Glöm kalender och kom ihåg-lappar. När du startar datorn på morgonen och går in i Digital byrå har programmet listat vad du behöver göra under dagen, prioriterat och klart. Från listan kommer du dessutom direkt in i kundens Fortnox precis på rätt ställe där du ska arbeta. Behöver du fråga kunden eller någon kollega om ärenden kan du även skicka iväg ett meddelande direkt från programmet. Kommunikationen sparas och du kan söka på den i efterhand. Digital byrå berättar även för dig när en kund digitalt har skickat in underlag.
 

1. Få en prioriterad ”att göra lista”

Aktivitetslistan i Digital byrå ger dig varningar och påminnelser när något närmar sig leveransdatum. För att du varje dag ska kunna få en rätt prioriterad “att göra”-lista behöver du lägga upp vilka uppdrag och underliggande tjänster som du ska göra på varje kund och hur ofta det ska göras. Du behöver bara lägga in uppgifterna en gång. Efter det genererar Digital byrå automatiskt en aktivitet varje gång tjänsten ska utföras. Listan prioriteras alltid med det mest aktuella och akuta överst.

Skärmbild på Att göra lista
 

2. Skapa egna listor

Jobbar du olika med olika kunder? Kanske är du klientansvarig på en kund medan du på en annan kund bara hjälper din kollega med en del av bokföringen. I Digital byrå kan du märka dina klienter och skapa olika listor beroende på hur du jobbar med varje kund. Det gör att du lätt kan se status för kunder, teamet eller kanske en viss typ av tjänst i utökad sökning i översiktsvyn i programmet. Du kan filtrera fram listor på olika kriterier utifrån just dina behov.

Skärmbild på "Skapa egna listor"
 

3. Lägg upp kundens uppdrag rätt

Utifrån ditt uppdrag skapar du underliggande tjänster i Digital byrå på varje kund. Det kan du göra genom att antingen kopiera en annan kund eller kopiera från mallarna som finns färdiga i Fortnox. Du kan även skapa varje uppdrag manuellt. 

Genom att skapa digitala tjänster kan du få ett enkelt samarbete med din kund, där du hela tiden ser i aktivitetslistan om det finns något inkommet material från kunden att jobba med. När du gjort klart arbetet klarmarkeras aktiviteten automatiskt och blir dokumenterad i behandlingshistoriken på kunden.

Skärmbild på "Uppdrag"
 

4. Hitta all information i grunduppgifter

Under grunduppgifter samlas all information om klienten, till exempel adressuppgifter, kontaktperson och skapade räkenskapsår. Kontrollera därför så att klientens grunduppgifter stämmer. Om det finns någon specifik information om kunden som är viktig kan du fylla i det i rutan med klientinformation, vilket gör att alla som har tillgång till just den klienten ser informationen. Genom att märka dina klienter i Digital byrå kan du söka på dem i de olika vyerna.

Skärmbild på "Klienter"
 

5. Arkivera dokument direkt på kundkortet

På varje klients kundkort finns det möjlighet att skapa mappar och lagra dokument rörande klienten. Fliken är kopplad till er byrås Arkivplats eller lagringsutrymme och är inte tillgänglig för kunderna. Det går även att skapa en egen mappstruktur med kopplade mailadresser till mapparna. Du kan importera dokument till en mapp på tre olika sätt; maila till kopplad mailadress, drag and drop eller via knappen lägg till fil.

Skärmbild på kundkortet
 

6. Bjud in dina kunder till Fortnox App

I Fortnox App kan dina kunder enkelt och kostnadsfritt skicka in sina uppgifter digitalt. Det leder till att du får fler automatiserade arbetsflöden och kan arbeta ännu smartare med dina kunder, få kontroll och spara tid. Kunderna upplever då din byrå som innovativ och effektiv. Win-win alltså! Nu kan du dessutom skicka ut en massinbjudan till Fortnox App till kunderna helt kostnadsfritt och på så vis få in fler i det digitala flödet.

Skärmbild på "bjud in till Fortnox App"
 

7. Skicka meddelande direkt i Fortnox

Sluta leta i mailen efter meddelanden från kunder eller kollegor. Genom att skicka meddelanden direkt i Digital byrå hamnar alla meddelanden kopplade till kund eller verifikat och arkiveras i systemet. Det sparar tid både åt dig och kollegor, då ni inte längre behöver leta efter uppgifterna. Programmet berättar dessutom när kunden svarat på ett meddelande. Du kan alltid söka efter kommunikationen i fritext. Om ett meddelande är kopplat till en specifik verifikation kan alla som har behörighet till verifikationen se det och välja att följa kommunikationen. Det underlättar när kollegor är på semester eller om någon blir sjuk.

Skärmbild på meddelande i Fortnox
 

8. Få kontroll på skattedeklarationen

Digital byrå förenklar hanteringen av momsinlämning med den egna fliken för momsuppdrag. Under fliken hittar du kundens momsaktiviteter med tillhörande bokföringsaktiviteter, som underlättar vilket gör det enkelt att stämma av inför momsinlämning. Momsaktiviteterna filtreras på inlämningsmånad och grupperar moms med tillhörande bokföringsaktiviteter, vilka beror på valt momsintervall.

Skärmbild på momsuppdrag
 
Tips & Trix i Digital byrå

  • Uppdrag och underliggande tjänst bör alltid spegla ditt uppdragsavtal med kunden. Då vet du att det som du lovat finns registrerat i Digital byrå och alltid kommer upp på aktivitetslistan.
  • Undvik för detaljerade tjänster. Det är bättre att skriva i frittextrutan vad som ingår i större tjänster.
  • Gör mallar för hur du vill jobba med kunderna genom att skapa några olika kundprofiler utifrån hur du vill ha dem avseende uppdrag/tjänst. Du kan sedan masskopiera dem till liknande kunder.
  • Du kan spara tid genom att söka på olika kriterier i vyerna i Digital byrå. Klicka på utökad sökning och sök.
  • Endast de konsulter som ska utföra tjänsten ska stå som handläggare och därmed få upp aktiviteten i sin “att göra”-lista.
  • Genom användarstödet inne i Digital byrå kan du alltid få hjälp och stöd om du kör fast. Du hittar det uppe till höger. Ställ dina frågor där.

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Få unika erbjudanden, information och tips!


Genom att skicka in din e-post godkänner du användandet av dina personuppgifter enligt Fortnox Integritetsmeddelande.

Fortnox Företagsguide

Funderar du på att starta företag eller vill du ta ditt företag till nästa nivå?

Fortnox företagsguide

Kom igång med Fortnox

Är du nystartad eller vill du byta till Fortnox?

Välj ditt paket

5 4 5

Vad tyckte du om den här sidan?

Relaterade artiklar

Integrationer frigör redovisningsbyråns tid

Coronapandemins påverkan på branschen

Våga vara säljande!

Deklarera enkelt digitalt

Svart låda lockar fram nytt tänk

Konsten att vara rådgivare