Integritetspolicy

Välkommen till Fortnox sida om behandling av personuppgifter. Denna sida ska hjälpa dig att fatta ett välgrundat beslut angående din relation till oss.
Hoppas att du sitter bekvämt, för nu kör vi!

Innan vi går in på detaljer skulle vi vilja belysa tre viktiga punkter som detta dokument handlar om. Punkterna är viktiga för oss eftersom vi vet att de är viktiga för dig:

  1. Vi vill tydliggöra ansvaret för att skydda dina rättigheter och din integritet.
  2. Vi förklarar hur vi använder de personuppgifter du delar med oss, för att vi ska kunna erbjuda dig Fortnox tjänster och ge dig bästa möjliga upplevelse av dem, hemsidan och när du är i kontakt med oss.
  3. Dokumentet ska ge dig förståelse för vilka uppgifter vi samlar in och vad vi gör – respektive inte gör – med dem.

Parter och ansvar för behandlingen av dina personuppgifter

Fortnox AB, 556469-6291, Box 427, 351 06 Växjö, är programleverantör av webbaserade program som bl.a. bokföring, fakturering, tidredovisning och orderhantering, som nedan kallas “Tjänsten”.Fortnox är personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter i Tjänsten och har ansvar för de organisatoriska och tekniska säkerhetsåtgärder. Personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifterna i Tjänsten är “Kunden” som är den registrerade organisationen hos Fortnox, vilket kan vara redovisningskonsulter, revisorer, små och medelstora företag samt föreningar, skolor och UF-företag. Du som är användare och har egna inloggningsuppgifter till Tjänsten kallas nedan för “Användaren”. I Tjänsten finns rollen “Systemadministratör” som är företrädare för Kunden i Tjänsten med ansvar att lägga upp användare och andra systemadministratörer, tilldela rättigheter och ge instruktioner till Fortnox avseende behandlingen av personuppgifter i Tjänsten. Du som är samarbetspartner, leverantör eller återförsäljare av programmen kallas nedan “Affärspartner”. Kunder och Affärspartner har personer vars kontaktuppgifter finns registrerade hos Fortnox för att vi ska kunna kontakta er, de kallas nedan “Kontaktpersoner”.

Fortnox är personuppgiftsansvarig för behandlingen av de personuppgifter som du delar med oss när:

  • du beställer Tjänsten och blir kund
  • du får inloggningsuppgifter och blir användare av Tjänsten
  • du använder Fortnox app
  • du ingår avtal med Fortnox och blir affärspartner
  • du registreras som kontaktperson hos Fortnox för din organisation
  • du anmäler dig till någon av våra utbildningar
  • du kontaktar oss eller skickar in intresseanmälan
  • du får nyhetsbrev och information skickat till dig
  • du besöker vår hemsida och accepterar cookies

 

Vilka personuppgifter behandlar vi om dig?

Vilka personuppgifter som behandlas varierar beroende på vilken företagsform du har. Kund- och företagsuppgifter kan bli personuppgifter för kund och affärspart som är en enskild firma eller elev som använder Fortnox program under sin utbildning. När du beställer Tjänsten samlar vi in kontaktuppgifter om dig som kontaktperson och företagsuppgifter om dig och blir kund. Du som är kund har vi kunduppgifter om, vilket är de företagsuppgifter du lämnat till oss vid beställning och som vi samlat in genom att ha samkört med externt register, samt skapar vi information om dig i vårt CRM-system. Alla användare har användaruppgifter och online-identifikationer hos oss för att kunna använda Tjänsten. När du använder Fortnox App kan du komma att ladda upp bilder i Tjänsten, som då kommer att behandlas av oss. Om ett avtal ingåtts med Fortnox behandlar vi uppgifter om dig som affärsparter, som vid enskild firma blir personuppgifter, och kontaktuppgifter om dig som Kontaktperson. Vid anmälan till våra utbildningar behöver vi deltagarens kontaktuppgifter, företagsuppgifter samt hämtar användaruppgifter och behandlar uppgifter om utbildningen du gått. Har du en fråga, kontaktar oss gällande något annat ärende eller skickar in intresseanmälan kan mängden personuppgifter och vilka det är variera beroende på vilken kommunikationskanal som används. Kategorier av personuppgifter är oftast kontaktuppgifter, online-identifikationer, företagsuppgifter samt ärendet eller anmälan i sig som ostrukturerat material, vilket innehåller de personuppgifter du valt att dela med oss. Får du nyhetsbrev eller information skickat till dig behandlar vi dina kontaktuppgifter och information om din organisation som exempelvis bransch och företagsnamn. En detaljerad lista över vilka personuppgifter som förekommer inom de olika kategorier, vid vilka tillfällen och vilken laglig grund behandlingen baseras på, finns i bilaga 1. Information om vad cookies är och hur vi hanterar cookies finns beskrivet på vår sida Cookies på fortnox.se på hemsidan.

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

Fortnox samlar in uppgifter om dig som kund för att kunna hantera din beställning, skapa och affärsrelationen, samla in intresseanmälningar, marknadsföring, statistiska ändamål kunna fakturera dig, som är underlag enligt bokföringslagen, samt för att identifiera din organisation. Personuppgifter om dig som användare behövs för att du ska kunna logga in i Tjänsten, identifiera och skapa underlag för bokföringen i Fortnox program, kunna kontakta dig, för statistiska ändamål, bättre service vid ärenden eller i kontakt med oss, samt för erbjuda dig fler av våra tjänster och för direktmarknadsföring (vilket du kan avregistrera dig från). Vid användningen av Fortnox App godkänner du att Fortnox får tillgång till din kameramobil och bildgalleri för att du ska kunna ladda upp och behandla dina bilder i Tjänsten för exempelvis registrering av kvitto. Företagsuppgifter om dig som affärspart behövs för att fullgöra avtalet och kontaktuppgifter om dig som kontaktperson för att kunna kontakta dig. Kontaktuppgifter, företagsuppgifter, användaruppgifter samt information kring kursen du anmält dig till behövs för att kunna tillhandahålla utbildningstjänster såsom hantera din anmälan, skicka ut inloggningsuppgifter vid webbutbildning, närvaroregistrering, kunna kontakta dig samt fakturering som är underlag enligt bokföringslagen. Vi behandlar också uppgifterna för att skicka utvärdering och genomföra uppföljning. När du kontaktar oss via någon av Fortnox kommunikationskanaler används informationen om dig för att kunna hantera ärendet, kunna kontakta dig, i utbildningssyfte och bidrar till att förbättra vår service genom att spara ärendet vid återkommande frågor från dig eller andra frågeställare med samma fråga. Skickar du in en intresseanmälan behöver vi informationen för att administrera din anmälan, kunna kontakta dig och för statistiska ändamål. Vi behöver dina kontaktuppgifter för att kunna skicka ut information till dig, kunna kontakta dig gällande utskicket och uppgifter om organisation för att kunna identifiera och anpassa innehållet i utskicket. Besöker du Fortnox hemsida godkänner du till cookies för behandlingen av dina uppgifter.

Vilka delar vi personuppgifter med?

Vi kan behöva dela personuppgifterna med andra bolag inom koncernen och affärspartners för att vi ska kunna fullfölja våra åtaganden, informera dig eller hjälpa dig hantera ditt ärende eller intresseanmälan. Behandlingen av dina uppgifter såsom lagring och strukturering sker i system som kan vara tillhandahållna av programleverantörer till oss. Dessa underbiträden som behandlar dina personuppgifter åt vår räkning och plats för behandling framgår av bilaga 2. Dina kontaktuppgifter som systemadministratör i Tjänsten kan komma att lämnas ut till andra användare i ert program i syfte att uppfylla systemadministratörens ansvar. Vid administration av utbildning kan vi komma att dela dina personuppgifter med en annan mottagare. Anledningen är att vi har en extern utbildare eller om vi inte tillhandahåller den utbildning du efterfrågar delar vi dessa uppgifter för att du ska kunna få ett annat erbjudande. När du deltar i en webbutbildning kan du komma att dela personuppgifter med andra deltagare. Dina uppgifter som kund kan komma att samköras med en tredje parts register för att samla in mer information eller uppdatera dina uppgifter som kund.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Fortnox sparar personuppgifter om dig som kund så länge det finns en kundrelation eller är nödvändigt för att uppnå de ändamål som beskrivs i denna policy. Vid avtalets upphörande kommer dina uppgifter om dig som kund och kontaktperson hos kund lagras för att kunna följa upp och kontakta dig igen. Du blir en potentiell kund tills du invänder denna behandling. Dina uppgifter kommer att sparas vid ekonomiska skäl för kunna spåra din betalningshistorik och i enlighet med bokföringslagen. Hur länge dina personuppgifter som användare lagras hos oss varierar beroende på syftet till att de samlats in. Personuppgifter som behandlas för fakturering av utbildning sparas så länge det krävs som underlag till bokföringen. Efter avslutad utbildning sparas uppgifterna tills dess att uppföljning är genomförd. En ny uppföljningstid startar efter varje avslutad utbildningskurs. Uppgifter som samlas in när du kontaktar oss varierar i lagringstid beroende på vilken kommunikationskanal som använts. Vid intresseanmälan har vi kvar uppgifterna tills dess att syftet med din anmälan är uppfyllt. Lagringstiden i detalj framgår av bilaga 1. Du kan välja att avregistrera dig från vårt nyhetsbrev och utskick, dina kontaktuppgifter kommer då lagras i syfte att du inte ska få några fler utskick från oss. Uppgifterna lagras tills du åter vill få information eller invänder behandlingen. Invänder du behandlingen kan du komma att få utskick igen vid import av nya register, eftersom du inte längre finns kvar på listan av avregistrerade adresser.

Vilka rättigheter har du?

Du som registrerad hos Fortnox har flera rättigheter som du bör känna till. Du har rätt att kostnadsfritt en gång per år, begära ett registerutdrag över vilken information som finns registrerad om dig. Du har i vissa fall även rätt till dataportabilitet av personuppgifterna. Du har rätt till att få dina personuppgifter korrigerade om de är felaktiga, ofullständiga eller missvisande och rätt att begränsa behandlingen av personuppgifter tills de blir ändrade. Du har rätten att bli glömd, men radering av personuppgifter kan inte ske om det krävs för att fullgöra avtalet eller om annan svensk eller europeisk lag, domstols- eller myndighetsbeslut säger annat, samt om det baseras på intresseavvägning. Skulle du tycka  att det inte finns berättigade skäl eller att intresseavvägningen är felaktig har du rätt att invända mot behandlingen. Du har också rätt att dra in ett samtycke, lämna klagomål om behandlingen till Datainspektionen, motsätta dig automatiskt beslutsfattande, profilering och invända direktmarknadsföring.

Om du vill veta mer

Har du frågor om denna policy och behandlingen av dina personuppgifter, vill radera eller ändra felaktiga uppgifter kan du kontakta oss genom de kontaktuppgifter som finns på Fortnox hemsida, samt via chatten eller användarstöd som finns tillgängligt i Tjänsten.

 


 

Bilaga 1

Kategorier av personuppgifter

När Kategori av uppgifter Personuppgifter Laglig grund
Beställning av Tjänst och blir kund Företagsuppgifter Organisationsnummer
Företagsnamn
Adress
Postnummer
Ort
Kundnummer
VAT-nr
SNI-kod
E-post
Telefonnummer
Plusgiro/bankgiro
Fullgöra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig, intresseavvägning och rättslig förpliktelse
CRM-uppgifter Anteckningar Intresseavvägning
Användare av Tjänsten Användaruppgifter Förnamn
Efternamn
E-post
Användarnamn
Användar-ID
Fullgöra våra åtaganden och intresseavvägning
Onlineidentifikation IP-adress Intresseavvägning
App-uppgifter Bilder Fullgöra våra åtaganden
Ingått avtal och blir affärspartner Företagsuppgifter Organisationsnummer
Företagsnamn
Adress
Fullgöra våra kontraktuella åtaganden
Kontaktuppgifter Förnamn
Efternamn
E-post
Telefon
Intresseavvägning

*Innehåller de personuppgifter du valt att skriva.

 

 

När Kategori av uppgifter Personuppgifter Lagringstid Laglig grund
Anmälan till utbildning Kontaktuppgifter Förnamn
Efternamn
E-post
Telefonnummer
3 år efter genomförd utbildning Fullgöra våra åtaganden och intresseavvägning
Företagsuppgifter Organisationsnummer
Företagsnamn
Adress
Postnummer
Ort
Kundnummer
Fakturanummer
Fakturaadress
7 år Rättslig förpliktelse och intresseavvägning
Användaruppgifter Användarnamn
Användar-ID
3 år efter genomförd utbildning Intresseavvägning
Kursuppgifter Datum
Tid
Stad
Lokal
Pris
Närvaro
3 år efter genomförd utbildning Intresseavvägning
Kontakt via hemsidan Kontaktuppgifter Kontaktuppgifter
E-post
Telefonnummer
Användar-ID
3 år efter kontakt Intresseavvägning
Företagsuppgifter Organisations-
nummer
 3 år efter kontakt Intresseavvägning
Ärendeuppgifter Ärendenummer

Meddelande i löptext* vilket du kan se i sin helhet i inloggat läge i vår supportportalhttps://support.fortnox.se/

3 år efter kontakt Intresseavvägning
Kontakt via chatt Kontaktuppgifter Namn
E-post
Användar-ID
IP-adress
Ort
Land
Telefonnummer (kan förekomma)
90 dagar från chatten ägt rum Intresseavvägning
Företagsuppgifter
(kan förekomma)
Företagsnamn
Organisationsnummer
90 dagar från chatten ägt rum Intresseavvägning
Ärendeuppgifter Meddelande i löptext* 90 dagar från chatten ägt rum Intresseavvägning
Kontakt via mail Kontaktuppgifter Namn
E-post
Användar-ID
Telefonnummer (kan förekomma)
3 år efter kontakt Intresseavvägning
Företagsuppgifter
(kan förekomma)
Företagsnamn
Organisationsnummer
3 år efter kontakt Intresseavvägning
Ärendeuppgifter Ärendenummer
Meddelande i löptext* vilket du kan se i sin helhet i inloggat läge i vår supportportal https://support.fortnox.se/
3 år efter kontakt Intresseavvägning
Kontakt via telefon Kontaktuppgifter Namn
E-post
Användar-ID
Telefonnummer
90 dagar från samtalet ägt rum Intresseavvägning
Företagsuppgifter
(kan förekomma)
Företagsnamn
Organisations-
nummer
90 dagar från samtalet ägt rum Intresseavvägning
Ärendeuppgifter Samtalet i en ljudfil* 90 dagar från samtalet ägt rum Intresseavvägning
Intresseanmälan Kontaktuppgifter Namn
E-post
Telefonnummer (kan förekomma)
Tills dess att syftet med din anmälan är uppfyllt Samtycke
Företagsuppgifter
(kan förekomma)
Företagsnamn
Organisations-
nummer
Tills dess att syftet med din anmälan är uppfyllt Samtycke
Anmälningsuppgifter
(kan förekomma)
Svarsalternativ i anmälan* Tills dess att syftet med din anmälan är uppfyllt Samtycke

*Innehåller de personuppgifter du valt att skriva.

 

Bilaga 2

Personuppgiftsbiträden för behandlingen av personuppgifter

 

Behandling Leverantör Plats
Vid anmälan och deltagande på utbildning Multinet Sverige
Kontakt via chatt LiveChat USA (Privacy Shield)
Kontakt via mail, hemsidan och anmälan till utbildning Zendesk Irland
Kontakt via telefon Puzzel Norge
Utskick av nyhetsbrev Apsis Sverige
Kontakt via mail och lagring av dokument Google USA (Privacy Shield)
Enkätverktyg för intresseanmälan  Typeform Spanien
Deltagande på webbutbildning LogMeln USA (Privacy Shield)
Samkörning av personuppgifter med externa register Creditsafe Sverige, Storbritannien

 

Vill du kontakta oss?

Har du frågor om våra program eller någon annan fundering? Vi har samlat alla kontaktuppgifter på en sida.

Kontakta oss     0470 - 78 50 00
Några av våra Partners
Prenumerera på vårt nyhetsbrev och ta del av unika erbjudanden, information om vad som är på gång och få tips som förenklar ditt företagande.
© 2017 FORTNOX AB