Driva Företag|27 June 2018|Uppdaterad: 17 August 2022

GDPR – så hanterar du personuppgifter i mejl

En dator som symboliserar GDPR
Den 25 maj började den nya dataskyddsförordningen GDPR att gälla. Att hantera personuppgifter i mejl kan vara svårt, därför har vi samlat våra bästa tips till dig.

Mejl innehåller ofta personuppgifter och därför gäller dataskyddsförordningen. Alla i organisationen måste känna till hur mejl hanteras. Ta fram regler och se till att alla följer dem.

  • Sprid inte personuppgifter i onödan. Skicka bara personuppgifter till dem som behöver uppgifterna för sitt arbete.

  • Om du skickar mejl till många samtidigt, överväg om adresserna ska skrivas i fältet för dold kopia (bcc).

  • Det är olämpligt att använda mejl för att behandla personuppgifter långsiktigt. Mejl är inte en säker förvaring och det kan vara svårt att ta bort uppgifter när de inte längre behövs. Flytta uppgifter från mejl till lämpligare system.

  • Om ni ska använda mejl för integritetskänsliga uppgifter, använd e-post som är skyddad med kryptering.

  • När någon skickar mejl till er är utgångspunkten att ni måste informera dem om hur ni hanterar deras personuppgifter. Ni kan exempelvis länka till er integritetspolicy eller ha den redan i kontaktformuläret om ni använder ett sådant.

I Fortnox finns funktioner som hjälper dig i rollen som personuppgiftsbiträde att efterleva GDPR. Du har möjlighet att exportera, anonymisera eller radera personuppgifter.

  • Ett valt räkenskapsår kan anonymiseras. Du kan välja att anonymisera verifikationer, periodiseringar, leverantörsfakturor, kundfakturor, offerter, ordrar och kopplade filer/bilder för dessa affärshändelser.

  • Anställda kan anonymiseras i Fortnox Lön. Då tas alla personuppgifter på personalkortet bort, fritextfälten töms och anställnings-ID anonymiseras. För att anonymisera en anställda krävs en ny behörighet som tilldelas av systemadministratören.

Fakta: Fortnox, gå in på hemsidan och sök på ”GDPR” så hittar du mer och utförligare information

Relaterade artiklar

En man som står i en butik
Starta Företag|Driva Företag|12 December 2019|Uppdaterad: 5 July 2022
Vill du starta en butik? Så gör du!

Har du länge drömt om att starta en butik, och nu ska det bli verklighet? Innan du börjar finns det en hel del att tänka på innan portarna till butiken öppnas...

En kvinna som startar en e-handel via datorn
Starta Företag|Driva Företag|28 June 2022|Uppdaterad: 5 July 2022
Så startar du en e-handel

Två av tre personer handlar på internet under en genomsnittlig månad. Om ditt företag finns på nätet och har en e-handel, kan du fånga kunder som annars inte...

Allt om skatter och moms

Skatter är kanske inte det mest inspirerande ämnet för en företagare att fördjupa sig i, men nog så viktigt. Med rätt kunskaper om regelverket minimerar du både risken att det blir fel – och risken att du betalar för mycket.

Allt om import & export

Som småföretagare kan det vara mycket att tänka på när du ska arbeta med import och export. Här går vi igenom generell information – men också vad som gäller för specifika regioner.

Import- och exporthandel med USA

Att handla med länder utanför EU, som till exempel USA, innebär att flera lagar, regler och restriktioner måste efterlevas. Dessutom behöver du veta vilka

Import och export inom EU

Inom EU är det i princip fri rörlighet för varor, vilket innebär att du i regel inte behöver lämna någon tulldeklaration när du bedriver handel inom unionens

Allt om att driva företag

Ingen guide om att driva företag kan vara komplett, men här har vi samlat några av de vanligaste frågorna en företagare stöter på i sin vardag, inklusive tips på var du kan läsa mer.

Belopp och procentsatser för 2022

Arbetsgivaravgifter, traktamenten, moms och särskild löneskatt? Det är många belopp och procentsatser att hålla koll på inför varje nytt inkomstår. Håll dig

Nya lagar och regler 2021

Nytt år innebär nya lagar. Under inkomståret 2021 utvidgas rut-avdraget och taket höjs, en tillfällig pandemilag införs, och bolagsskatten sänks. Här listar vi

GDPR-guide för företagare

En ständigt aktuell fråga för alla som sysslar med personuppgifter - vilket är i princip alla organisationer och företag i dag – är EU:s dataskyddsförordning

Nya lagar och regler 2022

Nytt år innebär ofta en hel del nya lagar och regler att ta hänsyn till – så även i år. Vi har sammanställt ett antal nyheter som tillkommit i samband med

Kom igång med Fortnox
Allt för ditt företag – på ett ställe

Är du nystartad eller vill du byta till Fortnox?
Här är paketen som gör det enklare att driva företag.

Nyfiken på mer?
Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Ta del av nyheter, kunskap och inspiration.

By contacting Fortnox, your personal information will be processed in accordance with Fortnox's Privacy Notice

Fortnox Företagsguide
En kunskapsbank om företagande

För inspiration och kunskap till dig som står inför att starta nytt, eller vill ta ditt bolag till nästa nivå. Vi guidar dig genom företagets olika faser och utmaningar.