Allt om bokföring
Helt molnbaserat. Och till stora delar automatiserat. Med Fortnox Bokföring blir bokföringen både enklare och roligare. Oavsett företagsform, storlek på verksamhet och mängden transaktioner.
Vad är bokföring, och varför ska man bokföra?
Viktiga ord och begrepp
Detta avsnitt innehåller en del ekonomiska begrepp som du behöver känna till. Om du känner att du redan har bra koll på ekonomiska resonemang kan du gå vidare till nästa del. Vi börjar med några av de vanligast förekommande begreppen.
Inkomster och utgifter – Din inkomst uppstår i samma ögonblick som du säljer någonting, vare sig du får kontanta pengar i kassan eller skickar en kundfaktura. När du köper en vara uppstår din utgift i samma ögonblick som du betalar och får kvittot, eller när du får räkningen i handen. Inkomster och utgifter kan alltså uppstå även om inga betalningar gjorts.
Inbetalningar och utbetalningar – Inbetalningar uppstår när du får betalt av en kund, gör insättningar av egna medel, tar ett nytt lån till företaget o.s.v. Utbetalningar uppstår när du betalar ut pengar från företaget. Företagets likvida medel eller betalningsberedskap är inbetalningarna minus utbetalningarna. Tänk på att företagets resultat inte är liktydigt med hur mycket pengar som finns tillgängliga för närvarande.
Intäkter och kostnader – Inkomsterna under en viss period är företagets intäkter och utgifterna under samma period är företagets kostnader. Kostnader är det som förbrukats och intäkter de varor eller tjänster som sålts under en aktuell period. Företagets resultat är skillnaden mellan intäkterna och kostnaderna.
Dubbel bokföring, debet och kredit – Det vanligaste sättet att bokföra på är dubbel bokföring. Tanken med dubbel bokföring är att man på en och samma gång ska kunna se hur en affärshändelse påverkar både resultatet och den ekonomiska balansen. Det betyder att debet och kredit alltid måste vara lika stora.
Debet betyder vänster sida av ett konto och kredit höger sida av ett konto i bokföringen. När du debiterar ett konto för du aktuellt belopp på kontots vänstra sida och när du krediterar för du beloppet på kontots högra sida. Skillnaden mellan debet och kredit på ett konto är kontots saldo.
Tillgångar och skulder – Företagets tillgångar delas upp i anläggningstillgångar och omsättningstillgångar. Anläggningstillgångarna är vad som används eller innehas av företaget under en längre tid. Några exempel är aktieinnehav, fastigheter, maskiner och inventarier. Även så kallade immateriella tillgångar, t.ex. patent, räknas som anläggningstillgångar. Omsättningstillgångar är tillgångar som finns i företaget under en kortare tid (högst ett år), exempelvis lager, kundfordringar, kassa, bankgiro.
Företagets skulder delas upp i långfristiga och kortfristiga. Skulder som inte ska betalas inom det närmaste året, t.ex. banklån, räknas som långfristiga. Kortfristiga skulder är sådana som finns i företaget under en kortare tid. Det kan bland annat vara leverantörsskulder, moms- och skatteskulder, personalskatt eller kortfristiga lån.
Verifikationer – En verifikation är den skriftliga handling som visar att en affärshändelse ägt rum. Verifikationerna kan bestå av kvitton, fakturor, bankbesked, löneutbetalningar och finns i både fysisk och elektronisk form.
Debet och kredit
Debet och kredit är två ord som är vanliga inom bokföringsvärlden och som är bra att ha koll på.
Debet - Är alltid kolumnen på vänster sida.
Kredit – Är alltid kolumnen till höger sida.
Pengar rör sig från ett ställe till ett annat hela tiden. Det rör sig från bankkontot till exempelvis inköp av kontorsprodukter, och till bankkontot från din försäljning. Det är alltså något som minskar och något som ökar, där med två sidor av en transaktion. På vänstra sidan har du debet och på högra sidan kredit. För att allt ska vara rätt i bokföringen måste det finnas en balans mellan debet och kredit, det ska alltså vara lika stor summa i båda kolumner.
Läs gärna mer om debet och kredit i vår guide med exempel på inköp och försäljning ›
Kontantmetoden eller faktureringsmetoden?
Det finns två olika metoder som du kan göra din bokföring på, nämligen kontantmetoden (som också kallas bokslutsmetoden) och faktureringsmetoden. Om ditt företag omsätter mindre än 3 miljoner kronor kan du välja metod, men omsätter du mer så måste du använda faktureringsmetoden.
Kontantmetoden
Att använda kontantmetoden innebär att du inte bokför dina kund- och leverantörsfakturor förrän du fått betalt från kunden respektive betalt din leverantör. Kontantmetoden anses ofta vara en enklare metod än faktureringsmetoden, då du aldrig bokar upp någon kundfordran eller leverantörsskuld. Istället bokför du inköp och försäljning med tillhörande moms på samma datum som betalning sker.
Konto | Debet | Kredit |
---|---|---|
3001 Försäljning | 10 000 | |
2611 Utgående moms 25% | 2 500 | |
1930 Bank | 12 500 |
Faktureringsmetoden
Använder du dig faktureringsmetoden bokför du kund- och leverantörsfakturorna i två olika steg. När du skapar och skickar en faktura till din kund bokar du upp försäljning, moms och kundfordran. På motsvarande sätt bokar du inköp, moms och leverantörsskuld när du erhåller en leverantörsfaktura. På så sätt håller du din bokföring uppdaterad och kan enkelt få dagsaktuell information om hur stora fordringar du har på dina kunder, samt hur stora skulder du har till dina leverantörer. Vid betalningstillfället bokar du sedan bort fordran eller skulden mot ditt bankkonto.
När du skapar och skickar fakturan till kunden bokför du fordringen i debet på konto 1510 på fakturadatumet.
Konto | Debet | Kredit |
---|---|---|
3001 Försäljning | 10 000 | |
2611 Utgående moms 25% | 2 500 | |
1510 Kundfordringar | 12 500 |
När du får betalt från kunden bokför du bort kundfordringen genom att kreditera konto 1510.
Konto | Debet | Kredit |
---|---|---|
1510 Kundfordringar | 12 500 | |
1930 Bank | 12 500 |
Lär dig mer om kontant- och faktureringsmetoden för att veta vilken metod som passar ditt företag bäst.
Kontoplan
En kontoplan är en lista över alla konton som ett företag använder för att bokföra företagets affärshändelser.
De flesta bokföringsprogram, inklusive Fortnox Bokföring , bygger på BAS-kontoplanen . Det är den kontoplan som används av de allra flesta företag och organisationer, oberoende av företagsform, bransch och ägandeform. Den anknyter till både lagstiftning och aktuella redovisningsrekommendationer.
Så här har kontoklasserna delats in i BAS-kontoplanen
Klass 1 | Tillgångar |
Klass 2 | Eget kapital och skulder |
Klass 3 | Rörelsens intäkter |
Klass 4 | Kostnader för varor, material och vissa köpta tjänster |
Klass 5 | Övriga externa kostnader (t.ex. kostnader för lokaler, fastigheter, förbrukning, transporter, resor och reklam) |
Klass 6 | Övriga externa kostnader (t.ex. kostnader för kontorsmaterial, tele, försäkringar, övrigt) |
Klass 7 | Personalkostnader och avskrivningar |
Klass 8 | Finansiella poster, extraordinära poster, bokslutsdispositioner, skatt |
Kontona i BAS-kontoplanen består av fyra siffror enligt följande gruppering:
Kontoklass | 6 | Övriga externa rörelseutgifter/kostnader |
Kontogrupp | 62 | Tele och post |
Gruppkonto | 6200 | Tele och post |
Huvudkonto | 6210 | Telekommunikation |
Underkonto | 6212 | Mobiltelefoni |
Det finns tio kontoklasser i BAS-kontoplanen som är numrerade 0–9. Kontoklass 0 och 9 används mest för internt bruk. Du kommer att använda de övriga kontoklasserna som styrs av den första siffran i kontonumret.
Anpassa din kontoplan
När du lägger upp din kontoplan kan du välja att använda en gemensam kontogrupp, som egentligen innehåller flera olika konton, eller dela upp bokföringen på de olika underkontona. Hur du väljer att göra är upp till dig hur noggrann kontroll du vill ha på din bokföring.
Säg att du vill ha en bättre koll på vilka företagets reklamkostnader är, fördelade på olika format. Då kan du – istället för att bokföra alla kostnader på Reklam och PR i kontogruppen 5900 (reklam och PR) – använda följande underkonton i kontoplanen:
Konto | Benämning |
---|---|
5910 | Annonsering |
5920 | Utomhus- och trafikreklam |
5930 | Reklamtrycksaker och direktreklam |
5940 | Utställningar och mässor |
5950 | Butiksreklam och återförsäljarreklam |
5960 | Varuprover, reklamgåvor, presentreklam och tävlingar |
5970 | Film-, radio-, TV-, och internetreklam |
5980 | PR, institutionell reklam och sponsring |
5990 | Övriga kostnader för reklam och PR |
I vissa branscher är det smidigt att lägga upp företagets rörliga kostnader i kontoklass 4. Om du t.ex. är en åkeriföretagare eller skogsentreprenör lägger du upp de kostnader som uppstår när du vrider på startnyckeln. Då kan kontoplanen se ut enligt följande på de konton som börjar med siffran 4:
Konto | Benämning |
---|---|
4211 | Rep. och underhåll (inkl. reservdelar) |
4212 | Smörjning, service |
4213 | Tvätt |
4216 | Däck |
4220 | Drivmedel |
4230 | Fordons- och maskinhyror |
4240 | Fordonsskatt och försäkring |
4270 | Köpta tjänster (t.ex. tippavgifter, vägavgifter) |
4276 | Mobiltelefon i fordon |
4280 | Garagekostnader |
4299 | Övriga rörliga kostnader |
4660 | Inhyrda förare (F-skattare) |
Här hittar du mer information om hur kontoplan fungerar i Fortnox program.
Bokföring i praktiken
Det är viktigt att bokföra ofta – inte bara för att det i många fall krävs enligt lagen, utan också för att det ger dig en bättre koll på företagets ekonomi. Alla affärshändelser ska förstås bokföras, men kraven på hur ofta du måste bokföra beror på vilken typ av affärshändelser det gäller.
Många av nutidens bokföringsprogram hjälper dig att bokföra till exempel inbetalningar och utbetalningar och kvitton automatiskt. Allt för att din bokföring ska vara uppdaterad och du ska ha en bättre kontroll. Här och nu.
Enligt bokföringslagen måste du bokföra alla kontanta in- och utbetalningar senast påföljande arbetsdag. Har du kontanta affärer och inte bokför varje dag så för du in alla kassaförändringar i en kassajournal/bok. I kassajournalen noterar du affärshändelsens datum, anger vad affärshändelsen avser, in- eller utbetalningens belopp och saldo. Saldot ska givetvis hela tiden stämma överens med de pengar som finns i kassan. I de allra flesta fall så sköts detta automatiskt av ditt kassasystem.
Det är bara de poster som bokförs på kassakontot (konto 1910) i bokföringen som ska noteras i kassajournalen. Saldot får aldrig bli minus på kontot. Då har du antingen fört in ett felaktigt belopp eller glömt att föra in ett belopp.
Affärshändelser som inte innefattar kontanta in- och utbetalningar får du vänta lite längre med att bokföra. De här reglerna gäller:
In- och utbetalningar kontant ska bokföras senast dagen efter, då affärshändelsen inträffade.
Exempel 1: Om en affärshändelse sker en måndag ska den bokföras senast på tisdagen.
Exempel 2: Om affärshändelsen sker på en fredag och verksamheten har stängt lördag och söndag, ska bokföringen ske senast på måndagen.
Övriga affärshändelser ska bokföras då företaget har tillräckliga uppgifter om transaktionen, det kan exempelvis vara datum och belopp. Det finns dock en regel som gör det möjligt att vänta tills dess att en faktura eller motsvarande har skickats ut eller tagits emot. Om företaget använder sig av denna regel måste den användas konsekvent under hela räkenskapsåret. Det finns dock undantag.
5 kap. 2§ BFL – kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast påföljande arbetsdag. Andra affärshändelser ska bokföras så snart det kan ske.
Oavsett hur länge du kan vänta är det nästan alltid mest praktiskt att bokföra så snart som möjligt, med affärshändelsen i färskt minne. Om du bokför enligt fakturametoden bokför du dina kundfakturor som kundfordringar i samband med att du skickar dem. När du fått betalt bokför du bort skulden. Samma procedur gäller för leverantörsfakturor.
Om du använder kontantmetoden bokför du inga fordringar eller skulder, utan bokför först i samband med betalningen.
Ingående balans
Det första steget när du börjar bokföra är att föra in företagets ekonomiska ställning vid bokföringsårets början, vilket kallas för ingående balans. Bara balanskonton (konton i kontoklass 1 och 2) ska ha ingående balans och tillgångarna ska balansera – tillgångarna ska vara lika stora eget kapital och skulder.
Om ditt företag är nystartat gör du en så kallad öppningsbalansräkning som innehåller företagets ställning vid starten. Eftersom företaget är nytt finns det förmodligen inga skulder att föra in, men väl tillgångar som ska användas i bolaget. Läs mer om vad öppningsbalansräkningen ska innehålla på Skatteverkets hemsida .
Om du har ett redan aktivt företag är det den utgående balansen från föregående bokslut som förs över och blir ingående balans för det nya bokföringsåret.
Här hittar du mer information om hur ingående balans fungerar i Fortnox program.
Verifikationer
Alla företagets affärshändelser ska vara knutna till en verifikation. Verifikationerna är alla olika typer av handlingar och dokumentation som visar att en affärshändelse ägt rum. Några exempel är kvitton, fakturor och bankbesked. Om du har flera likartade affärshändelser under samma dag, exempelvis betalning av leverantörsfakturor, kan du slå ihop dem till en gemensam verifikation.
när verifikationen görs.
datumet när affärshändelsen inträffat.
vad den avser.
vilket belopp det gäller.
vem som är motpart.
vilka handlingar som legat till grund för affärshändelsen och var originalhandlingarna förvaras (i vissa fall).
verifikationsnummer eller andra identifieringstecken.
organisationsnummer eller momsregistreringsnummer.
momsbelopp eller t.ex. att moms ingår eller ej ingår.
Verifikationerna ska förvaras säkert och på ett överskådligt sätt, så att du med lätthet ska kunna hitta en önskad verifikation vid behov.
Kontering av verifikationer
Att kontera verifikationerna betyder att definierar vilka konton som ska debiteras och/eller krediteras. Detta gör du direkt i ditt bokföringsprogram i registreringsvyn.
Vid kreditfakturor till kunder bokförs intäkternas minskade värde på debetsidan. När du får kreditfakturor från dina leverantörer bokför du kostnadsminskningen på kreditsidan.
Kontoklass | Debet | Kredit |
---|---|---|
Klass 1 | Tillgångarnas värde ökar | Tillgångarnas värde minskar |
Klass 2 | Skuldernas värde minskar | Skuldernas värde ökar |
Klass 3 | Intäkter minskar | Intäkter ökar |
Klass 4 | Varukostnader ökar | Varukostnader minskar |
Klass 5–6 | Övriga kostnader ökar | Övriga kostnader minskar |
Klass 7 | Personalkostnader och avskrivningar ökar | Personalkostnader och avskrivningar minskar |
Klass 8 | Finansiella kostnader, skatt, årets vinst | Finansiella intäkter, årets förlust |
Här hittar du mer information om hur verifikationer fungerar i Fortnox program.
Några bokföringsexempel
För att belysa hur några vardagliga affärshändelser bokförs i ett mindre företag ska vi titta närmare på några konkreta exempel. Vi utgår från att företaget arbetar med dubbel bokföring (debet och kredit) enligt fakturametoden och är momspliktigt. Det betyder att summan av det som skrivs på debetsidan alltid ska vara samma som summan av kreditsidan. Vi använder oss av BAS-kontoplanen.
Du investerar i några kilo skrivarpapper till företaget på ditt närmaste kontorsvaruhus. Pappret kostar 500 kr, varav 100 kr är moms. Konteringen ser ut så här:
Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
---|---|---|---|
1910 | Kassa | 500,00 | |
6110 | Kontorsmaterial | 400,00 | |
2641 | Ingående moms | 100,00 |
Ditt verifikat är kassakvittot från kontorsvaruhuset. Tänk på att inköpet var en kontant transaktion och därför måste bokföras senast påföljande arbetsdag.
Din månatliga faktura på 425 kr inklusive moms för företagsmobilen (operatörens trafikavgifter) anländer och ska bokföras så här:
Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
---|---|---|---|
2440 | Leverantörsskulder | 425,00 | |
2641 | Ingående moms | 85,00 | |
6215 | Mobiltelefoni | 340,00 |
Nu har du bokfört din skuld till leverantören, momsfodran till skatteverket samt kostnaden. När fakturan är betald ska skulden bokföras bort och pengarna bokföras in på kontot.
Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
---|---|---|---|
2440 | Leverantörsskulder | 425,00 | |
1930 | Bankkonto | 425,00 |
Skulden är nu borttagen och pengarna har lämnat företagets bankkonto.
De fakturor du skickar till kund för varor och tjänster bokförs som en fordran på kunden och som en momsskuld till Skatteverket. I vårt exempel har du sålt en skrivare till kunden och även hjälp till att installera den. Du ska därför ha betalt för både skrivaren (varan, 6 000 kr) och installationen (tjänsten, 1 000 kr).
Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
---|---|---|---|
1510 | Kundfordringar | 8 750,00 | |
3051 | Försäljning av varor inom Sverige, moms 25% | 6 000,00 | |
3041 | Försäljning av tjänster inom Sverige, moms 25% | 1 000,00 | |
2611 | Utgående moms på försäljning inom Sverige, 25% | 1 750,00 |
Nu har du bokfört din fordran på kunden och momsskulden till Skatteverket. När kunden betalat fakturan ska skulden bokföras bort och pengarna bokföras in på kontot.t
Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
---|---|---|---|
1510 | Kundfordringar | 8 750,00 | |
1930 | Bankkonto | 8 750,00 |
Egen insättning i en enskild firma ska också bokföras som en affärshändelse. I vårt exempel sätter du in 4 000 kr på företagets bankkonto och bokför insättningen så här:
Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
---|---|---|---|
1930 | Bankkonto | 4 000,00 | |
2018 | Egen insättning | 4 000,00 |
Om du har ett lån på till exempel en fastighet i företaget ska ränta och amortering bokföras på olika konton. Anledningen är att räntan är en kostnad, medan amorteringen minskar skulden. Här har du amorterat 6 500 kr och betalat 1 000 kr i ränta på ditt fastighetslån:
Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
---|---|---|---|
1930 | Bankkonto | 7 500,00 | |
2351 | Fastighetslån, långfristig del | 6 500,00 | |
8415 | Räntekostnader kreditinstitut | 1 000,00 |
Avstämningar
När månadens verifikationer är klara är det dags för avstämningar. Vid de månatliga avstämningarna kontrollerar du ett urval av balanskontona, medan du vid årsbokslutet kontrollerar alla balanskonton.
Många bokföringsprogram har avstämningar som en funktion i programmet och då görs det oftast automatiskt.
För att kunna göra avstämningar tar du fram en balansrapport, som är en sammanställning av företagets tillgångar, skulder och eget kapital vid ett specifikt tillfälle. Med hjälp av rapporten gör du i till exempel följande kontroller:
Om du har en kontantkassa ska kassan överensstämma med både kassajournalens och bokföringens saldo.
Saldot på kontoutdragen från plusgiro och bank ska överensstämma med bokföringens saldo.
Summan av de obetalda leverantörsskulderna ska överensstämma med kontot leverantörsskulder i bokföringen.
Summan av de obetalda kundfakturorna ska överensstämma med kontot kundfordringar i bokföringen.
Har du anställda stämmer du av att saldot på kontot personalskatt är detsamma som avdragen skatt på skattedeklarationen som lämnas in månaden efter utbetald lön.
Har du banklån eller andra lån stämmer du av lånebeskedens saldon när du bokför in amorteringarna mot kontot för lån.
Om du upptäcker att något saldo i bokföringen inte stämmer behöver du gå tillbaka och analysera det aktuella kontot, och göra rättelser där det behövs.
Här hittar du mer information om hur avstämningar fungerar i Fortnox program.
Arkivering av bokföring
Som bokföringsskyldig är det viktigt att ha koll på vilka regler som gäller kring arkivering av räkenskapsinformation, då det är lagstadgat att bokföring ska sparas under en viss tid i ett visst format.
Huvudregeln för arkivering av bokföring är att räkenskapsinformation ska förvaras på ett betryggande sätt i Sverige under sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. För ett företag med räkenskapsår första juli till sista juni innebär det att räkenskapsinformationen måste sparas i sju år och sex månader. Räkenskapsinformationen ska bevaras så den är i vanlig läsbar form eller i mikroskrift.
En vanlig fråga är huruvida det är tillåtet att spara underlag digitalt istället för på papper. Grundprincipen är att informationen ska lagras i sitt ursprungsformat. Har ditt företag exempelvis erhållit ett papperskvitto ska detta sparas i sitt original i sju år. Här finns det dock möjlighet till undantag. Om du tar en fotokopia eller skannar kvittot för elektronisk lagring räcker det att den digitala kopian lagras i sju år, medan papperskvittot får förstöras från och med år fyra. Samma princip gäller för andra typer av underlaget som t.ex. fakturor. För underlag som kommer in digitalt från början, exempelvis e-fakturor, räcker det med helt digital lagring. I det fallet behövs ingen utskrift eller lagring av papperskopior.
Bokför och deklarera moms
Moms är en statlig skatt som de flesta företag måste redovisa i en momsdeklaration. När du ska redovisa din moms, beror på hur ditt företags omsättning ser ut.
Hur ofta du ska deklarera moms beror på vilken momsperiod du har – månad, kvartal eller år. Vilken period som gäller ditt företag framgår av registreringsbeviset som du enkelt hittar på bolagsverkets mobilapplikation . Om företaget omsätter mindre än en miljon kan du välja årsvis momsredovisning och är omsättningen mindre än 40 miljoner kan du välja kvartals- eller månadsvis. Företag med högre omsättning måste redovisa månadsvis.
Vilka datum som gäller för dig kan du kolla upp på Skatteverkets hemsida .
Ingående och utgående moms
Enkelt förklarat är utgående moms skatt du tar ut av dina kunder vid försäljning och betalar in till staten via Skatteverket. Ingående moms är skatt du betalat när du köpt in något till ditt företag och som du sedan får tillbaka från staten. Detta redovisar du till skatteverket via en momsdeklaration.
Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
---|---|---|---|
2611 | Utgående moms på försäljning inom Sverige 25% | 10 000,00 | |
2641 | Debiterad ingående moms | 3 000,00 | |
2650 | Redovisningskonto för moms | 7 000,00 |
I det här fallet har du en momsskuld på 7 000 kr till Skatteverket. När du betalat in momsen bokför du bort skulden från kontot.
Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
---|---|---|---|
1930 | Bankkonto | 7 000,00 | |
2650 | Redovisningskonto för moms | 7 000,00 |
Du som säljer till företag i andra EU-länder måste också lämna in en så kallad periodisk sammanställning till Skatteverket. Den listar dina kunders VAT-nummer (momsregistreringsnummer inom EU) och de belopp du sålt för. Du behöver alltså känna till dina EU-kunders VAT-nummer för att kunna redovisa korrekt.
Här hittar du mer information om hur bokföring av moms fungerar i Fortnox program.
Periodiseringar
Om du vill att ditt resultat för en viss period ska vara så rättvisande som möjligt, är det en bra idé att göra vissa periodiseringar. Vilka du bör göra i ditt företag beror på vilken verksamhet du bedriver och om du har anställda – men framförallt beror det på om de är av avgörande betydelse för företagets resultat. För att bedöma detta finns en förenklingsregel. Du hittar en bra förklaring på regeln i Tidningen Balans.
Periodiseringar innebär att inkomster och utgifter bokförs på de perioder som de intjänats respektive förbrukats, tex man får en räkning på hyran för 6 månader. Då ska varje månad ta sin hyreskostnad enligt principen att kostnader ska tas upp i den period den tillhör, oavsett när den betalas. Huvudregeln är att moms ej periodiseras.
När hyresfakturan kommer bokför vi den så här:
Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
---|---|---|---|
1710 | Förutbetalda hyror | 60 000,00 | |
2440 | Leverantörsskulder | 60 000,00 |
När hyresfakturan betalas så bokförs den så här:
Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
---|---|---|---|
1930 | Bankkonto hyror | 60 000,00 | |
2440 | Leverantörsskulder | 60 000,00 |
I slutet på varje månad bokför vi denna periodisering så att varje månad tar sin del av hyreskostnaden.
Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
---|---|---|---|
5010 | Lokalhyra | 10 000,00 | |
1710 | Förutbetalda hyror | 10 000,00 |
Obs! Ovan exempel förutsätter att hyresfakturan är utan moms. Om moms inkluderas på fakturan skall denna bokföras samtidigt som betalning sker, inte när själva fakturan bokförs. Skulle hyran betalas i efterskott när den avtalade hyresperioden löpt ut redovisas momsen när hyresperioden slutar.
Här hittar du mer information om hur periodiseringar fungerar i Fortnox program.
Avskrivningar
Driver du ett företag med till exempel många maskiner, fordon eller andra anläggningstillgångar av betydande värden så förändrar avskrivningarna resultatet i allra högsta grad. Det kan i så fall vara förödande för din ekonomiska kontroll att inte bokföra avskrivningarna varje månad.
Förslitningen på anläggningstillgångarna är en kostnad för ditt företag (en värdeminskning). Hela kostnaden för den verkliga förslitningen måste dras av enligt årsredovisningslagen eftersom anläggningstillgångarna inte får övervärderas i din balansräkning.
Anläggningstillgångar och markanläggningar
Följande gäller för avskrivningar av anläggningstillgångar:
Avskrivningsunderlaget består av tillgångens anskaffningsvärde minus det beräknade restvärdet.
I anskaffningsvärdet ingår, förutom direkta inköps- eller tillverkningskostnader, även andra utgifter i samband med anskaffningen, t.ex. frakt, tull och liknande.
Anskaffning av flera inventarier med ett naturligt samband räknas som en inventarieanskaffning.
Har du fått näringsbidrag eller liknande för anskaffningen, minskar du avskrivningsunderlaget med motsvarande belopp.
Planenlig avskrivning
Anskaffningsvärdet för varje tillgång fördelas med lika stora belopp över de år som tillgången beräknas vara ekonomiskt lönsam. Man kan också räkna hur många timmar till exempel en arbetsmaskin kommer att vara ekonomiskt lönsam och dela upp anskaffningsvärdet per körd timme. Du gör alltså upp en plan för anläggningstillgångarnas värdeminskningsavdrag och gör avskrivningar enligt denna till dess att tillgången är helt avskriven.
Avskrivningar på immateriella anläggningstillgångar
Som immateriella anläggningstillgångarna räknas bland annat utgifter för licenser, patent, särskilda rättigheter till fast egendom, utgifter för forskning och utveckling m.m. De ska skrivas av enligt en fastställd plan över den ekonomiska livslängden, mellan 5–20 % per år. Skattemässig avskrivning görs på samma sätt som för maskiner och inventarier.
Avskrivningar på fastigheter och mark
Om du har en eller flera fastigheter så ska de också skrivas av. Ta hjälp av Skatteverkets rättsliga vägledning så att du vet vad som gäller för närvarande. Du får exempelvis inte skriva av tomtmark. Skriver du av en fastighet som även innehåller tomtmark får avskrivningsunderlaget bara omfatta byggnadens värde. Om du köpt tomt och byggnad samtidigt för ett gemensamt pris räknar du fram byggnadens anskaffningsvärde genom att dela upp (proportionera) priset.
Avskrivningar på markanläggningar
Markanläggningar kan till exempel vara lekplatser, trädgårdsanläggningar, parkeringsplatser, vägar och vägbroar. På markanläggningar får du göra planenliga avskrivningar med 5% per år på anskaffningsvärdet. Skogsvägar och täckdiken får du skriva av med 10% per år.
Ditt företag erhåller en leverantörsfaktura som avser inköp av kontorsmaterial värt 125 000 kr inklusive moms. Nyttjandeperioden bedöms vara 10 år och restvärdet, det vill säga vad möblerna är värda i slutet av nyttjandeperioden, uppskattas till 20 000 kr. Planenlig avskrivning tillämpas.
Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
---|---|---|---|
2440 | Leverantörsskulder | 125 000 | |
1220 | Inventarier och verktyg | 100 000 | |
2641 | Debiterad ingående moms | 25 000 |
Vid slutet av räkenskapsåret är det dags att genomföra avskrivningen. 8 000 kr skrivs av per år ((100 000 – 20 000) / 10 år).
Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
---|---|---|---|
1229 | Ackumulerade avskrivningar på inventarier och verktyg | 8 000 | |
7832 | Avskrivningar på inventarier och verktyg | 8 000 |
I och med avskrivningen som görs minskar företagets tillgång samtidigt som kostnaderna ökar.
Skillnad mellan bokföringsmässig och skattemässig avskrivning
I bokföringen ska du bokföra den verkliga förslitningen, medan du i beskattningshänseende inte får använda planenlig avskrivning. För maskiner och andra inventarier finns det tre olika metoder för skattemässiga värdeminskningsavdrag:
Omedelbar avskrivning
Räkenskapsenlig avskrivning
Restvärdeavskrivning
Omedelbar avskrivning
Om du köpt en maskin eller inventarie som du bedömer har en ekonomisk livslängd på högst tre år får du bokföra hela anskaffningsvärdet som en kostnad i resultaträkningen. Detsamma gäller om anskaffningskostnader är under ett halvt prisbasbelopp (PBB) kronor exklusive moms.
Räkenskapsenlig avskrivning
För att du ska få göra räkenskapsenlig avskrivning krävs:
att du som skattskyldig har ordnad bokföring som avslutas med årsbokslut.
att tillfredsställande utredning föreligger om vad som i beskattningshänseende är oavskrivet av inventariernas anskaffningsvärde. Räkenskapsenlig avskrivning förutsätter därför att de årliga avskrivningarna i räkenskaperna är lika med de värdeminskningsavdrag som görs i deklarationen. Det betyder att det skattemässiga restvärdet ska överensstämma med det bokföringsmässiga.
Den räkenskapsenliga avskrivningen kan ske enligt två̊ alternativ – huvudregeln eller kompletteringsregeln.
Huvudregeln 30% – Enligt huvudregeln får du göra avskrivningar på dina maskiner och inventarier med högst 30% av inventariernas värde vid räkenskapsårets slut. Om ditt första räkenskapsår är till exempel 6 månader blir avskrivningen 15% istället för 30%. Använder du dig bara av huvudregeln kommer dina inventarier och maskiner aldrig att bli fullt avskrivna.
Kompletteringsregeln 20% – Om du använder dig av kompletteringsregeln skriver du av inventarierna och maskinerna med 20% av anskaffningsvärdet per år. Om samtliga räkenskapsår omfattat 12 månader innebar det att inventarierna och maskinerna är helt avskrivna efter fem år.
Tillgång eller kostnad?
Det som avgör om något kan bokföras som en maskin eller inventarie är att den ekonomiska livslängden ska vara minst tre år och att det ekonomiska värdet ska överstiga ett halvt prisbasbelopp (PBB) för små företag. Är inte båda dessa villkor uppfyllda kan du kostnadsföra inköpet direkt.
Bara för att det är tillåtet att direktavskriva en tillgång är det inte alltid rätt. Bolagets situation och tillgångens livslängd ska avgöra om du vill direktavskriva tillgången eller balansera den och skriva av under flera år.
Här hittar du mer information om hur avskrivningar fungerar i Fortnox program.
Bokföra arbetsgivaravgifter och semesterlön
Om du har anställda och vill ha bättre kontroll över månadens kostnader kan du i samband med bokföringen av lönerna även bokföra in kostnaderna för arbetsgivaravgifter och semesterlön som uppstår i samma ögonblick.
Vi antar att företagets bruttolön var 52 000 kronor under månaden. Om vi räknar med arbetsgivaravgifter på 31,42% och semesterlön på 12% blir konteringen för dessa vid löneutbetalningstillfället följande:
Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
---|---|---|---|
7510 | Arbetsgivaravgifter | 16 338,00 | |
2730 | Lags sociala avgifter | 16 338,00 | |
7290 | Semesterlön | 6 240,00 | |
2920 | Upplupna semesterlöner | 6 240,00 |
När det månaden efter är dags att betala in arbetsgivaravgifterna blir konteringen följande om inbetalningen är gjord via bankgirot:
Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
---|---|---|---|
1930 | Bankkonto | 16 338,00 | |
2730 | Lags sociala avgifter | 16 338,00 |
Och när du betalar ut semesterlönerna:
Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
---|---|---|---|
1930 | Bankkonto | 6 240,00 | |
2920 | Upplupna semesterlöner | 6 240,00 |
Att förstå balans- och resultatrapporter
Balans- och resultatrapporten är en central del i din redovisning. Här finns alla dina affärshändelser som du har registrerat. De hamnar i antingen balans- och/eller resultatrapporten.
Balansrapporten
Balansrapporten består dels av företagets tillgångar (kontoklass 1), dels av företagets eget kapital och skulder (kontoklass 2). Tillgångarnas värde är alltid lika med eget kapital plus skulder, därav namnet balansrapport. Rapporten visar periodens ingående balans (hur mycket som finns på ett givet konto vid periodens början), periodens förändring (även kallat omslutning) och utgående balans. Ingående balans plus/minus periodens förändring är alltså lika med den utgående balansen.
Alla som varit med och finansierat ditt företags tillgångar ska finnas med på balansrapportens skuldsida.
Resultatrapporten
De intäkter och kostnader som är registrerade hamnar i resultatrapporten. Intäkterna visas först och därefter visas företagets alla kostnader uppdelade på de konton du bokfört på. Skillnaden mellan intäkterna och kostnaderna är företagets resultat och är intäkterna högre än kostnaderna har företaget gått med vinst. En förlust uppstår om kostnaderna är större än intäkterna.
Resultatrapporten visar helt enkelt hur ditt företag har gått under den period som du valt att ta ut rapporten på.
Skillnaden mellan rapporter och räkningar är att resultat- och balansrapporter kan avse vilken period eller tidpunkt som helst som du valt att studera, medan resultat- och balansräkningen alltid avser årsbokslutet (hela året).
Resultatet
Resultatet kommer alltså från resultatrapporten, men för att balansrapporten ska kunna vara i balans (det vill säga att företagets tillgångar är lika stora som skulder och eget kapital) visas resultatet även där. När årsbokslutet är klart blir årets resultat bokföringsårets sista verifikation.
Vinst
Om företaget går med vinst ska vinsten bokföras som en kostnad i resultatrapporten och som en skuld i balansrapporten.
Förlust
Skulle företaget gå med förlust bokförs det som en intäkt i resultatrapporten och som en tillgång i balansrapporten.
Bra att tänka på
För att lättare kunna förstå sammanhanget är det viktigt att du skiljer på företagets och din privata ekonomi. Vi kan göra en jämförelse med banken: När du placerar pengar på banken får banken en skuld till dig och förhoppningsvis får du ränta på de pengar du placerat. På samma sätt får företaget en skuld till dig när du sätter in pengar. Vinsten är avkastningen på ditt insatta kapital.
Avkastningen (vinsten) kan antingen betalas ut till dig eller vara kvar i företaget. Det finns specifika regler för detta, fråga gärna din redovisningsbyrå om vad som gäller för just dig och ditt företag. Om vinsten får vara kvar i företaget ökar företagets skuld till dig. Har företaget gått med förlust måste du på något sätt kompensera det. Vanligtvis sker det genom att företagets skuld till dig minskar.
Här hittar du mer information om hur resultat- och balansrapporter fungerar i Fortnox program.
Nyckeltal
Vid analys av ett företags räkenskaper är det vanligt att man utgår från ett antal olika nyckeltal för att få en snabb och bra överblick. Dessa kan vara bra att känna till för att på ett enkelt sätt se hur det går för ditt företag i jämförelse med konkurrenter och hur företaget utvecklas över tiden. Nedan redogör vi för några av de mest frekvent använda nyckeltalen.
Nettoomsättningen är det sammanlagda värdet av försäljningen i ditt företag med avdrag för moms, rabatter och andra skatter. Nettoomsättningen i kronor hittar du i resultatrapporten.
Inte sällan räknar man ut en procentuell förändring av nettoomsättningen mellan till exempel två olika räkenskapsår eller två olika kvartal för att se hur företagets intäkter har förändrats.
Vinstmarginal är ett nyckeltal som används för att bedöma ett företags lönsamhet . Ofta används det för att jämföra olika företag inom samma bransch. Vinstmarginalen tar inte hänsyn till hur företaget är finansierat.
Vinstmarginal formel:
Vinstmarginal i % = (Försäljning - Kostnader) / Försäljning
Läs mer om vinstmarginal och räkna ut det med vår kalkylator här.
Soliditet mäts i procent och är ett mått på ett företags långsiktiga betalningsförmåga. Ju högre soliditet desto bättre bedöms betalningsförmågan vara.
Soliditet formel:
Soliditet i % = Justerat eget kapital / Totalt kapital
Läs mer om soliditet och räkna ut det enkelt med vår kalkylator här.
Täckningsbidrag (TB) är ett nyckeltal som visar hur en viss produkt bidrar till att täcka de kostnader som är gemensamma för alla produkter som ett företag producerar. De produkter som har högst täckningsbidrag är också de som – i regel – ger störst vinst.
Täckningsbidrag formel:
Täckningsbidrag = Försäljningsintäkt – Rörlig kostnad
Läs mer om täckningsbidrag och räkna ut det enkelt med vår kalkylator här.
Räntabilitet räknas vanligen ut på totalt kapital (ROA) och eget kapital (ROE), men går även att räkna ut på sysselsatt och operativt kapital. Räntabiliteten är ett lönsamhetsmått som visar avkastningen på företagets kapital. Något hårdraget kan man säga att ju högre räntabilitet, desto bättre, då det visar att ägarna får en bättre avkastning på kapitalet.
Räntabilitet formel:
Räntabilitet på totalt kapital = (Rörelseresultat + Finansiella intäkter) / Totalt kapital
Räntabilitet på eget kapital = (Rörelseresultat + Finansiella intäkter) / Eget kapital
Konkreta bokföringstips
Hur bokförs en påminnelseavgift? Och ränta på skattekontot? Vi ger dig konkreta och allmänna råd om din bokföring för att det ska bli lättare för dig med kontering av olika affärshändelser.
Bokslut och årsredovisning
Din bokföring för året måste sammanställas efter ditt räkenskapsår är slut. Men hur gör du ett bokslut? Och vilken typ av bokslut ska ditt företag göra?
Om du driver en näringsverksamhet måste du upprätta en bokföring, vilket betyder att alla företagsformer är bokföringsskyldiga. Det innebär att du som företagare behöver sammanställa årets bokföring efter ditt räkenskapsår är slut. Bokslutet görs för att du ska få en rättvis bild över hur ditt företag har presterat.
Beroende på vilken typ av företag du driver, samt företagets storlek, ska du upprätta ett årsbokslut eller en mer omfattande årsredovisning. Vi berättar vad du bör tänka på innan du skickar in.
Så gör du bokslut och årsredovisning (guide) ›
Underlätta bokslutet med Fortnox
Med Bokslut & Skatt får du en helhetslösning som är integrerad med din bokföring i Fortnox. Här samlar du ditt arbete med avstämning, bokslut, årsredovisning och skatt - allt på samma ställe! Dessutom automatiseras flödet ytterligare med koppling direkt till Skatteverket och Bolagsverket.
Bokföring är ett bra underlag för beslut
Bokföring är grunden för att du ska kunna följa upp och styra ditt företag. För att se hur företaget går, ta beslut på rätt siffror och följa lagen. Alla som driver näringsverksamhet ska upprätta en bokföring, det är lag på detta. Det gäller oberoende av företagsform och verksamhetens omfattning.
Med vårt kompletta molnbaserade ekonomisystem sparar du massor av tid och får full kontroll över ditt företags ekonomi. Börja med Fortnox Bokföring och komplettera med de tjänster just du behöver.