Bokföra Administrationsavgift

Ett företag kan ta ut avgifter för olika administrativa kostnader som uppstår i samband med försäljning av en vara eller tjänst. I de flesta fall täcker en administrativ avgift själva fakturahanteringen, till exempel arbetet för att skapa och skicka fakturan.

En administrationsavgift ska alltså täcka administrativa kostnader. Företag får inte använda denna typ av avgift för att tjäna pengar. I samband med försäljning av varor och tjänster till privata kunder är en administrativ avgift ofta under hundra kronor. En avgift till ett annat företag kan vara mycket högre.

Om det finns en administrationsavgift förknippat med köpet ska detta framgå i avtalet. I avtalet ska det också stå vilket belopp avgiften uppgår till. Har kunden inte godkänt den administrativa avgiften har företaget inte rätt att ta ut den. Administrationsavgiften får inte heller ändras i efterhand. Kunden ska alltså i förväg veta hur stor faktureringskostnaden är. 

Företag har också en möjlighet att lägga på en påminnelseavgift på fakturor som inte betalas i tid. Detta ska också stå tydligt uttryckt i avtalet. För en betalningspåminnelse kan företag ta ut 60 kronor, vid inkassokrav 180 kronor och för att upprätta en amorteringsplan 170 kronor.

Exempel på bokföring av administrativ avgift

Observera att bokföringstipsen i det här avsnittet enbart är ett förslag, och det kan finnas fler sätt att hantera bokföringen av posten på. Är du osäker bör du alltid kolla upp med en sakkunnig, exempelvis en redovisningskonsult.

En faktureringsavgift redovisas normalt tillsammans med den huvudsakliga utgiften på fakturan. Momssatsen på faktureringsavgiften ska vara samma som varan eller tjänsten som fakturan avser. Om fakturan avser varor och tjänster med olika momssatser kan faktureringsavgiften delas upp proportionerligt.

Vi tar ett exempel. Ett företag, som redovisar enligt fakturametoden , har sålt en vara för 10 000 kronor inklusive moms. Momssatsen är 25 procent. Faktureringsavgiften är 100 kronor.

Om företaget istället redovisar med kontantmetoden skulle bokföringen kunna se ut så här:

Om kunden inte betalar i tid

Om kunden inte betalar fakturan i tid kan företaget skicka en påminnelsefaktura på högst 60 kronor. Påminnelser är inte belagda med moms. Ett konto som kan användas är konto 3591 Förseningsavgifter, ej moms. Hos ett företag som bokför enligt fakturametoden kan då bokföringen se ut så här när fakturan är betald:

Läs mer om att bokföra påminnelseavgifter här.