Vad är molnet egentligen?

Molnet, molntjänster, datormoln eller cloudtjänster, kärt barn har många namn. Det innebär att du lagrar exempelvis dokument, bilder eller information på en server på internet, istället för lokalt på en dator. Molntjänster betyder att du kan nå innehållet från vilken dator, surfplatta eller mobil du vill. Förutsatt att du har en internetuppkoppling.

 

Fördelar med molntjänster

  1. Tillgängligheten

    Att jobba med ett molnbaserat ekonomisystem är otroligt smidigt och flexibelt för dig som företagare. Med molntjänster får du åtkomst till ditt arbete var du än befinner dig, och på den enhet du väljer. Detta gör det möjligt för dig att jobba på språng och till exempel sköta bokföringen när du vill, var du vill. Läs mer om vad du ska tänka på när du väljer bokföringsprogram.

  2. Bättre samarbete

    Molnet möjliggör också att fler än du själv har tillgång till arbetet. Dina kollegor kan smidigt komma åt information som du delar med dem, utan att du behöver maila något. När alla kan komma åt samma saker var de än befinner sig blir samarbetet mycket smidigare och effektivare. Med ett molnbaserat ekonomisystem kan du dessutom enkelt samarbeta med din redovisningsbyrå: du väljer vad du själv vill ta hand om och vilka delar byrån ska sköta åt dig.

  3. Säkrare

    De flesta molntjänster har en hög säkerhet och jobbar hårt för att skydda dina uppgifter, det är oftast en av de främsta prioriteringarna. Att arbeta i molnet ger dig mer säkerhet och mindre problem om något skulle hända. Tänk dig att du glömmer din dator någonstans, att den plötsligt kraschar eller att den blir stulen. När ditt arbete är lagrat i molnet kan du komma åt det även om det har hänt en olycka, eftersom du inte är låst till just den datorn. Det enda du behöver göra är att logga in på en annan enhet.

  4. Slipp underhåll och få senaste versionen

    Att använda molntjänster innebär att inga servrar finns i dina lokaler. Du slipper alltså underhålla och drifta dessa själv, och du kan vara säker på att alltid ha den senaste versionen av appar och verktyg som ingår i tjänsten. Du slipper då också problem med exempelvis delning av filer, när alla i företaget garanterat har samma version. Allt detta gör det enklare för företagare att ta del av smarta IT-lösningar, utan att behöva investera i IT-kunnig personal och servrar. När molnleverantören sköter allt sådant kan du som företagare lägga din tid på själva verksamheten och det dagliga arbetet.

  5. Spara pengar

    Att sätta upp servrar och övrig IT-infrastruktur som behövs, kan komma att kräva rätt stora resursmässiga och ekonomiska kostnader. Istället för att köpa nya operativsystem, servrar och applikationer för att göra allt själv, kan du istället betala en månadsavgift till en molnleverantör. Slipp stora investeringar i licenser, IT-personal och hårdvara, och slipp underhålls- och säkerhetskostnader. De flesta molntjänster har en fast kostnad i månaden eller om året. Du betalar enbart för det du behöver och kan utöka efter behov.

  6. Supporthjälp

    När du väljer en molnleverantör ingår oftast support i abonnemanget. Om det skulle hända något med systemet finns det experthjälp att få. Det innebär att risken för oförutsedda kostnader minskar eftersom ditt företag inte behöver anlita externa konsulter för att lösa problemet.

 
Joakim Lindh om fördelarna med molntjänster

Jobba i molnet – vad säger redovisningsbyrån?

Joakim Lindh är vd på redovisningsbyrån Trimero. Här ger han byråns perspektiv på hur det är att jobba och samarbeta i molnet tillsammans med företagarna – och vilka fördelar det medför, både för kunden och byrån.
 
 

Tack vare att företagaren själv har tillgång till bokföringen kan bolagets redovisning följas i realtid.

– Till exempel kan du se vilka fakturor som har blivit betalda och hur likviditeten ser ut i bolaget, säger Joakim.

Om du som företagare skulle vilja byta redovisningsbyrå kan den nya byrån få tillgång till databasen. På så sätt finns allt underlag och all information tillgängligt för den nya byrån.

– Det underlättar en överlämning eftersom historiken är kvar och inte behöver mejlas över, säger Joakim.

Vid den årliga revisionen behöver bolagets revisor ha tillgång till underlag i bokföringen. Istället för att buda pärmar eller mejla skannade underlag kan revisorn få tillgång till redovisningen direkt i molnet.

– Det minimerar dubbelarbete för alla parter och är dessutom bättre för miljön, säger Joakim.

Om du som företagare behöver kolla upp något bland dina historiska transaktioner kan du enkelt göra det genom att själv titta i det molnbaserade systemet.

– Du slipper fråga byrån och kan få ett snabbare svar på din fundering, till exempel om du behöver kvitto på ett tidigare köp, säger Joakim.

När du jobbar i molnet kan du koppla redovisningssystemet till andra molnbaserade program för att effektivisera det administrativa arbetet. Det kan till exempel röra sig om kassasystem, lagerhantering eller tidrapportering.

– Det är en stor fördel med molnet eftersom du kan skräddarsy ett affärssystem efter behoven i ditt företag, och du sparar dessutom tid, säger Joakim.

Istället för att behöva mejla filer, eller på annat sätt skicka över dem, laddas bokföringsunderlag upp till det molnbaserade affärssystemet.

– Du kan också styra vilka som har behörighet, så att exempelvis en kund eller leverantör kan ladda upp bilagor, och även styra vilka som ska ha behörighet att se dessa, säger Joakim.

I det molnbaserade systemet kan redovisningsbyrån lägga upp attestkedjor för godkännande av exempelvis leverantörsfakturor, kvittoinköp och tidrapporter.

– De som attesterar får en egen inloggning till systemet och det går därmed att se när och av vem attesten har skett. Det blir då även enklare för byrån att veta om en transaktion är godkänd, säger Joakim.

Vissa bolag vill kunna följa upp utfallet av intäkter och kostnader på olika projekt eller avdelningar/kostnadsställen. Innan digitaliseringen var det vissa företag som skrev för hand på fakturan vilket projekt kostnaden tillhörde.

– Med en egen inloggning till systemet kan du istället ange projektkod direkt i flödet, vilket gör det mer effektivt för både dig och din byrå, säger Joakim.

När företagaren och byrån jobbar tillsammans i samma molnbaserade system kan de lättare fördela arbetet mellan varandra.

– Det är till exempel vanligt att företagaren själv skapar kundfakturor direkt i systemet. Skulle han eller hon sedan stöta på frågetecken i detta moment, kan vi på byrån enkelt hjälpa dem, säger Joakim.

 

Ett modernt ekonomisystem i molnet

 
Är du nystartad?
Läs mer om våra startpaket som gör det enkelt att komma igång med Fortnox.

Vill du byta till Fortnox?
Du kan byta när som helst under året – det spelar ingen roll om du är mitt i ett räkenskapsår. Vi hjälper dig mer än gärna att byta till Fortnox, och beroende på vilket program eller affärssystem du använder idag kan vi erbjuda olika omfattning av informationsöverföring.

Läs mer om du byter till Fortnox.

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Få unika erbjudanden, information och tips!


Genom att skicka in din e-post godkänner du användandet av dina personuppgifter enligt Fortnox Integritetsmeddelande.

Fortnox Företagsguide

Funderar du på att starta företag eller vill du ta ditt företag till nästa nivå?

Fortnox företagsguide

Kom igång med Fortnox

Är du nystartad eller vill du byta till Fortnox?

Välj ditt paket

5 3 5

Vad tyckte du om den här sidan?

Relaterade artiklar

Omsättningsbaserat stöd för enskilda firmor

Tips inför det nya löneåret 2021

Regeringens insatser för att stötta företagare

Förmånsbil – så fungerar bilförmån (Guide)

Gåvor till anställda – detta ska du tänka på!...

Vad kostar en anställd – och vad påverkar kostnade...