Arkivering av bokföring – hur länge, och i vilket format?

Generellt om arkivering

Grundprincipen för arkivering av bokföring är att räkenskapsinformation ska förvaras på ett betryggande sätt i Sverige under sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. För ett företag med räkenskapsår första juli till sista juni innebär det att räkenskapsinformationen måste sparas i sju år och sex månader. Räkenskapsinformationen ska bevaras så den är i vanlig läsbar form eller i mikroskrift. Skyldigheten att arkivera information uppstår så fort det finns någon räkenskapsinformation att spara, det vill säga i samband med att den första verifikationen kommer till.

Vem är ansvarig för arkiveringen?

Enskilda firmor

Vem som ansvarar för arkiveringen skiljer sig åt beroende på vilken bolagsform du bedriver. För enskilda firmor är det du som fysisk person som är ansvarig för att räkenskapsinformationen bevaras. Skulle verksamheten överlåtas behåller överlåtaren i regel arkiveringsskyldigheten.

Aktiebolag och handelsbolag

Vad gäller juridiska personer såsom aktiebolag och handelsbolag är det i grunden den juridiska personen som står för ansvaret för arkiveringen. Styrelse, VD eller den som i huvudsak har ansvarat för arkiveringen är den fysiska person som bär det yttersta ansvaret för att arkiveringen går till på korrekt sätt. Vid överlåtelse av bolaget övergår skyldigheten till de som tar över verksamheten, det vill säga att räkenskapsinformationen “följer med” företaget.

Om du anlitar en redovisningsbyrå

Om du överlåter eller delar uppdraget för den löpande bokföringen med en redovisningsbyrå eller annan uppdragstagare är denne skyldig att överlåta räkenskapsinformationen till dig, vilket ofta sker i samband med skifte av räkenskapsår eller bokslut. Tänk dock på att det i slutändan är den fysiska eller juridiska personen som bolaget står i som bär det huvudsakliga ansvaret för arkiveringen, varpå det är viktigt att välja en redovisningsbyrå du känner förtroende för.

Hur ska bokföringen arkiveras?

• Betryggande – Innebär att räkenskapsinformationen ska förvaras och transporteras på ett sådant sätt att det inte riskerar att förstöras eller förkomma under normala omständigheter. En betryggande plats får inte ha ökad risk för brand, översvämning, stöld eller liknande. Kontor och villafastighet är normalt godtagbara förvaringsplatser. Vad gäller elektroniskt material behöver inte detta lagras fysiskt, men likväl betryggande.

  Överskådligt, åtkomligt och i ordnat skick – Räkenskapsinformationen ska vara lättåtkomlig och förvaras på ett överskådligt sätt. Revisorer och myndigheter ska utan svårighet få tillgång till informationen vid behov.

Vad ska arkiveras?

Lagtexter och Bokföringsnämnden använder sig av benämningen Räkenskapsinformation för vad som omfattas av arkiveringsplikten. Enligt Bokföringslagen  innehåller räkenskapsinformation sådana sammanställningar av uppgifter som avses i:

• Balansräkning

• Grund- och huvudbokföring

• Sidoordnad bokföring

• Verifikation

• Handling m.m. som en verifikation hänvisar till

• Systemdokumentation och behandlingshistorik

• Årsredovisning

• Årsbokslut

• Förenklat årsbokslut

• Specifikation av balansräkningspost

Om företaget har avtal och viktiga handlingar som är av sådant innehåll att det anses ha särskild betydelse för företaget och dess verksamhet räknas dessa också till räkenskapsinformation. Exempel på sådana handlingar är beslutsprotokoll, företagsinteckningsbrev, pantbrev, aktiebrev, betalningsförelägganden och skuldebrev.

Spara underlag digitalt eller på papper – vad gäller?

Huvudregeln är att all räkenskapsinformation ska sparas i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. I takt med att bokföring och fakturering blir mer och mer digital uppkommer ofta frågor på vad som är tillåtet att lagra digitalt, vad som måste lagras i pappersformat samt hur länge saker och ting behöver lagras vid olika situationer.

Spara kvitton

• Har ditt företag fått ett papperskvitto ska detta sparas i originalformat i sju år enligt huvudregeln. Om du tar en fotokopia eller skannar kvitton för elektronisk lagring räcker det dock att papperskvittot lagras i tre år, medan den digitala kopian lagras i sju år. Pappershandlingen får förstöras från och med det fjärde året.

• Får du kvittot elektroniskt behöver du inte skriva ut detta, enbart det elektroniska dokumentet behöver lagras i sju år. Om du fått ett kvitto i både pappersform och elektronisk form i nära anslutning till varandra får du välja i vilken form det ska sparas.

• Vad gäller utlägg från anställda räknas kvittot som räkenskapsinformation för företaget. Det är därför företaget i sig som är ansvarig för lagringen, då det ska behandlas som om företaget själv gjort inköpet.

• Vill du läsa mer om kvitton och hur du kan förbättra hanteringen av dessa? Se här!

Spara leverantörsfakturor

• I grunden gäller samma regler som för kvitton. Om företaget erhåller en pappersfaktura ska denna lagras i sju år. Om man däremot överför den till elektronisk form genom fotografering eller skanning får pappersdokumentet förstöras från och med år fyra. Den elektroniska kopian lagras i sju år.

• Får du en elektronisk faktura (exempelvis en e-faktura eller en PDF-faktura via mail) behöver denna inte skrivas ut, elektronisk lagring är tillräcklig. Tar företaget emot en faktura i både pappersform och elektronisk form i nära anslutning till varandra får du välja vilken form den ska lagras i.

• Har du tagit emot en elektronisk faktura men hellre vill lagra den i pappersformat går det bra att skriva ut denna. Tänk dock på att fakturan måste lagras elektroniskt i sitt originalformat innan den får förstöras från och med år fyra.

Spara kundfakturor

• Vad gäller kundfakturor är det företagets val av presentationsform i bokföringen som avgör hur fakturan ska sparas. Vilket format kunden erhåller fakturan i spelar således ingen roll.

• Om bokföringen presenteras elektroniskt så ska fakturorna sparas i elektronisk form. Om bokföringen istället presenteras i pappersformat skall även fakturorna sparas i pappersform.

Molnbaserad bokföring för ökad digitalisering

Du vet väl om att Fortnox bokföringsprogram  är helt molnbaserat, vilket gör att din bokföring lagras digitalt och säkert hos oss. Med hjälp av e-fakturor och smarta funktioner för att ta emot bokföringsunderlag slipper du onödigt pappersarbete med oorganiserade pärmar och mappar. Effektivt och tidssparande, så du kan lägga mer tid på annat. Bra, va?