Arkivering av bokföring – hur länge, och i vilket format?

Generellt om arkivering
Grundprincipen för arkivering av bokföring är att räkenskapsinformation ska förvaras på ett betryggande sätt i Sverige under sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. För ett företag med räkenskapsår första juli till sista juni innebär det att räkenskapsinformationen måste sparas i sju år och sex månader. Skyldigheten att arkivera information uppstår så fort det finns någon räkenskapsinformation att spara, det vill säga i samband med att den första verifikationen kommer till.
Vem är ansvarig för arkiveringen?
Enskilda firmor
Vem som ansvarar för arkiveringen skiljer sig åt beroende på vilken bolagsform du bedriver. För enskilda firmor är det du som fysisk person som är ansvarig för att räkenskapsinformationen bevaras. Skulle verksamheten överlåtas behåller överlåtaren i regel arkiveringsskyldigheten.
Aktiebolag och handelsbolag
Vad gäller juridiska personer såsom aktiebolag och handelsbolag är det i grunden den juridiska personen som står för ansvaret för arkiveringen. Styrelse, VD eller den som i huvudsak har ansvarat för arkiveringen är den fysiska person som bär det yttersta ansvaret för att arkiveringen går till på korrekt sätt. Vid överlåtelse av bolaget övergår skyldigheten till de som tar över verksamheten, det vill säga att räkenskapsinformationen “följer med” företaget.
Om du anlitar en redovisningsbyrå
Om du överlåter eller delar uppdraget för den löpande bokföringen med en redovisningsbyrå eller annan uppdragstagare är denne skyldig att överlåta räkenskapsinformationen till dig, vilket ofta sker i samband med skifte av räkenskapsår eller bokslut. Tänk dock på att det i slutändan är den fysiska eller juridiska personen som bolaget står i som bär det huvudsakliga ansvaret för arkiveringen, varpå det är viktigt att välja en redovisningsbyrå du känner förtroende för.
Hur ska bokföringen arkiveras?
Betryggande – Innebär att räkenskapsinformationen ska förvaras och transporteras på ett sådant sätt att det inte riskerar att förstöras eller förkomma under normala omständigheter. En betryggande plats får inte ha ökad risk för brand, översvämning, stöld eller liknande. Kontor och villafastighet är normalt godtagbara förvaringsplatser. Vad gäller elektroniskt material behöver inte detta lagras fysiskt, men likväl betryggande.
Överskådligt, åtkomligt och i ordnat skick – Räkenskapsinformationen ska vara lättåtkomlig och förvaras på ett överskådligt sätt. Revisorer och myndigheter ska utan svårighet få tillgång till informationen vid behov.
Vad ska arkiveras?
Lagtexter och Bokföringsnämnden använder sig av benämningen Räkenskapsinformation för vad som omfattas av arkiveringsplikten. Enligt Bokföringslagen innehåller räkenskapsinformation sådana sammanställningar av uppgifter som avses i:
Balansräkning
Grund- och huvudbokföring
Sidoordnad bokföring
Verifikation
Handling m.m. som en verifikation hänvisar till
Systemdokumentation och behandlingshistorik
Årsredovisning
Årsbokslut
Förenklat årsbokslut
Specifikation av balansräkningspost
Om företaget har avtal och viktiga handlingar som är av sådant innehåll att det anses ha särskild betydelse för företaget och dess verksamhet räknas dessa också till räkenskapsinformation. Exempel på sådana handlingar är beslutsprotokoll, företagsinteckningsbrev, pantbrev, aktiebrev, betalningsförelägganden och skuldebrev.
Spara underlag digitalt eller på papper – vad gäller?
Den 1 juli 2024 moderniserades bokföringslagen för att anpassas efter den digitala utvecklingen. Med den nya regeln är det alltså tillåtet att spara räkenskapsinformation i ett annat format än det ursprungliga. Detta innebär att du får kasta räkenskapsmaterial, som kvitton och fakturor, om du har sparat det digitalt – till exempel i ditt bokföringsprogram.
Du har fortfarande skyldighet att se till att räkenskapsinformationen inte riskerar att förändras eller försvinna när du digitaliserar den.
Du måste fortfarande spara informationen i sju år.
Ändringen är retroaktiv. Vilket innebär att kvitton, fakturor och andra handlingar som har överförts innan den 1 juli får kastas förutsatt att överföringen har skett i enlighet med kravet i bokföringslagen.
Läs mer om den nya regeln kring räkenskapsmaterial här.
Spara kundfakturor
Vad gäller kundfakturor är det företagets val av presentationsform i bokföringen som avgör hur fakturan ska sparas. Vilket format kunden erhåller fakturan i spelar således ingen roll.
Om bokföringen presenteras elektroniskt så ska fakturorna sparas i elektronisk form. Om bokföringen istället presenteras i pappersformat skall även fakturorna sparas i pappersform.
Molnbaserad bokföring för ökad digitalisering
Du vet väl om att Fortnox bokföringsprogram är helt molnbaserat, vilket gör att din bokföring lagras digitalt och säkert hos oss. Med hjälp av e-fakturor och smarta funktioner för att ta emot bokföringsunderlag slipper du onödigt pappersarbete med oorganiserade pärmar och mappar. Effektivt och tidssparande, så du kan lägga mer tid på annat. Bra, va?