Bokföring

Publicerad: 9 november 2021|Senast uppdaterad: 12 oktober 2023

Allt om bokföring

Bild med en glad kille klädd i grönt
Det finns flera olika sätt att hantera sin bokföring. Antingen gör du det själv med hjälp av ett modernt och automatiserat bokföringsprogram, eller väljer du att ta hjälp av en redovisningsbyrå. Eller varför inte dela på arbetet med din redovisningskonsult? Som småföretagare är det viktigt att hitta balansen. Arbete och fritid, kvalitet och kvantitet men också produktion och administration. Kärnverksamheten har alltid högst prioritet, men för att kunna styra företaget i rätt riktning behöver du också ha koll på ekonomin. Den tid du lägger på att skapa effektiva administrativa rutiner är välinvesterad. Med det sagt är det bra att känna till bokföringens grunder – och det får du hjälp med här.

Vad är bokföring, och varför ska man bokföra?

Viktiga ord och begrepp

Detta avsnitt innehåller en del ekonomiska begrepp som du behöver känna till. Om du känner att du redan har bra koll på ekonomiska resonemang kan du gå vidare till nästa del. Vi börjar med några av de vanligast förekommande begreppen.

Ord och begrepp

Inkomster och utgifter – Din inkomst uppstår i samma ögonblick som du säljer någonting, vare sig du får kontanta pengar i kassan eller skickar en kundfaktura. När du köper en vara uppstår din utgift i samma ögonblick som du betalar och får kvittot, eller när du får räkningen i handen. Inkomster och utgifter kan alltså uppstå även om inga betalningar gjorts.

Inbetalningar och utbetalningar – Inbetalningar uppstår när du får betalt av en kund, gör insättningar av egna medel, tar ett nytt lån till företaget o.s.v. Utbetalningar uppstår när du betalar ut pengar från företaget. Företagets likvida medel eller betalningsberedskap är inbetalningarna minus utbetalningarna. Tänk på att företagets resultat inte är liktydigt med hur mycket pengar som finns tillgängliga för närvarande.

Intäkter och kostnader – Inkomsterna under en viss period är företagets intäkter och utgifterna under samma period är företagets kostnader. Kostnader är det som förbrukats och intäkter de varor eller tjänster som sålts under en aktuell period. Företagets resultat är skillnaden mellan intäkterna och kostnaderna.

Dubbel bokföring, debet och kredit – Det vanligaste sättet att bokföra på är dubbel bokföring. Tanken med dubbel bokföring är att man på en och samma gång ska kunna se hur en affärshändelse påverkar både resultatet och den ekonomiska balansen. Det betyder att debet och kredit alltid måste vara lika stora.

Debet betyder vänster sida av ett konto och kredit höger sida av ett konto i bokföringen. När du debiterar ett konto för du aktuellt belopp på kontots vänstra sida och när du krediterar för du beloppet på kontots högra sida. Skillnaden mellan debet och kredit på ett konto är kontots saldo.

Tillgångar och skulder – Företagets tillgångar delas upp i anläggningstillgångar och omsättningstillgångar. Anläggningstillgångarna är vad som används eller innehas av företaget under en längre tid. Några exempel är aktieinnehav, fastigheter, maskiner och inventarier. Även så kallade immateriella tillgångar, t.ex. patent, räknas som anläggningstillgångar. Omsättningstillgångar är tillgångar som finns i företaget under en kortare tid (högst ett år), exempelvis lager, kundfordringar, kassa, bankgiro.

Företagets skulder delas upp i långfristiga och kortfristiga. Skulder som inte ska betalas inom det närmaste året, t.ex. banklån, räknas som långfristiga. Kortfristiga skulder är sådana som finns i företaget under en kortare tid. Det kan bland annat vara leverantörsskulder, moms- och skatteskulder, personalskatt eller kortfristiga lån.

Verifikationer – En verifikation är den skriftliga handling som visar att en affärshändelse ägt rum. Verifikationerna kan bestå av kvitton, fakturor, bankbesked, löneutbetalningar och finns i både fysisk och elektronisk form.


Debet och kredit

Debet och kredit

Debet och kredit är två ord som är vanliga inom bokföringsvärlden och som är bra att ha koll på.

  1. Debet - Är alltid kolumnen på vänster sida.

  2. Kredit – Är alltid kolumnen till höger sida.

Pengar rör sig från ett ställe till ett annat hela tiden. Det rör sig från bankkontot till exempelvis inköp av kontorsprodukter, och till bankkontot från din försäljning. Det är alltså något som minskar och något som ökar, där med två sidor av en transaktion. På vänstra sidan har du debet och på högra sidan kredit. För att allt ska vara rätt i bokföringen måste det finnas en balans mellan debet och kredit, det ska alltså vara lika stor summa i båda kolumner.

Läs gärna mer om debet och kredit i vår guide med exempel på inköp och försäljning ›

Kontantmetoden eller faktureringsmetoden

Kontantmetoden eller faktureringsmetoden?

Det finns två olika metoder som du kan göra din bokföring på, nämligen kontantmetoden (som också kallas bokslutsmetoden) och faktureringsmetoden. Om ditt företag omsätter mindre än 3 miljoner kronor kan du välja metod, men omsätter du mer så måste du använda faktureringsmetoden.

Kontantmetoden

Att använda kontantmetoden innebär att du inte bokför dina kund- och leverantörsfakturor förrän du fått betalt från kunden respektive betalt din leverantör. Kontantmetoden anses ofta vara en enklare metod än faktureringsmetoden, då du aldrig bokar upp någon kundfordran eller leverantörsskuld. Istället bokför du inköp och försäljning med tillhörande moms på samma datum som betalning sker.

KontoDebetKredit
3001 Försäljning10 000
2611 Utgående moms 25%2 500
1930 Bank12 500

Faktureringsmetoden

Använder du dig faktureringsmetoden bokför du kund- och leverantörsfakturorna i två olika steg. När du skapar och skickar en faktura till din kund bokar du upp försäljning, moms och kundfordran. På motsvarande sätt bokar du inköp, moms och leverantörsskuld när du erhåller en leverantörsfaktura. På så sätt håller du din bokföring uppdaterad och kan enkelt få dagsaktuell information om hur stora fordringar du har på dina kunder, samt hur stora skulder du har till dina leverantörer. Vid betalningstillfället bokar du sedan bort fordran eller skulden mot ditt bankkonto.

När du skapar och skickar fakturan till kunden bokför du fordringen i debet på konto 1510 på fakturadatumet.

KontoDebetKredit
3001 Försäljning10 000
2611 Utgående moms 25%2 500
1510 Kundfordringar12 500

När du får betalt från kunden bokför du bort kundfordringen genom att kreditera konto 1510.

KontoDebetKredit
1510 Kundfordringar12 500
1930 Bank12 500
Kontoplan

Kontoplan

En kontoplan är en lista över alla konton som ett företag använder för att bokföra företagets affärshändelser.

De flesta bokföringsprogram, inklusive Fortnox Bokföring , bygger på BAS-kontoplanen . Det är den kontoplan som används av de allra flesta företag och organisationer, oberoende av företagsform, bransch och ägandeform. Den anknyter till både lagstiftning och aktuella redovisningsrekommendationer.

Så här har kontoklasserna delats in i BAS-kontoplanen

Balanskonto – för balansrapporten
Klass 1Tillgångar
Klass 2Eget kapital och skulder
Resultatkonto – för resultatrapporten
Klass 3Rörelsens intäkter
Klass 4Kostnader för varor, material och vissa köpta tjänster
Klass 5Övriga externa kostnader (t.ex. kostnader för lokaler, fastigheter, förbrukning, transporter, resor och reklam)
Klass 6Övriga externa kostnader (t.ex. kostnader för kontorsmaterial, tele, försäkringar, övrigt)
Klass 7Personalkostnader och avskrivningar
Klass 8Finansiella poster, extraordinära poster, bokslutsdispositioner, skatt

Kontona i BAS-kontoplanen består av fyra siffror enligt följande gruppering:

Kontoklass6Övriga externa rörelseutgifter/kostnader
Kontogrupp62Tele och post
Gruppkonto6200Tele och post
Huvudkonto6210Telekommunikation
Underkonto6212Mobiltelefoni

Det finns tio kontoklasser i BAS-kontoplanen som är numrerade 0–9. Kontoklass 0 och 9 används mest för internt bruk. Du kommer att använda de övriga kontoklasserna som styrs av den första siffran i kontonumret.

Anpassa din kontoplan

När du lägger upp din kontoplan kan du välja att använda en gemensam kontogrupp, som egentligen innehåller flera olika konton, eller dela upp bokföringen på de olika underkontona. Hur du väljer att göra är upp till dig hur noggrann kontroll du vill ha på din bokföring.

Exempel: Reklamkostnader

Säg att du vill ha en bättre koll på vilka företagets reklamkostnader är, fördelade på olika format. Då kan du – istället för att bokföra alla kostnader på Reklam och PR i kontogruppen 5900 (reklam och PR) – använda följande underkonton i kontoplanen:

KontoBenämning
5910Annonsering
5920Utomhus- och trafikreklam
5930Reklamtrycksaker och direktreklam
5940Utställningar och mässor
5950Butiksreklam och återförsäljarreklam
5960Varuprover, reklamgåvor, presentreklam och tävlingar
5970Film-, radio-, TV-, och internetreklam
5980PR, institutionell reklam och sponsring
5990Övriga kostnader för reklam och PR
Exempel: Rörliga kostnader i kontoklass 4

I vissa branscher är det smidigt att lägga upp företagets rörliga kostnader i kontoklass 4. Om du t.ex. är en åkeriföretagare eller skogsentreprenör lägger du upp de kostnader som uppstår när du vrider på startnyckeln. Då kan kontoplanen se ut enligt följande på de konton som börjar med siffran 4:

KontoBenämning
4211Rep. och underhåll (inkl. reservdelar)
4212Smörjning, service
4213Tvätt
4216Däck
4220Drivmedel
4230Fordons- och maskinhyror
4240Fordonsskatt och försäkring
4270Köpta tjänster (t.ex. tippavgifter, vägavgifter)
4276Mobiltelefon i fordon
4280Garagekostnader
4299Övriga rörliga kostnader
4660Inhyrda förare (F-skattare)
Bokföring i praktiken

Bokföring i praktiken

Det är viktigt att bokföra ofta – inte bara för att det i många fall krävs enligt lagen, utan också för att det ger dig en bättre koll på företagets ekonomi. Alla affärshändelser ska förstås bokföras, men kraven på hur ofta du måste bokföra beror på vilken typ av affärshändelser det gäller.

Många av nutidens bokföringsprogram hjälper dig att bokföra till exempel inbetalningar och utbetalningar och kvitton automatiskt. Allt för att din bokföring ska vara uppdaterad och du ska ha en bättre kontroll. Här och nu.

Enligt bokföringslagen måste du bokföra alla kontanta in- och utbetalningar senast påföljande arbetsdag. Har du kontanta affärer och inte bokför varje dag så för du in alla kassaförändringar i en kassajournal/bok. I kassajournalen noterar du affärshändelsens datum, anger vad affärshändelsen avser, in- eller utbetalningens belopp och saldo. Saldot ska givetvis hela tiden stämma överens med de pengar som finns i kassan. I de allra flesta fall så sköts detta automatiskt av ditt kassasystem.

Det är bara de poster som bokförs på kassakontot (konto 1910) i bokföringen som ska noteras i kassajournalen. Saldot får aldrig bli minus på kontot. Då har du antingen fört in ett felaktigt belopp eller glömt att föra in ett belopp.

Affärshändelser som inte innefattar kontanta in- och utbetalningar får du vänta lite längre med att bokföra. De här reglerna gäller:

Regler

In- och utbetalningar kontant ska bokföras senast dagen efter, då affärshändelsen inträffade.

  • Exempel 1: Om en affärshändelse sker en måndag ska den bokföras senast på tisdagen.

  • Exempel 2: Om affärshändelsen sker på en fredag och verksamheten har stängt lördag och söndag, ska bokföringen ske senast på måndagen.

Övriga affärshändelser ska bokföras då företaget har tillräckliga uppgifter om transaktionen, det kan exempelvis vara datum och belopp. Det finns dock en regel som gör det möjligt att vänta tills dess att en faktura eller motsvarande har skickats ut eller tagits emot. Om företaget använder sig av denna regel måste den användas konsekvent under hela räkenskapsåret. Det finns dock undantag.

5 kap. 2§ BFL – kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast påföljande arbetsdag. Andra affärshändelser ska bokföras så snart det kan ske.

Oavsett hur länge du kan vänta är det nästan alltid mest praktiskt att bokföra så snart som möjligt, med affärshändelsen i färskt minne. Om du bokför enligt fakturametoden bokför du dina kundfakturor som kundfordringar i samband med att du skickar dem. När du fått betalt bokför du bort skulden. Samma procedur gäller för leverantörsfakturor.

Om du använder kontantmetoden bokför du inga fordringar eller skulder, utan bokför först i samband med betalningen.

Ingående balans

Det första steget när du börjar bokföra är att föra in företagets ekonomiska ställning vid bokföringsårets början, vilket kallas för ingående balans. Bara balanskonton (konton i kontoklass 1 och 2) ska ha ingående balans och tillgångarna ska balansera – tillgångarna ska vara lika stora eget kapital och skulder.

Om ditt företag är nystartat gör du en så kallad öppningsbalansräkning som innehåller företagets ställning vid starten. Eftersom företaget är nytt finns det förmodligen inga skulder att föra in, men väl tillgångar som ska användas i bolaget. Läs mer om vad öppningsbalansräkningen ska innehålla på Skatteverkets hemsida .

Om du har ett redan aktivt företag är det den utgående balansen från föregående bokslut som förs över och blir ingående balans för det nya bokföringsåret.

Verifikationer

Alla företagets affärshändelser ska vara knutna till en verifikation. Verifikationerna är alla olika typer av handlingar och dokumentation som visar att en affärshändelse ägt rum. Några exempel är kvitton, fakturor och bankbesked. Om du har flera likartade affärshändelser under samma dag, exempelvis betalning av leverantörsfakturor, kan du slå ihop dem till en gemensam verifikation.

Vad ska verifikationer innehålla?
  • när verifikationen görs.

  • datumet när affärshändelsen inträffat.

  • vad den avser.

  • vilket belopp det gäller.

  • vem som är motpart.

  • vilka handlingar som legat till grund för affärshändelsen och var originalhandlingarna förvaras (i vissa fall).

  • verifikationsnummer eller andra identifieringstecken.

  • organisationsnummer eller momsregistreringsnummer.

  • momsbelopp eller t.ex. att moms ingår eller ej ingår.

Verifikationerna ska förvaras säkert och på ett överskådligt sätt, så att du med lätthet ska kunna hitta en önskad verifikation vid behov.

Kontering av verifikationer

Att kontera verifikationerna betyder att definierar vilka konton som ska debiteras och/eller krediteras. Detta gör du direkt i ditt bokföringsprogram i registreringsvyn.

Lathund vid kontering

Vid kreditfakturor till kunder bokförs intäkternas minskade värde på debetsidan. När du får kreditfakturor från dina leverantörer bokför du kostnadsminskningen på kreditsidan.

KontoklassDebetKredit
Klass 1Tillgångarnas värde ökarTillgångarnas värde minskar
Klass 2Skuldernas värde minskarSkuldernas värde ökar
Klass 3Intäkter minskarIntäkter ökar
Klass 4Varukostnader ökarVarukostnader minskar
Klass 5–6Övriga kostnader ökarÖvriga kostnader minskar
Klass 7Personalkostnader och avskrivningar ökarPersonalkostnader och avskrivningar minskar
Klass 8Finansiella kostnader, skatt, årets vinstFinansiella intäkter, årets förlust
Bokföringsexempel

Några bokföringsexempel

För att belysa hur några vardagliga affärshändelser bokförs i ett mindre företag ska vi titta närmare på några konkreta exempel. Vi utgår från att företaget arbetar med dubbel bokföring (debet och kredit) enligt fakturametoden och är momspliktigt. Det betyder att summan av det som skrivs på debetsidan alltid ska vara samma som summan av kreditsidan. Vi använder oss av BAS-kontoplanen.

Exempel 1: Kontant inköp av skrivarpapper (kontorsmaterial)

Du investerar i några kilo skrivarpapper till företaget på ditt närmaste kontorsvaruhus. Pappret kostar 500 kr, varav 100 kr är moms. Konteringen ser ut så här:

KontoKontonamnDebetKredit
1910Kassa500,00
6110Kontorsmaterial400,00
2641Ingående moms 100,00

Ditt verifikat är kassakvittot från kontorsvaruhuset. Tänk på att inköpet var en kontant transaktion och därför måste bokföras senast påföljande arbetsdag.

Exempel 2: Mobilfaktura

Din månatliga faktura på 425 kr inklusive moms för företagsmobilen (operatörens trafikavgifter) anländer och ska bokföras så här:

KontoKontonamnDebetKredit
2440Leverantörsskulder425,00
2641Ingående moms85,00
6215Mobiltelefoni340,00

Nu har du bokfört din skuld till leverantören, momsfodran till skatteverket samt kostnaden. När fakturan är betald ska skulden bokföras bort och pengarna bokföras in på kontot.

KontoKontonamnDebetKredit
2440Leverantörsskulder425,00
1930Bankkonto425,00

Skulden är nu borttagen och pengarna har lämnat företagets bankkonto.

Exempel 3: Kundfaktura (vara och tjänst)

De fakturor du skickar till kund för varor och tjänster bokförs som en fordran på kunden och som en momsskuld till Skatteverket. I vårt exempel har du sålt en skrivare till kunden och även hjälp till att installera den. Du ska därför ha betalt för både skrivaren (varan, 6 000 kr) och installationen (tjänsten, 1 000 kr).

KontoKontonamnDebetKredit
1510Kundfordringar8 750,00
3051Försäljning av varor inom Sverige, moms 25% 6 000,00
3041Försäljning av tjänster inom Sverige, moms 25%1 000,00
2611Utgående moms på försäljning inom Sverige, 25%1 750,00

Nu har du bokfört din fordran på kunden och momsskulden till Skatteverket. När kunden betalat fakturan ska skulden bokföras bort och pengarna bokföras in på kontot.t

KontoKontonamnDebetKredit
1510Kundfordringar8 750,00
1930Bankkonto8 750,00
Exempel 4: Egen insättning i enskild firma

Egen insättning i en enskild firma ska också bokföras som en affärshändelse. I vårt exempel sätter du in 4 000 kr på företagets bankkonto och bokför insättningen så här:

KontoKontonamnDebetKredit
1930Bankkonto4 000,00
2018Egen insättning4 000,00
Exempel 5: Avbetalning på lån (amortering och ränta)

Om du har ett lån på till exempel en fastighet i företaget ska ränta och amortering bokföras på olika konton. Anledningen är att räntan är en kostnad, medan amorteringen minskar skulden. Här har du amorterat 6 500 kr och betalat 1 000 kr i ränta på ditt fastighetslån:

KontoKontonamnDebetKredit
1930Bankkonto7 500,00
2351Fastighetslån, långfristig del6 500,00
8415Räntekostnader kreditinstitut1 000,00
Avstämningar

Avstämningar

När månadens verifikationer är klara är det dags för avstämningar. Vid de månatliga avstämningarna kontrollerar du ett urval av balanskontona, medan du vid årsbokslutet kontrollerar alla balanskonton.

Många bokföringsprogram har avstämningar som en funktion i programmet och då görs det oftast automatiskt.

För att kunna göra avstämningar tar du fram en balansrapport, som är en sammanställning av företagets tillgångar, skulder och eget kapital vid ett specifikt tillfälle. Med hjälp av rapporten gör du i till exempel följande kontroller:

Kontroller
  • Om du har en kontantkassa ska kassan överensstämma med både kassajournalens och bokföringens saldo.

  • Saldot på kontoutdragen från plusgiro och bank ska överensstämma med bokföringens saldo.

  • Summan av de obetalda leverantörsskulderna ska överensstämma med kontot leverantörsskulder i bokföringen.

  • Summan av de obetalda kundfakturorna ska överensstämma med kontot kundfordringar i bokföringen.

  • Har du anställda stämmer du av att saldot på kontot personalskatt är detsamma som avdragen skatt på skattedeklarationen som lämnas in månaden efter utbetald lön.

  • Har du banklån eller andra lån stämmer du av lånebeskedens saldon när du bokför in amorteringarna mot kontot för lån.

Om du upptäcker att något saldo i bokföringen inte stämmer behöver du gå tillbaka och analysera det aktuella kontot, och göra rättelser där det behövs.

Arkivering av bokföring

Arkivering av bokföring

Som bokföringsskyldig är det viktigt att ha koll på vilka regler som gäller kring arkivering av räkenskapsinformation, då det är lagstadgat att bokföring ska sparas under en viss tid i ett visst format.

Huvudregeln för arkivering av bokföring är att räkenskapsinformation ska förvaras på ett betryggande sätt i Sverige under sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. För ett företag med räkenskapsår första juli till sista juni innebär det att räkenskapsinformationen måste sparas i sju år och sex månader. Räkenskapsinformationen ska bevaras så den är i vanlig läsbar form eller i mikroskrift.

En vanlig fråga är huruvida det är tillåtet att spara underlag digitalt istället för på papper. Grundprincipen är att informationen ska lagras i sitt ursprungsformat. Har ditt företag exempelvis erhållit ett papperskvitto ska detta sparas i sitt original i sju år. Här finns det dock möjlighet till undantag. Om du tar en fotokopia eller skannar kvittot för elektronisk lagring räcker det att den digitala kopian lagras i sju år, medan papperskvittot får förstöras från och med år fyra. Samma princip gäller för andra typer av underlaget som t.ex. fakturor. För underlag som kommer in digitalt från början, exempelvis e-fakturor, räcker det med helt digital lagring. I det fallet behövs ingen utskrift eller lagring av papperskopior.

Läs mer om lagring och arkivering av bokföring ›

Bokföra och deklarera moms

Bokför och deklarera moms

Moms är en statlig skatt som de flesta företag måste redovisa i en momsdeklaration. När du ska redovisa din moms, beror på hur ditt företags omsättning ser ut.

Hur ofta du ska deklarera moms beror på vilken momsperiod du har – månad, kvartal eller år. Vilken period som gäller ditt företag framgår av registreringsbeviset som du enkelt hittar på bolagsverkets mobilapplikation . Om företaget omsätter mindre än en miljon kan du välja årsvis momsredovisning och är omsättningen mindre än 40 miljoner kan du välja kvartals- eller månadsvis. Företag med högre omsättning måste redovisa månadsvis.

Vilka datum som gäller för dig kan du kolla upp på Skatteverkets hemsida .

Ingående och utgående moms

Enkelt förklarat är utgående moms skatt du tar ut av dina kunder vid försäljning och betalar in till staten via Skatteverket. Ingående moms är skatt du betalat när du köpt in något till ditt företag och som du sedan får tillbaka från staten. Detta redovisar du till skatteverket via en momsdeklaration.

Mer information om moms och momsdeklaration ›

Förenklad bokföring och redovisning av moms
KontoKontonamnDebetKredit
2611Utgående moms på försäljning inom Sverige 25%10 000,00
2641Debiterad ingående moms3 000,00
2650Redovisningskonto för moms7 000,00

I det här fallet har du en momsskuld på 7 000 kr till Skatteverket. När du betalat in momsen bokför du bort skulden från kontot.

KontoKontonamnDebetKredit
1930Bankkonto7 000,00
2650Redovisningskonto för moms7 000,00

Du som säljer till företag i andra EU-länder måste också lämna in en så kallad periodisk sammanställning till Skatteverket. Den listar dina kunders VAT-nummer (momsregistreringsnummer inom EU) och de belopp du sålt för. Du behöver alltså känna till dina EU-kunders VAT-nummer för att kunna redovisa korrekt.

Periodiseringar

Periodiseringar

Om du vill att ditt resultat för en viss period ska vara så rättvisande som möjligt, är det en bra idé att göra vissa periodiseringar. Vilka du bör göra i ditt företag beror på vilken verksamhet du bedriver och om du har anställda – men framförallt beror det på om de är av avgörande betydelse för företagets resultat. För att bedöma detta finns en förenklingsregel. Du hittar en bra förklaring på regeln i Tidningen Balans.

Periodiseringar innebär att inkomster och utgifter bokförs på de perioder som de intjänats respektive förbrukats, tex man får en räkning på hyran för 6 månader. Då ska varje månad ta sin hyreskostnad enligt principen att kostnader ska tas upp i den period den tillhör, oavsett när den betalas. Huvudregeln är att moms ej periodiseras.

Exempel på periodisering av hyra

När hyresfakturan kommer bokför vi den så här:

KontoKontonamnDebetKredit
1710 Förutbetalda hyror60 000,00
2440Leverantörsskulder60 000,00

När hyresfakturan betalas så bokförs den så här:

KontoKontonamnDebetKredit
1930Bankkonto hyror60 000,00
2440Leverantörsskulder60 000,00

I slutet på varje månad bokför vi denna periodisering så att varje månad tar sin del av hyreskostnaden.t

KontoKontonamnDebetKredit
5010Lokalhyra10 000,00
1710Förutbetalda hyror10 000,00

Obs! Ovan exempel förutsätter att hyresfakturan är utan moms. Om moms inkluderas på fakturan skall denna bokföras samtidigt som betalning sker, inte när själva fakturan bokförs. Skulle hyran betalas i efterskott när den avtalade hyresperioden löpt ut redovisas momsen när hyresperioden slutar.

Avskrivningar

Avskrivningar

Driver du ett företag med till exempel många maskiner, fordon eller andra anläggningstillgångar av betydande värden så förändrar avskrivningarna resultatet i allra högsta grad. Det kan i så fall vara förödande för din ekonomiska kontroll att inte bokföra avskrivningarna varje månad.

Förslitningen på anläggningstillgångarna är en kostnad för ditt företag (en värdeminskning). Hela kostnaden för den verkliga förslitningen måste dras av enligt årsredovisningslagen eftersom anläggningstillgångarna inte får övervärderas i din balansräkning.

Anläggningstillgångar och markanläggningar

Avskrivningar – anläggningstillgångar och markanläggningar

Följande gäller för avskrivningar av anläggningstillgångar:

  • Avskrivningsunderlaget består av tillgångens anskaffningsvärde minus det beräknade restvärdet.

  • I anskaffningsvärdet ingår, förutom direkta inköps- eller tillverkningskostnader, även andra utgifter i samband med anskaffningen, t.ex. frakt, tull och liknande.

  • Anskaffning av flera inventarier med ett naturligt samband räknas som en inventarieanskaffning.

  • Har du fått näringsbidrag eller liknande för anskaffningen, minskar du avskrivningsunderlaget med motsvarande belopp.

Planenlig avskrivning

Anskaffningsvärdet för varje tillgång fördelas med lika stora belopp över de år som tillgången beräknas vara ekonomiskt lönsam. Man kan också räkna hur många timmar till exempel en arbetsmaskin kommer att vara ekonomiskt lönsam och dela upp anskaffningsvärdet per körd timme. Du gör alltså upp en plan för anläggningstillgångarnas värdeminskningsavdrag och gör avskrivningar enligt denna till dess att tillgången är helt avskriven.

Avskrivningar på immateriella anläggningstillgångar

Som immateriella anläggningstillgångarna räknas bland annat utgifter för licenser, patent, särskilda rättigheter till fast egendom, utgifter för forskning och utveckling m.m. De ska skrivas av enligt en fastställd plan över den ekonomiska livslängden, mellan 5–20 % per år. Skattemässig avskrivning görs på samma sätt som för maskiner och inventarier.

Avskrivningar på fastigheter och mark

Om du har en eller flera fastigheter så ska de också skrivas av. Ta hjälp av Skatteverkets rättsliga vägledning så att du vet vad som gäller för närvarande. Du får exempelvis inte skriva av tomtmark. Skriver du av en fastighet som även innehåller tomtmark får avskrivningsunderlaget bara omfatta byggnadens värde. Om du köpt tomt och byggnad samtidigt för ett gemensamt pris räknar du fram byggnadens anskaffningsvärde genom att dela upp (proportionera) priset.

Avskrivningar på markanläggningar

Markanläggningar kan till exempel vara lekplatser, trädgårdsanläggningar, parkeringsplatser, vägar och vägbroar. På markanläggningar får du göra planenliga avskrivningar med 5% per år på anskaffningsvärdet. Skogsvägar och täckdiken får du skriva av med 10% per år.

Bokföringsexempel

Ditt företag erhåller en leverantörsfaktura som avser inköp av kontorsmaterial värt 125 000 kr inklusive moms. Nyttjandeperioden bedöms vara 10 år och restvärdet, det vill säga vad möblerna är värda i slutet av nyttjandeperioden, uppskattas till 20 000 kr. Planenlig avskrivning tillämpas.

KontoKontonamnDebetKredit
2440Leverantörsskulder125 000
1220Inventarier och verktyg100 000
2641Debiterad ingående moms25 000

Vid slutet av räkenskapsåret är det dags att genomföra avskrivningen. 8 000 kr skrivs av per år ((100 000 – 20 000) / 10 år).

KontoKontonamnDebetKredit
1229Ackumulerade avskrivningar på inventarier och verktyg8 000
7832Avskrivningar på inventarier och verktyg8 000

I och med avskrivningen som görs minskar företagets tillgång samtidigt som kostnaderna ökar.

Skillnad mellan bokföringsmässig och skattemässig avskrivning

I bokföringen ska du bokföra den verkliga förslitningen, medan du i beskattningshänseende inte får använda planenlig avskrivning. För maskiner och andra inventarier finns det tre olika metoder för skattemässiga värdeminskningsavdrag:

  • Omedelbar avskrivning

  • Räkenskapsenlig avskrivning

  • Restvärdeavskrivning

Omedelbar- och räkenskapsenlig avskrivning

Omedelbar avskrivning

Om du köpt en maskin eller inventarie som du bedömer har en ekonomisk livslängd på högst tre år får du bokföra hela anskaffningsvärdet som en kostnad i resultaträkningen. Detsamma gäller om anskaffningskostnader är under ett halvt prisbasbelopp (PBB) kronor exklusive moms.

Räkenskapsenlig avskrivning

För att du ska få göra räkenskapsenlig avskrivning krävs:

  • att du som skattskyldig har ordnad bokföring som avslutas med årsbokslut.

  • att tillfredsställande utredning föreligger om vad som i beskattningshänseende är oavskrivet av inventariernas anskaffningsvärde. Räkenskapsenlig avskrivning förutsätter därför att de årliga avskrivningarna i räkenskaperna är lika med de värdeminskningsavdrag som görs i deklarationen. Det betyder att det skattemässiga restvärdet ska överensstämma med det bokföringsmässiga.

Den räkenskapsenliga avskrivningen kan ske enligt två̊ alternativ – huvudregeln eller kompletteringsregeln.

  • Huvudregeln 30% – Enligt huvudregeln får du göra avskrivningar på dina maskiner och inventarier med högst 30% av inventariernas värde vid räkenskapsårets slut. Om ditt första räkenskapsår är till exempel 6 månader blir avskrivningen 15% istället för 30%. Använder du dig bara av huvudregeln kommer dina inventarier och maskiner aldrig att bli fullt avskrivna.

  • Kompletteringsregeln 20% – Om du använder dig av kompletteringsregeln skriver du av inventarierna och maskinerna med 20% av anskaffningsvärdet per år. Om samtliga räkenskapsår omfattat 12 månader innebar det att inventarierna och maskinerna är helt avskrivna efter fem år.

Tillgång eller kostnad?

Det som avgör om något kan bokföras som en maskin eller inventarie är att den ekonomiska livslängden ska vara minst tre år och att det ekonomiska värdet ska överstiga ett halvt prisbasbelopp (PBB) för små företag. Är inte båda dessa villkor uppfyllda kan du kostnadsföra inköpet direkt.

Bara för att det är tillåtet att direktavskriva en tillgång är det inte alltid rätt. Bolagets situation och tillgångens livslängd ska avgöra om du vill direktavskriva tillgången eller balansera den och skriva av under flera år.

Semester och semesterlön

Bokföra arbetsgivaravgifter och semesterlön

Om du har anställda och vill ha bättre kontroll över månadens kostnader kan du i samband med bokföringen av lönerna även bokföra in kostnaderna för arbetsgivaravgifter och semesterlön som uppstår i samma ögonblick.

Exempel

Vi antar att företagets bruttolön var 52 000 kronor under månaden. Om vi räknar med arbetsgivaravgifter på 31,42% och semesterlön på 12% blir konteringen för dessa vid löneutbetalningstillfället följande:

KontoKontonamnDebetKredit
7510Arbetsgivaravgifter16 338,00
2730Lags sociala avgifter16 338,00
7290Semesterlön6 240,00
2920Upplupna semesterlöner6 240,00

När det månaden efter är dags att betala in arbetsgivaravgifterna blir konteringen följande om inbetalningen är gjord via bankgirot:

KontoKontonamnDebetKredit
1930Bankkonto16 338,00
2730Lags sociala avgifter16 338,00

Och när du betalar ut semesterlönerna:

KontoKontonamnDebetKredit
1930Bankkonto6 240,00
2920Upplupna semesterlöner6 240,00
Att förstå balans- och resultatrapporter

Att förstå balans- och resultatrapporter

Balans- och resultatrapporten är en central del i din redovisning. Här finns alla dina affärshändelser som du har registrerat. De hamnar i antingen balans- och/eller resultatrapporten.

Balansrapporten

Balansrapporten består dels av företagets tillgångar (kontoklass 1), dels av företagets eget kapital och skulder (kontoklass 2). Tillgångarnas värde är alltid lika med eget kapital plus skulder, därav namnet balansrapport. Rapporten visar periodens ingående balans (hur mycket som finns på ett givet konto vid periodens början), periodens förändring (även kallat omslutning) och utgående balans. Ingående balans plus/minus periodens förändring är alltså lika med den utgående balansen.

Alla som varit med och finansierat ditt företags tillgångar ska finnas med på balansrapportens skuldsida.

Resultatrapporten

De intäkter och kostnader som är registrerade hamnar i resultatrapporten. Intäkterna visas först och därefter visas företagets alla kostnader uppdelade på de konton du bokfört på. Skillnaden mellan intäkterna och kostnaderna är företagets resultat och är intäkterna högre än kostnaderna har företaget gått med vinst. En förlust uppstår om kostnaderna är större än intäkterna.

Resultatrapporten visar helt enkelt hur ditt företag har gått under den period som du valt att ta ut rapporten på.

Skillnaden mellan rapporter och räkningar är att resultat- och balansrapporter kan avse vilken period eller tidpunkt som helst som du valt att studera, medan resultat- och balansräkningen alltid avser årsbokslutet (hela året).

Resultatet

Resultatet kommer alltså från resultatrapporten, men för att balansrapporten ska kunna vara i balans (det vill säga att företagets tillgångar är lika stora som skulder och eget kapital) visas resultatet även där. När årsbokslutet är klart blir årets resultat bokföringsårets sista verifikation.

Vinst

Om företaget går med vinst ska vinsten bokföras som en kostnad i resultatrapporten och som en skuld i balansrapporten.

Förlust

Skulle företaget gå med förlust bokförs det som en intäkt i resultatrapporten och som en tillgång i balansrapporten.

Bra att tänka på

För att lättare kunna förstå sammanhanget är det viktigt att du skiljer på företagets och din privata ekonomi. Vi kan göra en jämförelse med banken: När du placerar pengar på banken får banken en skuld till dig och förhoppningsvis får du ränta på de pengar du placerat. På samma sätt får företaget en skuld till dig när du sätter in pengar. Vinsten är avkastningen på ditt insatta kapital.

Avkastningen (vinsten) kan antingen betalas ut till dig eller vara kvar i företaget. Det finns specifika regler för detta, fråga gärna din redovisningsbyrå om vad som gäller för just dig och ditt företag. Om vinsten får vara kvar i företaget ökar företagets skuld till dig. Har företaget gått med förlust måste du på något sätt kompensera det. Vanligtvis sker det genom att företagets skuld till dig minskar.

Nyckeltal

Nyckeltal

Vid analys av ett företags räkenskaper är det vanligt att man utgår från ett antal olika nyckeltal för att få en snabb och bra överblick. Dessa kan vara bra att känna till för att på ett enkelt sätt se hur det går för ditt företag i jämförelse med konkurrenter och hur företaget utvecklas över tiden. Nedan redogör vi för några av de mest frekvent använda nyckeltalen.

Nettoomsättning

Nettoomsättningen är det sammanlagda värdet av försäljningen i ditt företag med avdrag för moms, rabatter och andra skatter. Nettoomsättningen i kronor hittar du i resultatrapporten.

Inte sällan räknar man ut en procentuell förändring av nettoomsättningen mellan till exempel två olika räkenskapsår eller två olika kvartal för att se hur företagets intäkter har förändrats.

Vinstmarginal

Vinstmarginal är ett nyckeltal som används för att bedöma ett företags lönsamhet . Ofta används det för att jämföra olika företag inom samma bransch. Vinstmarginalen tar inte hänsyn till hur företaget är finansierat.

Vinstmarginal formel:
Vinstmarginal i % = (Försäljning - Kostnader) / Försäljning

Läs mer om vinstmarginal och räkna ut det med vår kalkylator här.

Soliditet

Soliditet mäts i procent och är ett mått på ett företags långsiktiga betalningsförmåga. Ju högre soliditet desto bättre bedöms betalningsförmågan vara.

Soliditet formel:
Soliditet i % = Justerat eget kapital / Totalt kapital

Läs mer om soliditet och räkna ut det enkelt med vår kalkylator här.

Täckningsbidrag

Täckningsbidrag (TB) är ett nyckeltal som visar hur en viss produkt bidrar till att täcka de kostnader som är gemensamma för alla produkter som ett företag producerar. De produkter som har högst täckningsbidrag är också de som – i regel – ger störst vinst.

Täckningsbidrag formel:
Täckningsbidrag = Försäljningsintäkt – Rörlig kostnad

Läs mer om täckningsbidrag och räkna ut det enkelt med vår kalkylator här.

Räntabilitet

Räntabilitet räknas vanligen ut på totalt kapital (ROA) och eget kapital (ROE), men går även att räkna ut på sysselsatt och operativt kapital. Räntabiliteten är ett lönsamhetsmått som visar avkastningen på företagets kapital. Något hårdraget kan man säga att ju högre räntabilitet, desto bättre, då det visar att ägarna får en bättre avkastning på kapitalet.

Räntabilitet formel:
Räntabilitet på totalt kapital = (Rörelseresultat + Finansiella intäkter) / Totalt kapital

Räntabilitet på eget kapital = (Rörelseresultat + Finansiella intäkter) / Eget kapital

Konkreta bokföringstips

Hur bokförs en påminnelseavgift? Och ränta på skattekontot? Vi ger dig konkreta och allmänna råd om din bokföring för att det ska bli lättare för dig med kontering av olika affärshändelser.

Hitta bokföringstips för olika affärshändelser

Bokslut och årsredovisning

Din bokföring för året måste sammanställas efter ditt räkenskapsår är slut. Men hur gör du ett bokslut? Och vilken typ av bokslut ska ditt företag göra?

Om du driver en näringsverksamhet måste du upprätta en bokföring, vilket betyder att alla företagsformer är bokföringsskyldiga. Det innebär att du som företagare behöver sammanställa årets bokföring efter ditt räkenskapsår är slut. Bokslutet görs för att du ska få en rättvis bild över hur ditt företag har presterat.

Beroende på vilken typ av företag du driver, samt företagets storlek, ska du upprätta ett årsbokslut eller en mer omfattande årsredovisning. Vi berättar vad du bör tänka på innan du skickar in.

Så gör du bokslut och årsredovisning (guide)

Bokföring är ett bra underlag för beslut

Bokföring är grunden för att du ska kunna följa upp och styra ditt företag. För att se hur företaget går, ta beslut på rätt siffror och följa lagen. Alla som driver näringsverksamhet ska upprätta en bokföring, det är lag på detta. Det gäller oberoende av företagsform och verksamhetens omfattning.

Med vårt kompletta molnbaserade ekonomisystem sparar du massor av tid och får full kontroll över ditt företags ekonomi. Börja med Fortnox Bokföring och komplettera med de tjänster just du behöver.

Relaterade artiklar

Bokföring|Driva Företag|Skatter & moms|Lön

Publicerad: 16 september 2020|Senast uppdaterad: 14 november 2023

Representation – allt du behöver veta!

Reglerna kring representation upplevs ofta som krångliga och svåra att hålla reda på. Vi hjälper dig att reda ut vad som gäller vid olika typer av...

Vad är eget kapital? Vi guidar dig!

Att ha koll på och förstå innebörden av företagets egna kapital är viktigt, då storleken på detta bland annat är ett mått på företagets välmående. Vi förklarar

Vad betyder debet och kredit?

Känns företagets bokföring lite skrämmande? Inte konstigt alls – begrepp som debet och kredit kan få vem som helst att desperat googla “bokföring for dummies”.

Kom igång med Fortnox
Allt för ditt företag – på ett ställe

Är du nystartad eller vill du byta till Fortnox?
Här är paketen som gör det enklare att driva företag.

Nyfiken på mer?
Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Ta del av nyheter, kunskap och inspiration.

Genom att kontakta Fortnox kommer dina personuppgifter behandlas enligt Fortnox Integritetsmeddelande

Fortnox Företagsguide
En kunskapsbank om företagande

För inspiration och kunskap till dig som står inför att starta nytt, eller vill ta ditt bolag till nästa nivå. Vi guidar dig genom företagets olika faser och utmaningar.