Bokföring|Digitalisera Byrån|25 March 2022|Uppdaterad: 27 October 2022

BDO lotsar kunderna till en digital värld

Of: Åsa Pedersen är auktoriserad redovisningskonsult och utvecklingsledare på BDO.
BDO är byrån som under flera år arbetat hårt för att sätta ett digitalt arbetssätt tillsammans med sina kunder.

– Även de kunder som först varit motsträviga har blivit mäkta förvånade över hur bra det fungerar, säger Åsa Pedersen, utvecklingsledare och auktoriserad redovisningskonsult. BDO är en stor byrå med ett tjugotal kontor runt om i landet. Att byta arbetssätt har tagit tid men byråns ledning har inte tvekat att digitalisera.

– Vi har prioriterat det av många anledningar. Det har fördelar både för oss konsulter och våra kunder och det underlättar vårt gemensamma samarbete, säger Åsa Pedersen.

Fördelarna är många. Kunden får säkra, effektiva rutiner som också är framtidssäkrade.

Redovisning som uppdateras i realtid ger tillförlitliga rapporter och underlag för beslut. Pärmar med papper blir ett minne blott.

– Vi sparar båda ofantligt mycket tid och kostnader. Vi får tid till rådgivning och kunden får tid att driva sitt företag. Som byrå har vi också ett starkt samhällsengagemang kring hållbarhet. Vi vill bidra till att göra näringslivet papperslöst med effektiva och säkra processer.

Bryta vanan
Fortfarande anser många företagare att digitalisering är lite skrämmande. BDO vill avdramatisera frågan en gång för alla.

– Det är mänskligt att tveka, vi är alla vanemänniskor. Det är svårt att bryta mönster. Men vi håller kunderna i handen hela vägen, vi släpper dem inte. När de väl förstår hur det funkar, har de svårt att förstå varför de inte hoppat på det tidigare. De vill absolut inte gå tillbaka till manuell hantering för de inser hur enkelt, effektivt och säkert det är.

Handlingsplan
Tillsammans med Fortnox la BDO fram en handlingsplan för att komma vidare och få svar på hur man skulle hjälpa kunderna på bästa sätt.

– Samarbetet med Fortnox har varit givande. På bara några månader såg vi positiva resultat i kundernas digitaliseringsgrad. Nu har vi verktygen för att ta arbetet vidare och få med fler och fler företagare på digitaliseringståget.

Bästa lösningarna
De automatiserade lösningar som gör Åsa Pedersen allra gladast är:

1 // Automatisk bankintegration
– En fantastisk lösning där kunden skickar en fil direkt från Fortnox till banken. Kunden godkänner och betalningen sker automatiskt. Sedan matchas kund och leverantörsfakturor och transaktionerna bokförs per automatik.

– Det ska jämföras med tidigare hantering där kunden gick in på sin internetbank och manuellt fyllde i alla betalningsuppgifter, för att därefter betala fakturan. En utskrift med betalningsbekräftelsen fick sedan registreras manuellt i systemet.

2 // Elektronisk fakturahantering
Tidigare har vi fått tjata på kunderna för att få in korrekt underlag till bokföringen i rätt tid. Inte roligt vare sig för kund eller konsult. Bokföringen har skett långt efter det att själva transaktionen har ägt rum.

– Med elektronisk fakturahantering slipper man all pappershantering. Fakturan skickas direkt in i systemet och den tolkas med rätt uppgifter och bokföringsförslag. Kunden kan lätt attestera i mobilen och även betala i mobilen om så önskas.

– Risken för fel, att fakturan betalas för sent eller att pappersfakturor kommer bort, försvinner helt. Det är framtidssäkert och dessutom bidrar man till ett hållbart och papperslöst samhälle.

3 // Automatiserad utläggshantering
– Vi är många som slitit vårt hår när vi fått in plastkassar med allsköns kvitton att sortera, sätta fast på ett A4-papper, kontera och stansa in. En massiv och ineffektiv arbetsinsats.

– Via en app sköter kunden nu allt enkelt och smidigt direkt i mobilen. Hela utläggshanteringen automatiseras, från attest till bokföring. Kunden fotar eller e-postar sina kvitton med appen direkt vid utläggstillfället. Man kan koppla sitt företagskort till tjänsten och alla köp som görs med kortet kommer automatiskt in till tjänsten och till rätt användare. Kvittot matchas automatiskt med kortfakturan.

– Kunden kan ansluta sitt och/eller sina anställdas Kivra-konto till utläggstjänsten. Därefter kan man sedan skicka kvitton som ska redovisas direkt till utläggstjänsten för vidare hantering.

4 // Mer flexibilitet
– Det öppnar upp för ett mer flexibelt samarbete med våra kunder. Vi kan jobba med olika delar. Kunden vill exempelvis ofta sköta faktureringen själva och resterande del av redovisningen vill de att vi hjälper till med. Detta fungerar utmärkt då faktureringsdelen är en integrerad modul i Fortnox och eliminerar dubbelarbete.

Stor trend
Samhället i form av banker, myndigheter, kunder och leverantörer – alla arbetar nu mot digitala flöden. Som småföretagare kan det vara svårt att ta sig tid till att ställa om. Här har byrån en viktig roll, menar Åsa Pedersen.

– Kunden har inte alltid har en förväntan om digitala processer ifall de inte själva är insatta. Det är vår uppgift att vara proaktiva och hjälpa dem till framgång. För att de ska lyckas behöver de stöd och vi håller dem i handen hela vägen. Vi lotsar dem in i den digitala världen.

Åsa Pedersen är auktoriserad redovisningskonsult och utvecklingsledare på BDO.

Vill du också sätta ett digitalt arbetssätt men behöver lite stöttning? Då är Fortnox Digital PT – där våra byråexperter hjälper dig igång – perfekt. Läs mer och boka ett möte här redan idag.