Kvitto & Resa sköter jobbet

29 jun, 2018

Högar med skrynkliga kvitton, en häftapparat och A4-papper. Så såg det ut på Fortnox när det var dags att sammanställa månadens utlägg. I dag gör företagets egen tjänst för utläggshantering, Kvitto & Resa, jobbet digitalt. - Jag har kontroll på mina kvitton, det är enkelt och jag behöver inte vara orolig för att jag missar något, säger Johan Widenberg, Key Account Manager på Fortnox.

En vanlig månad för Johan innebär ofta ett 30-tal kvitton i tjänsten. Kvitton som det gäller att hålla stenkoll på och sedan sammanställa. För kvitton är viktiga och måste sparas enligt lagen. Men kvitton kan lätt glömmas bort eller försvinna när de knölas ner i plånboken och det kan lätt skapa ångest och orsaka krångel. Den 5:e eller 6:e i varje månad har alltid varit förknippat med just detta för Johan och kollegorna. Då skulle högarna med papperskvitton och utlägg för föregående månad summeras och lämnas in till chefen.
– Det är ju inte jätteroligt att sätta sig och knappa in alla kvitton manuellt, det tar ju en stund. Att sätta fast dem på A4-papper med häftapparat var ju ganska tidskrävande. Och chefen, som skulle attestera alla kvitton, fick springa runt med penna och papper och kolla och bocka av, säger Johan.
 

Hållbar lösning för miljön

Genom att digitalisera företagets alla utlägg, representationskvitton, traktamenten och milersättningar slipper man onödig administration. Tillsammans med Fortnox program för bokföring kan hela processen automatiseras. Det sparar massor med tid och kvaliteten på kvittona blir bättre. Och inte minst är det en hållbar lösning för miljön med tanke på att skrivs ut mer än 1,7 miljarder kvitton i Sverige idag – det motsvarar 60 000 fällda träd! Alla företagare som gör inköp för företagets räkning har nytta av Kvitto & Resa, oavsett storlek och bransch. Det kan vara en liten snickerifirma utan anställda som köper material. Eller en konsultbyrå med flera anställda som ofta är på resande fot och representerar och bor på hotell.

Appen gör jobbet

Johan Widenberg och hans kollegor har bara testat Kvitto & Resa en och en halv månad men de märker redan en stor skillnad. Den stora vinsten är att de direkt på plats kan hantera kvitton och utlägg var de än befinner sig, i en taxi eller på en restaurang. De fotar kvittot på plats och en rapport skapas automatiskt. Och de har hela tiden koll på sina egna utlägg.
– Vi har fått upp en väldigt bra rutin på kort tid. Jag vet vad jag ligger ute med för pengar och det är en trygghet för mig som anställd att veta att så här mycket ska jag få in av företaget som utlägg. Jag kan hela tiden se var jag är i processen och jag får veta att det jag skickar in är godkänt och klart, säger Johan.
En stor vinst med tjänsten Kvitto & Resa är att det aldrig är några oklarheter kring till exempel vilken typ av traktamenten det handlar om när man är på resande fot, om det ska fyllas i halv- eller heldagstraktamente beroende på hur många timmar man är hemifrån. Det jobbet gör appen.
– Det är väldigt enkelt. Jag skriver bara i när jag åker och när jag kommer hem och om jag till exempel har fått frukost och lunch på företagets bekostnad, och sedan räknar appen ut allt åt mig. Innan var det alltid lite osäkert och jag fick kolla vad som gällde om jag åkte vid en viss tid och kom hem vid en viss tid. Det behöver jag inte idag, säger Johan Widenberg.
 

Stora vinster för löneadministratören

Josefin Blanck är löneadministratör på Fortnox HR-avdelning och har hand om lönerna för de ca 230 anställda i koncernen. Det är hos henne Johan och kollegornas rapporter hamnar. Och Josefin ser också stora vinster med tjänsten Kvitto & Resa.
– Det sparar oerhört mycket tid och underlättar väldigt mycket. Dels är allt attesterat och kontrollerat av deras chefer när det kommer till mig. Jag skapar bara en fil och får in det i lönesystemet direkt istället för att sitta och lägga in alla utlägg och reseräkningar manuellt. När jag får underlaget till mig så ska det vara korrekt, säger hon. Successivt kommer alla medarbetare som reser mycket i tjänsten att använda Kvitto & Resa. Och då får Josefin Blanck ännu mer tid över till medarbetarna och annat HR-arbete.
– Om alla använder tjänsten skulle det innebära väldigt mycket faktiskt. I princip så gör de ju sina lönebesked själva. Det är bara min kontroll som krävs, det är en stor skillnad, säger hon.

 

Läs mer om Kvitto & Resa här

Följ oss för fler nyheter och tips

Vill du kontakta oss?

Har du frågor om våra program eller någon annan fundering? Vi har samlat alla kontaktuppgifter på en sida.

Kontakta oss     0470 - 78 50 00
Några av våra Partners
Prenumerera på vårt nyhetsbrev och ta del av unika erbjudanden, information om vad som är på gång och få tips som förenklar ditt företagande.
© 2017 FORTNOX AB