Tips & Trix till redovisningsbyrån

Jenz Kjellberg har jobbat 7 år på Fortnox, med både support för företag och redovisningsbyråer. Få har mer koll på vilka frågor som är heta i branschen just nu. Här delar han med sig av smarta tips & trix på hur du och dina kunder kan maxa ert Fortnox.

Info till firmatecknare

De flesta lär ha upptäckt den lilla funktionen som gör att firmatecknare för er klient har fått lite ny, extra och bra information på sin startsida. Om ni skapar en användare åt er kund och denne råkar vara firmatecknare och sen loggar in med bank-id (detta är ett villkor), så kommer vi att upptäcka firmatecknardiagnosen via personnumret och då, oavsett om användaren har några programlicenser eller ej, per automatik att visa följande:

Grafer
Bankkontosaldo
Skattekontosaldo
Aktuell ställning för kundfaktura
Dito för leverantörsfaktura

Har man dessutom företagskortet så kommer den här lilla sötnosen att visa saldot för detta också.

Ärenden under Support Center

Under supportknappen uppe till höger finns numera en flik vid namn Ärenden. Här visar vi, om vissa villkor uppfylls, de ärenden man har/har haft med oss.

Vi visar initialt de tre senaste ärendena man haft med Fortnox, med en expanderingsknapp undertill. Det bör, när denna artikel publiceras, även ha kommit en funktion för att kunna svara i ärenden från denna plats.

Till yttermera visso har vi även, eftersom vi fick lite sol i håret och vind i ryggen, donat till så att chattarna skickas ut automatiskt via mejl, så att även chattärenden man haft med oss visas här, under förutsättning att man varit inloggad med sitt Fortnox-ID när man startat chatten med oss.

De tre villkoren för ärenden som visas är således följande:

Ärendet måste ha skapats inifrån Support Center uppe till höger.
Man måste ha varit inloggad med sitt Fortnox-ID när ärendet skapades, och även för att kunna se det efteråt.
Ärenden som visas berör ENBART det aktuella abonnemanget man är inloggad i.

Bara ärenden som skapats EFTER att funktionen lanserades kommer att visas och funktionen är alltså helt och hållet villkorad på Fortnox-ID.

Mitt abonnemang

Om man är systemadministratör inne hos en klient och klickar på deras företagsnamn upptill finns där en massiv mängd info som är fördömt bra att ha reda på. Här tröskar vi nu igenom de här rackarna:

Översikt ger info om företaget i fråga. Företagsuppgifter är det som visas på kundens EGNA fakturor ut till deras kunder. Faktureringsadress är den info som visas på Fortnox fakturor för klientens abonnemang, samt hur vi skickar ut dem. Nedanför dessa finns en ruta för betalansvar och betalperiod, och det är här ni ändrar detta för VÅRA fakturor. Om ni som byrå väljer att ta betalansvaret för alla kostnader i abonnemanget så får kunden per automatik samma betalperiod som ni har på byrån, men annars är det här ni ändrar även detta.

På vänster sida har man sedan en annan meny. Överst till vänster kan man ladda upp en logga för klientens företag som även sedan följer med ut i kundfakturorna.

Byråsamarbeten: här godkänner eller avvisar man digitala kopplingsförfrågningar, både bort och samman, från redovisningsbyråer. Bra att veta här är att om det ligger en väntande kopplingsfråga, vare sig det är bort eller samman, så kan ingen annan skicka en kopplingsfråga. En i taget gäller minsann.

Abonnemang: hjärtat i alla databaser i Fortnox. Här finns info om betalperiod, aktuell faktura, hur och till vilken adress vi fakturerar och sedan visas alla abonnemangsfakturor från Fortnox (både gamla och nya), Dina program, alltså vilka programlicenser eller programpaket (hovra över namnet för att se vad de innehåller) som finns i abonnemanget och vad de kostar, Plustjänster och hur många som använts och kostnaden för dessa, samt Kommande avtalsperiod som ju kanske är självförklarande.

Företagsuppgifter: här lägger vi in besöksadress, företagets logga går också att ladda upp här, och även info om momspliktighet och skatteuppgifter.

Administrera användare: en ny vy under uppbyggnad. Den kommer så småningom HELT att ta över från den administrera användare som man hittar genom att klicka på företagsnamnet upptill.

Programförfrågningar: Om man är användare men inte systemadministratör och behöver en programlicens, alltså vilken som helst av våra program som är åtkomliga inom det aktuella abonnemanget, så kan man skicka programförfrågningar till den som ÄR sysadmin. Det gör man genom att klicka på företagsnamnet upptill, välja Mitt abonnemang och sedan just programförfrågning. Det är HÄR du som systemadministratör sedan administrerar dessa förfrågningar om nya programlicenser, tilläggsbeställer dem och tilldelar dem till användaren.

Avtal & Villkor: Här skulle vi ju kunna ha en tävling om vad man tror vad DET kan handla om, men det verkar vara ett ohyggligt slöseri med tid. Undrar man händelsevis vad vårt tjänsteavtal säger eller vill man veta mer om integritet och personuppgiftsbiträdande, ja då är detta The Go To-bar i grannskapet.

Snabbisar

Om en konsult hos er slutar behöver ni kontrollera vilka klienter denna har åtkomst till samt se till att denna inte är ensam systemadministratör hos någon klient, annars kan ni inte plocka av konsulten licensen för Digital byrå och säga upp den. Se användarstödet för mer info: https://support.fortnox.se/klienter/hantera-atkomst-till-klienter (alternativt klicka på supportknappen uppe till höger och skriv “hantera åtkomst” i sökfältet).

Vi rekommenderar, bland annat med stöd av det ovan sagda, att man alltid är minst två systemadministratörer i ett abonnemang.

Om ni vill lägga över betalansvaret för plustjänster i ett abonnemang där kunden själv inte har någon användare eller arbetar så behöver ni informera denne om att detta görs, samt även se till att faktureringsuppgifterna i kundens abonnemang är uppdaterade.

Om man står någonstans i någon vy inne i sitt fortnox och känner att man behöver hjälp med något där, då kan man klicka på Supportknappen uppe till höger och så visas aktuella hjälpartiklar helt automagiskt nedtill i den rutan, för just den vy man står i.
Vi har släppt så att man nu även göra digital bortkoppling med klienter där man är ensam byrå och där klienterna inte har någon användare. Villkoret är alltså att klientens abonnemang blir helt tomt på användare/konsulter efter bortkoppling. I annat fall behöver dessa som vanligt antingen tas bort eller minst en göras till systemadministratör. För att kunna utföra denna bortkoppling måste du klicka på klienten i din klientlista och scrolla längst ned, där knappen för bortkoppling visas. Denna knapp funkar även för alla andra förutsättningar.
Om du har kunder som idag inte loggar in i sitt abonnemang och som du vill ska kunna se bokföringen, ta ut rapporterna och attestera leverantörsfakturor så har vi ett tillfälligt, ohyggligt prisreducerat “HÅLL KOLL-koncept” för detta, med en licens Fortnox Läs och en licens Leverantörsfakturaattest för 59 kr/mån i ett helt år. Konceptet Håll Koll ger även från den 1 april åtkomst till Insikter hos klienten för dig som konsult.

OBS! Det här konceptet kan du inte beställa själv, så mejla hallkoll@fortnox.se och berätta vilken klients abonnemangsnummer du vill ha det på, så löser vi det. Erbjudandet gäller april ut.