Vad är E-faktura?
E-faktura är en metod för att skicka ut fakturor digitalt.
En e-faktura, även kallad EDI (Electronic Data Interchange), fungerar i princip på samma sätt som en pappersfaktura. En skillnad är dock att fakturan, istället för att skickas till en fysisk brevlåda, skickas elektroniskt till en internetbank. E-fakturor kan godkännas i förväg via internetbanken och betalningen dras då automatiskt från kontot på förfallodagen. En stor fördel med e-fakturor är att samtliga fakturor samlas på ett och samma ställe, i internetbanken. Vid behov är det lätt att hitta gamla fakturor och få en bra överblick.
Nya krav för e-faktura
Begreppet e-faktura refererar till elektroniska fakturor generellt sett, dock finns det flera olika format för e-fakturor. I Sverige har vi haft en svensk fakturastandard sedan 2004 som kallas Svefaktura 1.0. Sedan 2019 finns dock nya riktlinjer för e-fakturor. Den 1 april 2019 infördes en ny lag som innebär att samtliga fakturor till den offentliga sektorn måste skickas via e-faktura. E-fakturorna måste även följa en särskild standard, så kallad PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line), om inget annat överenskommits. PEPPOL är en standard för att skicka och ta emot elektroniska dokument på. Genom PEPPOL standarden blir e-handel och e-upphandlingar enklare, både inom Sveriges gränser och utanför. I PEPPOL-nätverket finns en färdig avtalsmodell, global adressbok, standardiserat meddelandeformat samt ett standardiserat sätt att kommunisera.
Så fungerar e-fakturor
För att skicka en e-faktura behöver du först ha en e-fakturakoppling till mottagaren. Du aktiverar e-fakturakopplingen via ditt affärssystem. Fortnox har ett etablerat affärssystem som stödjer fakturering enligt den europeiska standarden för e-fakturor, PEPPOL BIS Billing 3. Eftersom e-fakturan skickas elektroniskt krävs varken utskrifter, kuvert eller frankering. För mottagaren innebär e-faktura en snabbare och enklare betalning eftersom all betalningsinformation redan finns angivet på e-fakturan. Här står redan totalbelopp, OCR-nummer och förfallodatum. Det enda som mottagaren behöver göra är att godkänna fakturan.