Allt om arbetsgivardeklaration på individnivå (AGI)
Vad är en Arbetsgivardeklaration (AGI)?
En arbetsgivardeklaration är till för dig som har ett företag registrerat som arbetsgivare (Arbetsgivarregistrerat företag). I arbetsgivardeklarationen ingår bruttolön, förmåner, arbetsgivaravgift samt avdragen preliminärskatt. De som appliceras för “utgifter i arbetet” ska även deklarera det i AGI:n.
Varför gör man en arbetsgivardeklaration?
Anledningen till att göra en arbetsgivardeklaration varje månad är att dina anställda ska kunna se relevanta uppgifter som arbetsgivaren lämnat in om hen.
Fördelar med arbetsgivardeklaration
Den anställde kan hela tiden se information som lämnats in hos Skatteverket på Mina sidor.
Man kan upptäcka fel i lönespecifikationen innan arbetsgivardeklarationen lämnats in och åtgärda direkt.
Istället för höga arbetstoppar med kontrolluppgifter vid årets slut, så fördelas arbetsmängden ut jämnt över hela året för löneadminstrationen.
Vad ingår i en arbetsgivardeklaration?
Nedan listar vi de delar som ingår i arbetsgivardeklarationen.
| Innehåll | Beskrivning |
|---|---|
| Bruttolön | Här ingår löner, ersättningar, skattepliktiga delen av milersättning, traktamente samt avsatt belopp till vinstandelsstiftelsen. |
| Förmåner | Saker som den anställde utnyttjar privat men bekostas av företaget. Det kan vara saker som bil, bränsle, bostad och mat m.m |
| Utgifter i arbetet | Yrkesgrupper som använder egna instrument i arbetet beviljas skattelättnader. T ex egen bil och egna verktyg. I arbetsgivardeklarationen redovisas då skatteavdraget. Villkoret är att utgifterna motsvarar 10 % av den anställdes bruttoersättning. |
| Arbetsgivaravgift | Beroende på ålder så varierar procentsatsen på arbetsgivaravgiften. I vissa fall på ålder så påverkar även bruttolönen den slutgiltiga procentsatsen. Full arbetsgivaravgift är 31,42 %. |
Behöver jag skicka in en arbetsgivardeklaration?
Alla företag som är arbetsgivarregistrerade behöver lämna in en arbetsgivardeklaration. Även ifall du inte har gjort någon form av utbetalning så behöver du fortfarande lämna in en deklaration på Skatteverket.se – välj i detta fall “deklarera noll”.
Vem ska lämna arbetsgivardeklaration?
Du ska lämna arbetsgivardeklaration varje månad om något av följande stämmer in på ditt företag eller din förening:
Du är skyldig att göra skatteavdrag.
Du är skyldig att göra skatteavdrag enligt lagen om SINK och A-SINK.
Du är skyldig att redovisa arbetsgivaravgifter.
Du har gjort ett skatteavdrag utan att behöva det.
Du är skyldig att redovisa ålderspensionsavgift
Vad är jag skyldig att informera anställda och andra betalningsmottagare om?
Det du redovisar om betalningsmottagaren till Skatteverket måste också visas för den det berör. Detta görs till exempel med en lönespecifikation eller ett pensionsbesked. Detta ska göras senast den dagen som arbetsgivardeklarationen ska lämnas in till Skatteverket.
När ska arbetsgivardeklarationen lämnas in?
Arbetsgivardeklarationen ska för de flesta företagen alltid lämnas in den 12:e varje månad (förutom januari och augusti som lämnas in den 17:e i månaden). Men detta varierar beroende på hur mycket ditt företag omsätter. Om ditt företag omsätter mer än 40 mkr så ändras inlämningsdagen från den 12:e till den 26:e varje månad.
Till exempel: Har du betalat ut lön för februari månad ska du skicka in arbetsgivardeklarationen senast den 12 mars (26 mars vid omsättning över 40 mkr).
OBS! Om den 12:e eller 26:e i månaden infaller på en helg eller röd dag ska rapportering ske nästkommande vardag.
Se specifika datum som gäller för ditt företag nedan.
Jag har betalat ut lön i mars som avser februari, när ska den redovisas?
Betalar du ut lönen i mars så ska den redovisas i deklarationen för mars, alltså skickar du in det den 12 april. Det spelar ingen roll om den anställde är timanställd eller heltidsanställd, arbetsgivaren skickar in arbetsgivardeklarationen månaden efter utbetald månad oavsett anställningsform.
Vad händer om jag skickar in en arbetsgivardeklaration för sent?
Du kan fortfarande lämna in din deklaration som vanligt även ifall sista datum är missat, dock så kan det bli aktuellt med en förseningsavgift. Ett beslut om en förseningsavgift skickas ut till dig från Skatteverket som du kan bemöta skriftligt. Skatteverket beslutar sedan ifall du ska betala en förseningsavgift eller inte. Beloppet ligger på 625 kr.
Ska jag skicka in en deklaration om jag inte har något att deklarera?
Om du inte har något att deklarera så ska du ändå lämna in en arbetsgivardeklaration men då välja alternativet “Deklarera noll” på Skatteverket.se.
Det finns dock undantag som gör att du inte behöver skicka in en arbetsgivardeklaration, se undantag nedan.
Betalar du lön eller ersättning men inte har en skyldighet att betala arbetsgivaravgifter eller göra skatteavdrag kan du välja att lämna kontrolluppgifter en gång per år.
Betalar du ut en ersättning på mindre än 1 000 kr per kalenderår.
Driver du en idrottsförening som betalar ut ersättning till idrottsutövare och ersättningen är mindre än 28 650 kronor (inkomståret 2024).
Är du säsongsregistrerad arbetsgivare behöver du bara skicka in arbetsgivardeklarationen för de månader du är aktiv.
Uppgifter till Försäkringskassan
När du har skickat in din arbetsgivardeklaration så ska du också meddela eventuella sjuklönekostnader till Försäkringskassan. Detta så att Försäkringskassan kan räkna ut ifall du ska få ersättning på grund av höga kostnader för anställdas sjukfrånvaro.
Hur skickar jag in en arbetsgivardeklaration?
Det finns tre olika sätt för arbetsgivaren att skicka in sin arbetsgivardeklaration.
Deklarera via fil. Ladda ner en XML-fil från ditt nuvarande löneprogram och skicka in via Skatteverkets hemsida.
Lämna in blankett. Du laddar ner blanketten via Skatteverkets hemsida, antigen en PDF eller papperskopia (rekommendationen är att köra PDF så att uppgifter inte misstolkas). Skickas sedan in via brev eller e-post.
API via löneprogram. Har du ett smart löneprogram till exempel Fortnox löneprogram då kan du skicka in din arbetsgivardeklaration direkt via programmet, enkelt och smidigt.
Hur rättar jag felaktiga uppgifter?
Upptäcker du att du har redovisat fel information i en arbetsgivardeklaration, då ska du lämna in en rättelse eller begära omprövning. Detta gör du på enklaste sätt genom att skicka in en helt ny arbetsgivardeklaration för aktuell redovisningsperiod.
Det är viktigt att använda samma specifikationsnummer som den ursprungliga, annars kommer den nya “rättningen” att läggas till som en ny redovisning för mottagaren och inte ersätta den gamla. Tänk också på att du inte kan ändra den avdragna skatten du gjorde vid första redovisningen till ett lägre belopp.
Vill du veta hur du gör om:
Du betalat ut för mycket ersättning.
Du vill göra ett återkrav.
Du vill rätta ett belopp som är avgiftspliktigt men som du har redovisat som avgiftsfritt.
Gå in på Skatteverket.se och läs mer.
Viktigt med bra rutiner för löneprocessen!
Tänk på att sätta en tydlig struktur med bra rutiner inom företaget för att undvika att saker blir fel i redovisningen. Sätt upp speciella datum för inlämning av tidsrapporter, kvitton, förmåner och så vidare så att ansvarig har tid på sig att stämma av att alla uppgifter stämmer. Detta gör att ni slipper merarbete i form av rättelse och informationsavstämningar.
Skicka in din arbetsgivardeklaration via Fortnox Löneprogram
Fortnox Lön gör det enkelt för dig själv att hantera lönerna i ditt företag – du får hjälp med allt från lönespecifikation till arbetsgivardeklaration. Månadens arbetsgivardeklaration skickas in med ett knapptryck tack vare en koppling mellan Fortnox och Skatteverket.