GDPR – så hanterar du personuppgifter i mejl

Bild som illustrerar blogginlägg

  27 jun, 2018

Den 25 maj började den nya dataskyddförordningen GDPR att gälla. Att hantera personuppgifter i mejl kan vara svårt, därför har vi samlat våra bästa tips till dig.

Mejl innehåller ofta personuppgifter och därför gäller dataskyddsförordningen. Alla i organisationen måste känna till hur mejl hanteras. Ta fram regler och se till att alla följer dem.

 

  • Sprid inte personuppgifter i onödan. Skicka bara personuppgifter till dem som behöver uppgifterna för sitt arbete.
  • Om du skickar mejl till många samtidigt, överväg om adresserna ska skrivas i fältet för dold kopia (bcc).
  • Det är olämpligt att använda mejl för att behandla personuppgifter långsiktigt. Mejl är inte en säker förvaring och det kan vara svårt att ta bort uppgifter när de inte längre behövs. Flytta uppgifter från mejl till lämpligare system.
  • Om ni ska använda mejl för integritetskänsliga uppgifter, använd e-post som är skyddad med kryptering.
  • När någon skickar mejl till er är utgångspunkten att ni måste informera dem om hur ni hanterar deras personuppgifter. Ni kan exempelvis länka till er integritetspolicy eller ha den redan i kontaktformuläret om ni använder ett sådant.

 

I Fortnox finns funktioner som hjälper dig i rollen som personuppgiftsbiträde att efterleva GDPR. Du har möjlighet att exportera, anonymisera eller radera personuppgifter.

 

  • Ett valt räkenskapsår kan anonymiseras. Du kan välja att anonymisera verifikationer, periodiseringar, leverantörsfakturor, kundfakturor, offerter, ordrar och kopplade filer/bilder för dessa affärshändelser.
  • Anställda kan anonymiseras i Fortnox Lön. Då tas alla personuppgifter på personalkortet bort, fritextfälten töms och anställnings-ID anonymiseras. För att anonymisera en anställda krävs en ny behörighet som tilldelas av systemadministratören.

Fakta: Fortnox, gå in på hemsidan och sök på ”GDPR” så hittar du mer och utförligare information

Följ oss för fler nyheter och tips

Läs vidare

9 tips som kan få småföretag att växa

Känns det som att du står och stampar på ett och samma ställe med ditt företag? Är det kanske dags att växa? Då måste du trampa upp nya vägar som kan leda dig dit du vill. Se till ...

 11 mar, 2019
Glassigt sommarjobb ledigt? Tänk på det här!

Behöver du anställa sommarjobbare i sommar? I så fall finns det en hel del du bör tänka på. Om det är en ungdom du ska anställa är det viktigt att du har koll på vilka särskilda re...

 19 mar, 2019
Så berörs ditt företag av AGI

Den stora nyheten just nu inom löneområdet är AGI, arbetsgivardeklaration på individnivå, och snart börjar den gälla för alla arbetsgivare - oavsett bransch eller antal anställda. ...

 13 Nov, 2018

Vill du kontakta oss?

Har du frågor om våra program eller någon annan fundering? Vi har samlat alla kontaktuppgifter på en sida.

Kontakta oss     0470 - 78 50 00
© 2019 FORTNOX AB