlön. Vid fast månadslön används sammalöneregeln. Vid timlön och andra rörliga lönedelar såsom bonus eller provision används procentregeln. Om minst 10 procent av lönen är rörlig lön måste semesterlönen beräknas enligt procentregeln. Observera att semesterlönen kan beräknas olika om företaget är bundet av kollektivavtal. 

Sammalöneregeln

För den som har månadslön beräknas semesterlönen enligt sammalöneregeln. Detta är huvudregeln för anställda med fast månads- eller veckolön. När man använder sammalöneregeln ska den anställde förutom månadslönen ha ett semestertillägg för varje betald semesterdag. Tillägget kan betalas ut för alla betalda semesterdagar vid ett tillfälle, till exempel i juni. Det går också att betala ut det antal semestertillägg som motsvarar det antal semesterdagar som de anställda har tagit ut.

Enligt semesterlagen ska semestertillägget för varje semesterdag vara 0,43% av månadslönen. Enligt kollektivavtal eller enskilda avtal kan tillägget vara högre. Vanligt i de fallen är 0,8% per semesterdag.

Procentregeln

Om över 10% av lönen utgörs av rörliga delar används procentregeln, förutsatt att inget kollektivavtal anger något annat. Procentregeln är därmed i huvudsak aktuell för anställda med timlön, som inte har bestämd lön per vecka eller månad. Enligt procentregeln är semesterlönen (semesterersättningen) 12 procent av den anställdas sammanlagda lön under intjänandeåret vid 25 semesterdagar.

Antalet semesterdagar påverkar

Enligt semesterlagen har alla anställda rätt till 25 semesterdagar per år. Om en anställd har fler semesterdagar, till exempel 30 dagar, ökar semesterlönen vid procentregeln med 0,48 procent för varje semesterdag utöver de lagstadgade 25. På så sätt kommer de extra semesterdagarna bli lika mycket värda som de 25 dagarna.

Vi tar ett exempel.

En anställd har 100 000 kronor i semesterlönegrundande lön under intjänandeåret. Varje semesterdag är då värd enligt följande:

(100 000 * 12%) / 25 = 480 kronor

En annan anställd har samma lön under intjänandeåret, men rätt till 30 semesterdagar. Semesterlönen ökar då med 0,48% per extra semesterdag:

5 * 0,48% = 2,4% 

12 procent för 25 dagars semester plus 2,4 procent för de fem extra dagarna är lika med 14,4 procent. Varje semesterdag är då värd enligt nedan – det vill säga samma som den anställde med 25 dagar:

(100 000 * 14,4%) / 30 = 480 kronor

Arbetsgivaravgift

Arbetsgivaravgiften baseras på en procentsats av den anställdes totala lönesumma (lön och semesterlön) och betalas av arbetsgivaren. Avgiften kan variera beroende på arbetstagarens ålder men den vanligaste procentsatsen är 31,42 procent. 

Här kan du läsa mer om arbetsgivaravgift och se de aktuella procentsatserna.

Försäkring och särskild löneskatt

Försäkringskostnaden beräknas enligt schablon till 5 procent av den totala lönesumman (lön och semesterlön). Ålder och avgifter som finns i kollektivavtal kan påverka kostnaden.

På den del av försäkringen som utgör pensionsavgift tillkommer särskild löneskatt på 24,26 procent. Cirka 4,5 procent ligger till grund för den särskilda löneskatten. 

Växa-stöd för den först anställda

För den först anställda utöver delägaren i ett enmansföretag kan du få sänkt arbetsgivaravgift i form av växa-stöd. Stödet innebär att du istället för full arbetsgivaravgift betalar ålderspensionsavgift (10,21 procent) i upp till 24 månader i följd. Den sänkta arbetsgivaravgiften gäller på ersättning upp till 25 000 kronor per kalendermånad. På ersättning över 25 000 kronor betalar du full arbetsgivaravgift.

Exempel: Räkna ut vad en anställd kostar

I nedan exempel utgår vi från att den anställde har 25 semesterdagar och att full arbetsgivaravgift betalas. Schablonen på 5 procent för försäkringskostnaden används och 4,5 procent av den totala lönesumman ligger till grund för särskild löneskatt.

Vid sammalöneregeln

Månadslön: 30 000 * 12 = 360 000 kronor per år

Semestertillägg: (30 000 0,43%) 25 = 3225 kronor

Arbetsgivaravgift: (360 000 + 3 225) * 31,42% = 114125 kronor

Försäkringskostnader: (360 000 + 3 225) * 5% = 18 161 kronor

Särskild löneskatt: 24,26% * (360 000 + 3 225) 4,5% = 3 965 kronor

Total kostnad per år = 499 476 kronor

Total kostnad per månad = 499 476 / 12 = 41 623 kronor

Vid procentregeln

Total semestergrundande lön under intjänandeåret: 360 000 kronor

Semesterersättning: 360 000 * 12% = 43 200 kronor

Arbetsgivaravgift: (360 000 + 43 200) * 31,42% = 126 685 kronor

Försäkringskostnader: (360 000 + 43 200) * 5% = 20 160 kronor

Särskild löneskatt: 24,26% * (360 000 + 43 200) 4,5% = 4 402 kronor

Total kostnad per år: 554 447 kronor

Total kostnad per månad: 554 447 / 12 = 46 204 kronor

Andra kostnader som påverkar

Utöver de påslag på lönen som nämns här tillkommer kostnader för sådant som krävs för att utföra arbetet, till exempel eventuella arbetskläder, utrustning, kontorsmaterial, telefonabonnemang, och så vidare. Kostnader för eventuella förmåner – till exempel friskvårdsbidrag – tillkommer också. Dessa kostnader varierar så klart från företag till företag, men är värda att ta med i beräkningen av kostnaden för en anställd. Fundera på vad som är aktuellt för ditt företag att räkna på.

Hantera dina anställda i Fortnox

Oavsett om du är på väg att anställa din första medarbetare eller räknar på vad en ytterligare anställd kan tänkas kosta behöver du ett löneprogram. Med Fortnox Lön är det enkelt att ta hand om lönerna i ditt företag, och du kan vara säker på att det alltid är uppdaterat med aktuella skattetabeller, lagar och regler. Du får hjälp med allt från lönespecifikationer till arbetsgivardeklarationer på individnivå (AGI) som lämnas in digitalt direkt till Skatteverket.