Ladda ned fakturamallar, eller använda faktureringsprogram? Vi reder ut skillnaderna

Att ta betalt för utfört arbete är en trevlig uppgift när du driver eget. Men det finns en hel del obligatoriska uppgifter du inte får missa på fakturan till dina kunder, som en fakturamall kan hjälpa dig att hålla reda på. Antingen kan du ladda ner en mall från internet, eller kan du använda en mall i ett faktureringsprogram. Men vilket alternativ är egentligen bäst och säkrast – och vad säger redovisningskonsulten?

Vad är en faktura?

Fakturor är dokument som anger ett krav på betalning, från en part till en annan. Det kan exempelvis handla om betalning för en tjänst, eller en vara, från ditt företag till ett annat. Varje faktura behöver enligt lag innehålla ett antal obligatoriska uppgifter. Det är uppgifter såsom exempelvis fakturanummer, momsregistreringsnummer och pris.

Vad är en fakturamall?

Fakturamallar finns för att underlätta för dig som företagare när du ska skicka fakturor. Istället för att själv hitta och komma ihåg vilken information som behövs på fakturan kan du använda den färdiga mallen och enkelt fylla i färdiga textfält. Om du använder en aktuell och godkänd fakturamall kan du vara säker på att allting som behövs enligt lag finns med på dina fakturor.

Vad ska en fakturamall innehålla?

Fakturadatum
Fakturanummer
Säljarens och köparens adress
Säljarens momsregistreringsnummer
Datum
Specifikation
Pris
Beskattningsunderlag för varje momssats eller undantag
Tillämpad momssats
Momsbelopp
Eventuell befrielse från moms

I aktiebolag är dessutom följande uppgifter obligatoriska:

Kommun/säte
Bolagets organisationsnummer
Bolagets namn

Det här bör också finnas med på fakturan:

Betalningsvillkor och villkor om dröjsmålsränta
Säljarens plus- och bankgironummer
F-skatt
Fakturatyp
Avsändarens och mottagarens referenser
Hänvisningar till eventuella beställningar och offerter
Leveransvillkor

Skillnaderna mellan nedladdade fakturamallar och faktureringsprogram

Beroende på vem din kund är kan du behöva ha olika mallar. Om du använder ett faktureringsprogram så hämtar programmet automatiskt upp rätt uppgifter till din faktura, till exempel om du fakturerar en utländsk kund eller en kund med omvänd skattskyldighet.
Med ett faktureringsprogram följer du de regler som finns för fakturering utan att behöva kunna dem utantill, och utan att hålla koll på eventuella lagändringar. En nedladdad fakturamall kan snabbt bli inaktuell.
Ett program kan bokföra din faktura per automatik efter att du har skickat den till din kund. Om du laddar ned fakturamallar måste du först skicka fakturan till kunden och sen manuellt bokföra fakturan. När du sedan fått betalningen måste även denna bokföras manuellt.
En nedladdad faktura har ingen synkronisering mot dina kunder och tidigare skickade fakturor. Om du skickar fakturor i ett program kan ett register skapas med återkommande kunder och artiklar – det underlättar ditt kommande arbete.
Du kan använda ditt faktureringsprogram för att ta ut statistik och rapporter om hur det går för ditt företag. Om du skickar fakturor skapade utifrån en mall måste du göra all uppföljning för hand.
Gillar du att göra manuella beräkningar för att ta fram din momsrapport? Det får du om du laddar ned fakturamallar, men slipper om du använder ett faktureringsprogram.
Ett program håller reda på vilka fakturor som är betalda. Om du använder nedladdade fakturamallar måste du själv bevaka fakturor och skicka påminnelser till dina kunder manuellt.

Joakim svarar på vanliga frågor om fakturamallar och faktureringsprogram

Joakim Lindh är VD på redovisningsbyrån Trimero . Här ger han svar på de tre vanligaste funderingarna som hans kunder har när det gäller frågan: fakturamall eller faktureringsprogram?

Vad är en kundreskontra, och varför är det viktigt när jag fakturerar?

En kundreskontra är en databas för kundfakturor som skapas i ett faktureringsprogram. Här kan du se vilka fakturor som har skickats och vilka som är betalda och obetalda. Genom att skapa dina fakturor i ett faktureringsprogram får du en bättre koll på vilka fakturor som är obetalda och när du kan förvänta dig betalning.

Kan jag skicka nedladdade fakturamallar som e-fakturor?

Nej, det fungerar inte att skicka e-faktura med en nedladdad fakturamall – däremot har de flesta faktureringsprogram idag stöd för att skicka e-faktura. Genom att skicka en e-faktura skickas data direkt från ditt faktureringsprogram till kundens affärssystem. På detta sätt kan du vara säker på att fakturan kommer fram och det går oftast snabbare för mottagaren att registrera fakturan i sitt system.

Nedladdat eller faktureringsprogram – vad föredrar byrån?

Att använda faktureringsprogram är en självklarhet i vårt samarbete med våra kunder, och fördelarna är många:

Myndigheter tar idag enbart emot e-fakturor. Istället för att företagaren ska be redovisningsbyrån att skapa en e-faktura kan de i faktureringsprogrammet skapa och skicka e-fakturor själva. Det eliminerar dubbelarbete.

Med faktureringsprogrammet sköts bokföringen mer i realtid. Företagaren får en överblick på vilka fakturor som är betalda och obetalda, och när de förfaller, och får på så sätt bättre koll på likviditeten i bolaget.

Att arbeta i programmet gör att företagaren slipper tänka på när bokföringsunderlag ska skickas in till redovisningsbyrån – underlaget är ju redan i systemet. Redovisningsbyrån behöver heller aldrig påminna om saknade underlag.

Företag som har försäljning till andra EU-länder behöver lämna in en periodisk sammanställning till Skatteverket, vilket redovisningsbyrån ofta sköter. För försäljning av varor ska sammanställningen lämnas månadsvis och för tjänster månadsvis eller kvartalsvis, även för företag med årsmoms. Dessa uppgifter kan hämtas direkt från programmet om fakturan skapas där.

Ibland vill företagare skilja på olika typer av intäkter för att analysera affärerna bättre, till exempel vilka varor de sålt eller vilken typ av tjänst. Detta görs enkelt i faktureringsprogrammet, istället för att redovisningsbyrån ska tolka eller få instruktioner på hur det ska bokföras.

Kundfakturor ska, likt allt annat bokföringsmaterial, arkiveras. I ett faktureringsprogram sköts detta automatiskt och är kopplat till bokföringen. Skapas och skickas kundfakturorna i en fakturamall bör de sparas i det skicket – företagaren behöver därför se till att arkivera PDF-fakturorna som är skickade.

Kundfakturor behöver kopplas som underlag till bokföringen, vilket görs per automatik i ett faktureringsprogram. Om kundfakturor skapas i Word eller Excel krävs en manuell insats.

Om löpnummer anges manuellt med en fakturamall är det lätt hänt att det blir fel i nummerserien, till exempel två fakturor med samma löpnummer. Med ett faktureringsprogram kan du släppa den oron, eftersom det automatiskt genereras ett nytt nummer för varje skapad faktura.