Vad är e-faktura?

Ett vanligt missförstånd är att e-faktura är samma sak som digitala fakturor i allmänhet, t.ex. pdf-fakturor via e-post. Så är inte fallet. En e-faktura skickas direkt till din kunds affärssystem eller internetbank, beroende på om den kund du skickar till är ett företag eller en privatperson, fakturan skickas alltså inte via e-post.
 

Hur fungerar e-faktura?

Din faktura registreras automatiskt och det enda du behöver göra är att godkänna den för betalning. Detta gör att du slipper skriva ut, frankera, eller lägga fakturorna på posten. Det är också fördelaktigt för mottagaren. Det går både snabbare och enklare att betala, och betalningsinformationen är alltid korrekt. Detaljer som OCR-nummer och förfallodatum är redan ifyllda, så mottagaren behöver bara godkänna din faktura.
 

Ett krav i offentlig sektor (kommun och landsting)

Sedan den 1 april 2019 gäller en lag som innebär att du nu enbart ska skicka e-fakturor till offentlig sektor. Om du levererar till kommuner, landsting, regioner eller kommunala bolag är det därför ännu viktigare att du har koll på hur e-fakturor fungerar, och att du ser till att du kan skicka elektroniskt. Det som ligger till grund för den nya lagen är ett EU-direktiv.

Dina e-fakturor måste även följa den europeiska standarden PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) om det inte finns något annat avtalat. Det är ett standardiserat sätt för att utbyta elektroniska dokument på, med syfte att göra e-handel och e-upphandlingar enklare. Med standarden förenklas handeln inom landet och över landsgränser. Det minimerar även antalet nekade fakturor och höga kostnader. PEPPOL BIS Billing 3 är standarden i Sverige som lever upp till lagkraven, och som SFTI rekommenderar dig.

Kolla upp vad som gäller och följ det nya lagkravet, annars kan du få betala vitesbelopp. Vite betyder att domstol eller annan myndighet kan kräva att du betalar för att du inte följt reglerna.
 

Många fördelar med e-faktura

Medvetenheten om e-faktura har ökat de senaste åren. Allt fler har börjat inse vilka bra vinster det ger, bland annat hur mycket tid man som småföretagare kan spara. Alla kan skicka och ta emot e-fakturor, det spelar ingen roll hur stort eller litet ditt företag är, eller hur ofta du skickar. Du kan göra det oavsett om det gäller 10 eller 200 fakturor om året.

– Det är väldigt tryggt, enkelt och effektivt för dig som småföretagare. Det finns en större säkerhet och trygghet i att den elektroniska filen kommer fram jämfört med en pappersfaktura, säger Georgios Vasiliagos på Fortnox samarbetspartner Crediflow.
 

”Det går så mycket snabbare”

Skickar du dina e-fakturor via Fortnox kommer du inte märka av processen bakom då allt är integrerat i systemet. Det enda du behöver göra är att klicka på ”skicka via e-faktura” i Fortnox Fakturering, sedan sköter Fortnox allt i samarbete med Crediflow. Deras system gör det möjligt för dig som kund att skicka iväg och ta emot e-fakturor.

Georgios Vasiliagos, Kontorschef på Crediflow

– Det gynnar alla parter att skicka elektroniska fakturor, eftersom det går så mycket snabbare än att skicka pappersfakturor. Du och mottagaren slipper flera steg i fakturaprocessen, och du kommer därmed få mer tid över till annat, säger Georgios Vasiliagos, som också kommenterar de nya kraven på e-faktura i offentlig verksamhet:

– Det är bra att det nya lagkravet kommer nu, fler måste börja skicka e-fakturor istället för pappersfakturor. Om vi jämför med Norge och Danmark har de kommit mycket längre än oss i Sverige. Det är dags att vi också blir bättre på att skicka fakturor elektroniskt, bland annat ur ett miljöperspektiv, säger Georgios.
 

Kom igång med e-faktura i Fortnox program

Att skapa och skicka e-fakturor är i särklass enklast med tjänsten Fortnox e-faktura. Fortnox har även stöd för standarden PEPPOL, så att du enkelt kan fakturera alla som är anslutna i nätverket.

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Få unika erbjudanden, information och tips!

Fortnox Företagsguide

Funderar du på att starta företag eller vill du ta ditt företag till nästa nivå?

Fortnox företagsguide

Kom igång med Fortnox

Är du nystartad eller vill du byta till Fortnox?

Välj ditt paket

Relaterade artiklar

Integrationer frigör redovisningsbyråns tid

Emelie håller kunden i handen

Våga vara säljande!

Deklarera enkelt digitalt