Semester och småföretagare = omöjlig ekvation?

Snart vankas semester med sköna, lata dagar och samtidigt har du full koll på företaget. Eller? För småföretagare är det oftast inte bara att koppla på autosvarsfunktionen på mailen, logga ut och ta ledigt. Kanske behöver du till och med jobba mer än du brukar när dina anställda har semester eller om verksamhetens högsäsong råkar infinna sig just nu.

Men med lite planering i förväg kanske du trots allt kan se till att verksamheten flyter på och att du får gunga lite extra i hängmattan. Vår erfarenhet är att det handlar en hel del om att hitta rutiner och försöka förutse vad som kan komma att hända under tiden man är ledig.

Använder du dig av Fortnox program kan du till exempel sköta ekonomi, fakturering och administration från sommarstugan eller utlandsresan. Men det finns förstås många fler tips för att få en mer avkopplad sommar.

 

Delegera ansvaret

Har du anställda? Kanske kan du utse en av dem till att bli din tillförordnade under tiden du är ledig. Se bara till att han eller hon kan nå dig under semestern och att ni tillsammans går igenom vilka ansvarsområden det handlar om att bevaka. Glöm heller inte att informera övriga anställda om vem som är ansvarig chef, vecka för vecka.
Skapa ett enkelt semesterschema för alla anställda i vilket det klart och tydligt framgår vem som ska sköta vad under semesterperioden. Då riskerar inget att hamna mellan stolarna, och stressen minskar både för dig och dina anställda. Skriv ut semesterlistan och sätt upp i fikarummet så vet kollegorna även vem som jobbar nästföljande vecka, och vem de ska lämna vidare uppgifter till.
 

Rutiner för fakturor

Leverantörsfakturor ska betalas och kunder faktureras – även sommartid. Många företagare föredrar att hantera den här betydelsefulla delen av verksamheten helt på egen hand, men om du tar hjälp av någon är det bra med instruktioner som visar VEM som ska betala fakturorna och NÄR detta ska ske.

Var även noga med att din stand-in är vaksam på eventuella bluffakturor, och vet hur sådana ska bestridas. På Svensk Handels hemsida finns det råd och tips att luta sig mot. Svensk Handel har även en varningslista med namn och adresser till företag som de anser vara oseriösa, även om du inte kan utgå från att alla blufföretag finns listade här. I Fortnox program finns en koppling till denna lista som innebär att du får en varning automatiskt, om du i programmet registrerar ett företag som är med på den. 

 

Sociala medier

Du vill kanske inte att det ska vara helt tyst från dig och företaget under tiden du är borta och detta finns det bot på. Inlägg för till exempelvis Facebooksidan, företagets blogg eller Twitter kan du ta fram i förväg och tidsinställa. Då går de ut automatiskt under tiden du är ledig. Du kan också anlita gästinstagrammare och gästfacebookare som tar hand om varsin vecka. Var inte rädd för att testa nytt!

Det kan vara bra att lägga in en semesterbild i dina kommunikationskanaler där du anger klart och tydligt vilka öppettider som gäller och vilka veckor. Kanske har företaget öppet precis som vanligt i sommar? Informera om detta med, det är inget dina kunder tar för givet.

 

Tipsa kunderna i förväg

Kommer dina kunder behöva din hjälp under sommaren? Hör av dig till dem i god tid innan ledigheten och berätta när du kommer att vara borta eller om du planerar att jobba lite mindre än vanligt. Sätt en deadline för när du behöver få in en eventuell beställning eller uppdrag från kunden för att hinna med denna innan ledigheten. Och glöm inte informera om när du är tillbaka igen.

 

Glöm inte autosvar

Har ditt företag helt semesterstängt under en viss period? Lägg in ett automatiskt svar i telefonen och i mailen, och berätta när ni är tillbaka i sadeln igen. Det kan också vara bra att redan före ledigheten bestämma hur ofta du ska kolla av mail eller mobil så kan du hänvisa till det. Missa heller inte att informera om andra lämpliga kontaktvägar, som till exempel journummer när det finns ett sådant.
 

Uppdatera webbshop och hemsida

För dig som erbjuder någon form av e-handel kan försäljningen till stor del rulla på som vanligt i semestertider. Åtminstone förväntar sig många kunder det. Det du behöver vara tydlig med är exempelvis att leveranstiderna kan vara längre än vanligt, att lagret inte fylls på lika frekvent och att du inte kommer att kunna svara på frågor lika snabbt som du brukar.

Tips: Kanske kan du bjuda på frakten som bonus, så ligger beställningen och väntar när du är tillbaka?

 

Planera löner och skatter

Planera för löneutbetalningar och skatteinbetalningar i förväg. Vilka datum gäller för inbetalning av arbetsgivaravgifter, moms och skatter? På Skatteverkets webbplats finns detta samlat genom verktyget Viktiga datum.
 

Fixa en ”att göra”- lista

Och sist men inte minst: Försök avsätta tid för ledighet så att du kan koppla bort jobbet ett tag. Töm huvudet på alla måsten genom att skriva ner dem på en särskild lista, så vet du precis vad du ska ta tag i när du kommer tillbaka och behöver inte gå och fundera så mycket under tiden. Får du idéer under ledigheten? Grattis! Skriv ner dem på samma lista.

Följ oss för fler nyheter och tips

Vill du kontakta oss?

Har du frågor om våra program eller någon annan fundering? Vi har samlat alla kontaktuppgifter på en sida.

Kontakta oss     0470 - 78 50 00
Några av våra Partners
Prenumerera på vårt nyhetsbrev och ta del av unika erbjudanden, information om vad som är på gång och få tips som förenklar ditt företagande.
© 2017 FORTNOX AB