Ekonomi och administration
Det går inte att komma ifrån att alla former av egenföretagande för med sig en hel del pappersarbete. Bokföring är den mest uppenbara och oftast mest tidskrävande delen av företagets administration. Som näringsidkare är du skyldig att bokföra företagets händelser. Oavsett om du tar hjälp med hela eller delar av bokföringen är det viktigt att hela tiden hålla koll på hur ekonomin i företaget ser ut.
Tänk inte bara på att bokföring är någonting du måste göra, utan även som ett verktyg för att kunna planera och ta mer välgrundade beslut för företagets utveckling.
Vad innebär bokföringsskyldighet?
Du måste löpande bokföra alla affärshändelser i företaget. I grundboken presenteras de i registreringsordning och i huvudboken i systematisk ordning. Du ska se till att det finns verifikationer till alla poster i bokföringen samt spara alla fakturor och kvitton. Du ska även upprätta ett årsbokslut, som består av resultat- och balansräkning eller en årsredovisning.
Idag finns flera automatiserade, molnbaserade lösningar som gör att mycket av bokföringen sköts automatiskt. Det finns dock ett par saker du bör ha koll på. Till exempel vad som är momspliktigt och vilka momssatser som gäller samt när och var arbetsgivardeklarationen ska skickas in och när du ska betala arbetsgivaravgift.
Originalfakturor och kvitton ska sparas i sju år. Om man fotograferar fakturan eller kvittot ska originalet sparas i tre år och den digitala kopian i sju år.
Tänk på att: bokföra regelbundet. Då får du bättre kontroll över hur det går för företaget. Att hålla ordning på fakturor och kvitton spar tid. Se till att fakturera direkt eftersom det tar tid att få betalt av kunden.
Det är också viktigt att känna till att även om du tar hjälp av en redovisningsbyrå är det du som företagsägare som är ansvarig för att den sköts korrekt.
Fakturera smartare
Trots att det finns många innovativa alternativ på hur man kan ta betalt för varor och tjänster står sig fakturan fortfarande stark. Dessutom kan du idag skapa och skicka fakturor enkelt och smidigt tack vare digitaliseringens frammarsch. Det betyder att du även kan koppla ihop ditt faktureringsprogram med bokföringsprogram så att en ännu större del av din bokföring automatiseras.
För att hålla likviditeten uppe gäller det att fakturera direkt efter avslutat uppdrag eller levererad vara. Behöver du pengar innan förfallodatumet för att betala moms eller löner är det möjligt att sälja eller belåna dina fakturor.
Detta ska vara med på fakturan
Bokföringslagen och mervärdesskattelagen styr vad fakturan ska innehålla.
Bokföringslagen: Kräver att fakturan ska innehålla datum för utställande, kundens uppgifter, affärshändelse, belopp samt en specifikation för vad fakturan avser.
Mervärdesskattelagen: Kräver att fakturan ska ha ett specifikt fakturanummer, momsregistreringsnummer, namn och adress på säljare och köpare, mängd och art på varorna eller tjänsterna, pris före moms samt vilka momssatser som gäller. Driver du aktiebolag ska företagets namn och organisationsnummer samt i vilken kommun företaget har sitt kontor, finnas med på fakturan.
Andra bra uppgifter som bör vara med är plus- och bankgironummer, uppgifter om att du är godkänd för f-skatt, betalningsvillkor samt dröjsmålsränta, avsändarens och mottagarens referenser, hänvisning till offert samt leveransvillkor.
Avgifter och ränta
Avtala innan om administrativ avgift, faktureringsavgift och kredittid. Gör du inte det påverkas möjligheten att kräva ränta om kunden inte betalar.
Räntelagen säger att säljaren har rätt att ta ut dröjsmålsränta efter 30 dagar. Du har rätt att avtala om andra betalningsvillkor. Kommer ni överens om en kredittid på 10 dagar har du rätt att ta ut ränta från dag 11.
Mer information om vad som är viktigt att tänka på vid fakturering
E-faktura
1 april i år blev det krav på e-faktura när man fakturerar kommuner, regioner och myndigheter. E-fakturering innebär att fakturan överförs, integreras och registreras automatiskt i din och kundens bokföringsprogram. Tänk på att en PDF-faktura som skickas digitalt inte räknas som en e-faktura.
Marknadsföring och marknadsplan
För att nå ut med sina erbjudanden gäller det att jobba med marknadsföring. Oavsett vilken budget du har finns det mycket du kan göra för att öka varumärkeskännedomen och berätta för kunderna varför de ska välja just dig.
Börja med att göra en marknadsplan för hur du ska nå ut till din målgrupp. Hur ska resurserna du kan sätta av för marknadsföring fördelas? Gör en omvärldsanalys, hur ser marknaden för din bransch ut? Vilka är dina kunder och var finns de? Vad har du för mål och strategier? Glöm inte att följa upp. Vad fungerade och vad fungerade inte?
Det finns oändliga möjligheter att nå ut, endast fantasin sätter gränser.
Tips på marknadsföring
Hemsidan
Uttrycket syns du inte finns du inte väger tungt när det kommer till företagande. Alla kunder googlar innan de tar ett beslut, se därför till att ha en uppdaterad hemsida. Försök sätta dig in i vilka frågor dina kunder har inför ett köpbeslut och besvara dem enkelt och tydligt på hemsidan.
Tänk på att allt fler använder sina mobiltelefoner, se därför till att hemsidan är mobilanpassad.
SEO & SEM
I stort sett alla internetanvändare använder sig av Google. För att hamna högt upp i sökresultaten jobbar man med SEO (Search Engine Optimization ) och SEM (Search Engine Marketing ).
- SEO, eller sökmotoroptimering, handlar om att hamna högt upp i rankningen vid organiska sökningar. Målet med SEO är att synas så högt upp som möjligt i sökresultatet hos Google vid googlingar relevanta för ditt företaget. För att hamna högt upp ska man skriva texter som innehåller de ord kunderna Googlar på, då Google vill ge sina användare en så relevant upplevelse som möjligt. Mobilanpassade hemsidor med SSL-certifikat premieras av Google.
- SEM handlar om att annonsera på ord som kunderna söker på. Googles tjänst för annonsering heter Google AdWords. Att jobba med SEO är mer långsiktigt, då du konkurrerar med andra hemsidor om organiska sökningar. När du jobbar med SEM betalar du för att synas på de googlade orden.
Sociala medier
Sociala medier har ökat möjligheten att nå ut, men det gäller att tänka till för att nå igenom bruset. För att väcka intresse hos din målgrupp gäller det att bjuda på kunskap och inspiration istället för att bara lägga ut erbjudanden. På så sätt bygger du förtroende och varumärkeskännedom om ditt företag.
Facebook och Instagram har länge varit populära kanaler, men under den senaste tiden seglar LinkedIn upp som en utmanare för företagare som vill nå ut.
Läs mer om hur du kan boosta ditt företag på Facebook.
Annonsera på sociala medier
När du annonserar på Facebook och Instagram behöver du inte tänka på vilka sökord du ska använda. På sociala medier handlar det istället om att rikta annonser mot din målgrupp. Utmaningen ligger i att identifiera de människor som är intresserade av din produkt eller tjänst. Väljer du en för bred målgrupp är det svårare att lyckas med annonseringen.
Nyhetsbrev
Att skicka ut nyhetsbrev är ett populärt sätt för att bygga och behålla relationen med befintliga och blivande kunder. Det första du behöver göra för att komma igång är att börja bygga upp ett register med adresser. Tänk på GDPR! Detta är ett något du ska jobba med kontinuerligt.
För att nå ut med ditt budskap och inte upplevas som spammare ska du bjuda på kunskap, tips och information. Visst kan du skicka med erbjudanden på produkter eller tjänster, men innehåller nyhetsbrevet bara reklam hamnar det ofta i skräpkorgen eller så riskerar du att mottagarna avprenumererar.
Andra viktig faktorer för att lyckas en kontinuitet, våga testa olika sorters innehåll och var noggrann med att ämnesraden lockar till läsning.
Ett annat viktigt tips är att successivt utöka ditt nätverk. Att andra pratar gott om dina produkter och tjänster väger tungt när kunderna står inför ett köpbeslut. Tänk på att du kan nätverka både på internet och i verkliga världen. Att mötas fysiskt stärker relationen och ökar dina chanser att personen rekommenderar dig till någon annan.
Byte av bolagsform
Det byte som oftast är aktuellt för egenföretagare med etablerad verksamhet är att ta steget från enskild firma till aktiebolag. Den största skillnaden mellan de två bolagsformerna är att du som ägare till en enskild firma är personligt ansvarig för avtal som ingås och skulder i företaget. Startar du ett aktiebolag ingår bolaget avtal och ansvarar för skulder. Företaget är en så kallad juridisk person.
Som enskild näringsidkare företräder du företaget, medan styrelsen gör det i aktiebolag (läs mer om styrelsearbete längre fram i guiden). En annan skillnad är att det krävs 25 000 kronor i aktiekapital för att starta aktiebolag.
Aktiekapital
Aktiekapitalet kan utgöras av pengar eller av egendomar som krävs för att bedriva verksamheten. När du förbrukat mer än hälften av aktiekapitalet måste du upprätta en kontrollbalansräkning och kalla till extra bolagsstämma.
Enskilda firmor ska registreras hos Skatteverket och eventuellt Bolagsverket. Aktiebolag måste registreras hos båda myndigheterna. För enskilda firmor gäller namnskyddet i länet, för aktiebolag gäller det i hela landet.
Skatteskillnader
I en enskild firma har man F-skatt eller FA-skatt. Med F-skatt menas att du endast har inkomst från näringsverksamheten, medan FA-skatt tillåter både näringsverksamhet och anställning samtidigt. I ett aktiebolag är det bolaget som har F-skatt och de anställda A-skatt (eller i förekommande fall FA-skatt, men det är inte relevant för aktiebolaget där de är anställda).
Driver du en enskild firma skattar du på överskottet på verksamheten och betalar egenavgifter, som ska täcka bland annat sjukpenning och pension. Egenavgifterna beräknas på verksamhetens överskott. Läs mer om egenavgifter på verksamt.se.
I ett aktiebolag skattar bolaget på vinsten. Du som ägare betalar skatt på lönen och eventuell utdelning.
Aktieutdelning
Som aktiebolagsägare har du rätt att ta ut aktieutdelning. Hur man ska skatta på utdelningen styrs av de så kallade 3:12-reglerna. Tar man utdelning inom gränsbeloppet är skatten endast 20 procent. Vill man ta ut mer i utdelning beskattas det likadant som lön. Gränsbeloppet beräknas antingen enligt förenklingsregeln eller huvudregeln.
Förenklingsregeln och huvudregeln
-
Förenklingsregeln – Hur stor utdelning man får ta ut med en skatt på 20 procent styrs av ett schablonbelopp. För beskattningsåret 2021 uppgår detta belopp till 183 700 kronor. För 2020 var beloppet 177 100 kronor.
-
Huvudregeln – Gränsbeloppet beräknas utifrån bolagets löneunderlag. Om du använder denna regel får du använda halva företagets löneunderlag som gränsbelopp. För att kvalificera dig för att använda huvudregeln måste du ta ut tillräckligt med lön.
Beslutet mellan lön och utdelning är viktigt och påverkar bland annat storleken på skatten du betalar samt din pensions- och sjukpenninggrundande inkomst. Vill du läsa mer om hur du optimerar ersättningen? Ladda ned vår fullständiga guide här!
Skillnader i sjukpenninggrundande inkomst
Om du blir sjuk, tar hand om sjuka barn eller går på föräldraledighet får du ersättning baserad på din sjukpenninggrundande inkomst (SGI). Den räknas ut på olika sätt beroende på vilken företagsform du har valt.
SGI i aktiebolag och enskild firma
-
Aktiebolag – SGI:n baseras på vilken lön du tar ut från företaget. Om du inte tar ut någon eller för låg lön riskerar du att bli utan ersättning. Du betalar själv ut din sjuklön de första 14 dagarna, därefter betalar Försäkringskassan ut ersättningen.
-
Enskild näringsverksamhet – Din SGI beräknas utifrån din förväntade inkomst. Alltså företagets resultat efter avdrag och före skatt. Under de tre första åren får du en SGI som motsvarar en anställd med samma erfarenhet, utbildning och arbetsuppgifter om företaget går dåligt.
Det finns flera anledningar till att byta från enskild firma till aktiebolag. Exempelvis när företaget går bra eller om du vill ta in flera delägare. Det första du ska göra är att ta reda på hur det påverkar dig och ditt företag att byta företagsform.
Ett byte innebär egentligen att du startar ett aktiebolag och avregistrerar din enskilda firma, om du inte ska ha kvar någon verksamhet i den. Oavsett vilken tidpunkt på året du vill byta form måste du göra ett sista bokslut i företaget. Du får föra över tillgångarna utan skattekonsekvenser genom en så kallad underprisöverlåtelse. Det är momsfritt.
Ska du byta bolagsform och är i behov av ett nytt ekonomisystem?
Anställa och ledarskap
Att anställa sin första medarbetare är ett stort steg att ta. Eftersom det handlar om en investering i både tid och pengar gäller det att noggrant tänka igenom beslutet innan. Vilken typ av kompetens behöver du? Vilka uppgifter vill du delegera till någon annan? Innan du erbjuder personen du vill ta in i företaget en fast anställning är det bra att först erbjuda en provanställning. En chans för er båda att se om ni kan arbeta bra ihop.
Läs mer om olika anställningsformer här.
Employer branding
För att kunna rekrytera en kompetent person när det väl är dags gäller det att i god tid innan börja jobba med ditt employer brand och varumärkeskännedomen. Eftersom konkurrensen om personal är stor är det en fördel om de som söker arbete känner till ditt varumärke redan innan du annonserar ut att du behöver personal. Att vara aktiv på LinkedIn är ett bra tips inför en kommande rekrytering.
Hitta rätt person
Förutom Arbetsförmedlingen finns en mängd aktörer idag som på olika sätt hjälper till med rekrytering. Att hitta bra kandidater via sina egna sociala kanaler är också en populär väg att gå. Oavsett vilket av alternativen du väljer finns en par saker du bör ha med när du annonserar ut att du söker personal:
-
Vilken roll är det du vill fylla?
-
Definiera arbetsuppgifter och ansvarsområden.
-
Vilka kvalifikationer vill du att den som söker ska ha?
-
Uppgifter om anställningsform och tillträdesdag.
-
Vilken information vill du ha av den sökande?
-
Glöm inte kontaktuppgifter om den sökande har frågor om tjänsten.
Vad kostar en anställd?
Förutom den överenskomna lönen måste du även betala semesterersättning och sociala avgifter för den anställda. Vi har tagit fram en guide som listar de viktigaste kostnadsfaktorerna och hjälper dig att räkna ut kostnaden
Innan du betalar ut första lönen till din nya medarbetare måste du registrera dig som arbetsgivare hos Skatteverket.
Ansök om Växa-stöd
Växa-stödet ger en tillfällig sänkning av arbetsgivaravgiften när du anställer din första medarbetare. Istället för att betala full arbetsgivaravgift på 31,42 procent betalar du endast 10,21 procent i upp till 24 månader.
Det gäller oavsett om du driver enskild firma, handelsbolag (högst två delägare) eller aktiebolag. Kravet för att bli beviljad är att anställningen pågår minst i tre månader och är på minst 20 timmar i veckan. Det går att ansöka om växa-stödet fram till 31 december 2021.
Du behöver inte alltid anställa
Om arbetsbördan blir för tung, men att anställa en person känns för ett för stort steg att ta finns andra alternativ att överväga.
Alternativ till att anställa
-
Bemanningsföretag – Om du behöver tillfällig förstärkning kan du höra av dig till ett bemanningsföretag. Det positiva är att du får snabb hjälp, men det är ett dyrare alternativ än att anställa.
-
Praktikant – Att ta in en praktikant är ett bra sätt att testa på hur det är att vara arbetsgivare samtidigt som du ger en arbetslös person en chans att komma in på arbetsmarknaden. Läs mer om praktik på arbetsförmedlingens hemsida.
-
Gig-jobbare – Gig-jobb är en allt mer attraktiv arbetsform, speciellt hos unga människor. Det innebär att du tar in en person under en viss tid, som fakturerar dig för arbetet eller använder sig av ett egenanställningsföretag. Att ta hjälp av någon som fakturerar dig istället för att du betalar ut lön förenklar ditt arbete då du inte behöver tänka på saker som att betala arbetsgivaravgifter och semesterlön.
Kapital och företagslån
När företaget är igång, du har kunder och kan visa upp ett eller flera bokslut är det enklare att söka kapital för att expandera. Det kan exempelvis handla om att du behöver investera i nya maskiner, anställa eller etablera dig på nya marknader.
Det finns olika alternativ för att få in kapital. Tänk efter hur mycket pengar du behöver, till vad och hitta det alternativ som passar dig bäst. Behöver du även ny kompetens i företaget kan riskkapital vara ett bra alternativ, men om det handlar om en dyr maskin kan leasing vara det mest fördelaktiga alternativet.
Vad är eget kapital?
Eget kapital är de pengar du som ägare stoppat in i bolaget. Den vinst som återstår efter aktieutdelning och uttag är också eget kapital, det utgör alltså tillgångar minus skulder. När företaget behöver pengar inför en satsning är det vanligt att ägaren går in med eget kapital. Är det inte ett alternativ finns det flera andra vägar till finansiering.
Företagslån
Bankerna är generellt sett restriktiva med att ge lån till företag, men det finns fler att vända sig till än de traditionella storbankerna, t.ex. finansbolag och aktörer som Almi. De flesta utlånare kräver dock en säkerhet, ofta i form av borgen. Det betyder att du som privatperson blir återbetalningsskyldig om företaget inte kan betala tillbaka lånet.
Ett tips är att titta på de olika jämförelsesidorna för företagslån som finns idag. Där kan du på ett enkelt sätt få fram vilken aktör som har det mest gynnsamma erbjudandet.
Vad banker och finansbolag vill veta
-
Din betalningshistorik. Har du betalat dina fakturor i tid? Om du har stora skulder och betalningsanmärkningar är det i princip omöjligt att få ett lån.
-
Din bokföring. De har tillgång till den senaste årsredovisningen, men vill i många fall se hur ekonomin ser ut just nu.
-
Varför du söker pengar, till vad och hur mycket? Kan du noggrant svara på dessa frågor brukar processen gå snabbare.
-
Om du är tillgänglig. Det kommer att uppkomma frågor, se till att snabbt förse dem med all information de efterfrågar.
Riskkapital
Det är svårt att få med investerare på tåget i tidiga skeden. De vill ofta först ha bevis på att din affärsidé fungerar. En riskkapitalist kan investera i ditt bolag i utbyte mot ägande. Ju längre du kommit, desto mindre andel av företaget måste du ge bort. En fördel med riskkapital är att du ofta även får in värdefull kompetens som den som investerar i ditt företag besitter.
Tänk på att: Ge inte bort för många procent av företaget i början. Om du behöver ta in mer pengar vid ett senare tillfälle kan du tappa kontrollen över ditt företag.
Investerare vill naturligtvis ha avkastning på kapitalet. Förbered en tydlig affärsplan som beskriver din verksamhet och vilka mål du strävar efter. Du ska kunna tala om varför din produkt eller tjänst är bättre än konkurrenternas och på vilket sätt investeringen hjälper företaget vidare.
Se till att nätverka – investeringar börjar ofta med relationer. Hitta entreprenörsnätverk som passar dig och ditt företag.
Crowdfunding
Crowdfundingkonceptet går ut på att man presenterar sin affärsidé på en webbplats för crowdfunding för att få både privatpersoner och företag att investera mindre summor i ditt företag. Förbered dig på att det kommer att ta tid att lyckas få in kapital på detta sätt då du behöver skapa en attraktiv kampanj och marknadsföra den för att få människor att investera i ditt företag. En fördel är att i samband med crowdfunding får du samtidigt in många människor som blir ambassadörer för ditt varumärke.
Lägg tid på att ta fram en bra presentation så intressenter förstår vad du vill göra. Förklara även varför de ska investera sina pengar i ditt företag. Hur kan de tjäna pengar på att investera i dig? Eller är det för en god sak? Sprid din kampanj på sociala medier och be ditt nätverk om hjälp för att nå ut.
Olika typer av crowdfunding
-
Equity-based: Alla som investerar blir delägare i företaget enligt denna modell.
-
Reward-based: En typ av förhandsförsäljning. Personen som investerar pengar får produkten eller tjänsten när den är lanserad.
-
Donation-based: De som investerar gör det för att de brinner för din sak utan att förvänta sig någonting tillbaka. Funkar för välgörande projekt.
-
Debt-based: Enligt denna modell lånar du pengar av privatpersoner och andra företag. Du betalar tillbaka med ränta.
Leasing
Om pengarna ska gå till maskiner eller inventarier kan leasing vara en bra form av finansiering. Istället för att du ska köpa objektet hyr du den av en leasegivare. Du betalar ett pris per månad eller kvartal och får ofta möjlighet att köpa objektet till ett lägre pris när leasingtiden gått ut.
Eftersom du inte äger objektet du leasar kan du inte heller ta upp det som tillgång i balansräkningen.
Utlysningar & Bidrag
Det finns många olika utlysningar om stöd och bidrag att söka under alla företagets faser. Leta bland annat på verksamt.se, Vinnova och Tillväxtverket för att hitta lämpliga bidrag att söka för just ditt företag. Fördelen med denna typ av finansiering är att om du blir beviljad bidrag har du ingen skuld att betala tillbaka. Nackdelen är att det tar tid att hitta vilka bidrag som passar och skriva bra ansökningar.
Är du i behov av extra kapital?
Sälj eller belåna dina kundfakturor – läs om Fortnox finansiella tjänster
Försäkra ditt företag
Att försäkra hemmet och bilen är en självklarhet. Att försäkra företaget borde vara lika självklart. Även om du har kontoret i fickan finns det några viktiga försäkringar du bör ha. Många tror att hemförsäkringen även täcker skador som uppkommer i företaget, men så är inte fallet.
Det är viktigt att du har en företagsförsäkring i ditt företag. Företagsförsäkringen är ett grundskydd, som säkerställer så att du inte själv behöver stå för kostnader som kan uppstå, om något skulle hända.
Vad ingår i en företagsförsäkring?
-
Egendomsförsäkring - Ger ersättning om det uppkommer skador på lös egendom som du äger i företaget, t.ex maskiner, datorer eller varor till försäljning.
-
Ansvarsförsäkring - Ett viktigt skydd om du krävs på skadestånd, vid exempelvis en skada som ditt företag, dina anställda eller dina produkter orsakat. Tänk på att när avtal ska tecknas med kunder eller leverantörer förekommer det allt oftare ett krav på ansvarsförsäkring.
-
Rättsskyddsförsäkring - Om ditt företag hamnar i tvist till exempel med en kund, hyresvärd eller leverantör och tvisten måste avgöras i rättsinstans, hjälper rättsskyddsförsäkringen till med ombudskostnader för att driva tvisteprocessen.
-
Avbrottsförsäkring - Om det skulle bli ett avbrott i verksamheten på grund av exempelvis brand, inbrott eller vattenläcka ersätter försäkringen den uteblivna vinsten och de fasta kostnader du måste betala som till exempel leasingavtal, hyres- och elkostnader eller löner.
Motorförsäkring
Alla typer av fordon, från personbilar till anläggningsmaskiner, måste vara försäkrade. I många fall är det ett krav enligt lag, men det är också ett måste för att det som regel handlar om värden som ditt företag kanske står och faller med. Motorförsäkringen ingår inte i din företagsförsäkring och måste tecknas separat.
Glöm inte
Ett vanligt misstag många företagare gör är att inte uppdatera sin företagsförsäkring vid förändringar i verksamheten. Till exempel när omsättningen ökar, man köper in nya maskiner eller anställer personal.
Försäkra dig och dina anställda
Förutom en företagsförsäkring är det även viktigt att du försäkrar dig själv som företagare. Om du exempelvis skulle bli sjuk och det leder till ett längre avbrott i verksamheten, kan det vara bra att försäkra sig om snabb vård. Om du har anställda i ditt företag så har du en skyldighet som arbetsgivare att försäkra dem mot olycksfall i arbetet. Det är även klokt att erbjuda dina anställda en bra sjukvårdsförsäkring. Det gynnar både din verksamhet och dina anställda.
Att teckna olycksfallsförsäkring, sjukvårdsförsäkring och livförsäkring skyddar dig och dina anställda samt tryggar företagets ekonomi om olyckan skulle vara framme. Se till att kontrollera alla villkor innan du tecknar dessa försäkringar.
Vad är olycks, sjuk - och livförsäkring?
-
Olycksfallsförsäkring: Ersätter kostnader för saker som vård, läkemedel och rehabilitering om du, dina anställda och i vissa fall även besökare om en olycka skulle inträffa på arbetsplatsen. Ger även ersättning för bestående skador och invaliditet.
-
Sjukvårdsförsäkring: Att teckna en sjukvårdsförsäkring för dig och dina anställda innebär att ni snabbt får vård, vilket kan korta ner sjuktiden och därmed minska företagets kostnader. Du kan även teckna en sjukavbrottsförsäkring som ger ersättning för fasta kostnader vid sjukdom.
-
Livförsäkring: En livförsäkring en ekonomisk grundtrygghet till dig och dina anställdas efterlevande om det värsta skulle hända. Ger även en trygghet om du driver företag tillsammans med någon annan och något av er skulle avlida.
Försäkra din inkomst
Som en extra trygghet kan du även försäkra din inkomst genom att gå med i en a-kassa. Du startar inte företag för att du tror att det ska gå dåligt, men det finns yttre faktorer du inte kan styra över. Då är den tryggheten skön att ha.
Reglerna är ungefär desamma som för anställda med medlemskap i en a-kassa. Och företaget behöver inte gå i konkurs för att du ska få ut ersättning. En gång vart femte år kan du lägga företaget vilande under en period och ändå var berättigad till a-kassa.
A-kassan har ett tak på 25 025 kronor i månaden, vilket betyder att ett medlemskap ersätter 80 procent av den summan. Oavsett om du har tjänat mer får du maximalt ut ungefär 14 500 kronor i månaden efter skatt. Om du inte har en inkomstförsäkring. Den kan tecknas hos bland annat Unionen Egenföretagare, som erbjuder upp till 80 procent av lönen upp till 60 000 kronor per månad före skatt.
Socialförsäkring
Som företagare har du samma rätt som anställda till sjukpenning, pension och föräldrapenning. Dessa baseras på din SGI (sjukpenninggrundande inkomst). Det finns skillnader i hur din SGI beräknas beroende på vilken företagsform du har valt.
Kollektivavtal
Företag som är anslutna till kollektivavtal måste teckna avtalsförsäkringar för sina anställda. Det ser olika ut beroende på om det handlar om tjänstemän eller arbetare.
Om du inte har kollektivavtal kan du ändå teckna avtalsförsäkringar via Fora. Försäkringar som ingår är bland annat avtalsgruppsjukförsäkring, tjänstegrupplivförsäkring samt tjänstepension.
Skapa trygghet för dig och din personal!
Pension
Som egenföretagare behöver du ta ett större ansvar för din pension. Det viktigaste du kan göra för att trygga sin framtid är att ta ut en marknadsmässig lön, betala skatt och kompensera för utebliven tjänstepension genom att upprätta ett eget sparande. Tänk på att den lön du plockar ut även påverkar andra faktorer, som a-kassa, föräldrapenning och sjukpenning.
För att tjäna in pengar till den allmänna pensionen måste du ta ut lön eller redovisa ett överskott samt betala in skatter och avgifter. Det finns ett tak på hur mycket man kan tjäna in till sin allmänna pension. 2019 ligger det på 43 309 kronor.
Om du plockar ut mycket pengar under ett par år kompenserar det inte för låga inkomster under en längre tid.
Eget sparande
Ca 90 procent av alla arbetsgivare betalar in tjänstepension till sina anställda. För att kompensera för utebliven tjänstepension som egenföretagare rekommenderar Pensionsmyndigheten att du sparar cirka 4,5 procent av sin månadslön.
Avdragsgillt sparande
-
Aktiebolag: Du som driver ett aktiebolag får göra avdrag för privat pensionssparande i inkomstdeklarationen med upp upp till 35 procent av lönen, under förutsättning att sparandet sker i en pensionsförsäkring eller på ett pensionssparkonto. Avdraget får vara högst 10 prisbasbelopp. Prisbasbeloppet 2019 ligger på 46 500 kronor.
-
Enskild firma: Du som driver enskild näringsverksamhet får dra av 35 procent för privat pensionssparande av din inkomst från verksamheten, upp till 10 prisbasbelopp. Sparandet måste ske i en pensionsförsäkring eller på ett pensionssparkonto.
Skriva avtal
En viktig punkt som alla företagare bör lägga stor vikt vid är att skapa ordentliga avtal för att ha något att gå tillbaka till om tvister skulle uppstå. Se till att ha alla avtal skriftligt. Visst gäller muntliga avtal, men skulle det gå så långt som till rättegång är det svårt att bevisa saker som kommits överens om muntligt.
Oavsett om du använder dig av en avtalsmall eller skriver avtalet själv bör en jurist titta på avtalet innan du skickar det.
Som en start kan du formulera dina allmänna avtalsvillkor, som innehåller de viktigaste punkterna som ska vara med oavsett vilket avtal det handlar om. Det kan exempelvis handla om fakturerings- och leveransvillkor samt hur och var tvister ska lösas. De allmänna avtalsvillkoren måste vara skäliga, annars gäller de inte.
Viktiga avtal
-
Aktieägaravtal - När två eller flera parter startar företag tillsammans är de överens om allt och har svårt för att se att tvister kan komma att uppstå. Det är lättare att komma överens om vilka skyldigheter och förväntningar som finns på varandra innan problem uppstår. Även kallat kompanjonsavtal.
-
Uppdragsavtal - Ett viktigt avtal som i många fall glöms bort. Uppdragsavtalet beskriver alla villkor kring tjänsten eller produkten. Till exempel hur betalning sker och vad som ingår i uppdraget.
-
Konsultavtal - Om du går in som konsult i ett annat företag reglerar detta avtal dina rättigheter och skyldigheter. Avtalet ser till att du får betalt för nedlagd tid.
-
Samarbetsavtal - När du får ett för stort uppdrag för att klara av själv och tar in underleverantörer reglerar samarbetsavtalet villkoret för samarbetet. Både vem som ansvarar för vad och hur betalning sker.
-
Sekretessavtal - Om du vill pitcha in en innovativ produkt, som du ännu inte sökt patent för, för en investerare bör du ha ett sekretessavtal för att skydda den. Skyddar även företagets idéer och annan känslig information. Kan även tecknas med anställda och konsulter på företaget.
Skydda ditt företag
Även om risken är liten finns en chans att företaget blir kapat. Det finns några enkla åtgärder man kan vidta för att minska risken. Ladda ner en digital brevlåda och installera Bolagsverkets app. Då kan du enkelt hålla koll på vad som händer var du än befinner dig.
Några varningssignaler att hålla koll på är meddelande om styrelseändring eller kreditupplysning som du inte känner till, orderbekräftelser eller fakturor på saker du inte beställt, utebliven leverans av beställda varor samt konstiga telefonsamtal.
GDPR
I maj 2018 trädde EU:s dataskyddsförordning GDPR, som reglerar hur företagare får hantera personuppgifter, i kraft. Enligt förordningen måste de som lagrar personuppgifter informera om hur de ska användas, hur länge de lagras och om de kommer lämnas ut till andra aktörer.
Personer vars uppgifter hanteras har rätt att få tillgång till dem, invända mot hur de används, rätta felaktiga uppgifter, flytta uppgifter och i vissa fall få dem borttagna.
Rättsliga grunder i GDPR
För att få samla in och lagra personuppgifter måste man ha rättslig grund för det. Det finns sex olika grunder, fyra av dem används av företagare.
-
Samtycke - Personen godkänner att du samlar in och lagrar uppgifter.
-
Avtal - Du tillåts att samla in de uppgifter som krävs för att uppfylla avtalet.
-
Intresseavvägning - Uppgifter får samlas in om intresset väger tyngre än personen som registreras och om behandlingen är nödvändig för ändamålet.
-
Rättslig förpliktelse - När lagar och regler kräver att personuppgifter måste behandlas i verksamheten.
Se först och främst till att få en överblick över vilka personuppgifter som hanteras och kategorisera dem. Dokumentera varför ni spar uppgifterna och i vilka syften de ska användas. Datainspektionen har tagit fram en checklista som stöd för företag.
Skydda dina tillgångar
Alla företag har immateriella tillgångar. Det handlar om tillgångar som inte är fysiska, men ändå bidrar till värde i företaget. Runt 80 procent av ett företags värde ligger i de immateriella tillgångarna. Företagets namn skyddas från att andra kan använda ett liknande när det är registrerat hos Bolagsverket, men det finns ofta mer att skydda. Som varumärke, patent och design.
Företag som vårdar, utvecklar och hanterar sina immateriella tillgångar har högre lönsamhet än företag som inte gör det. Till exempel om du ska sälja ditt företag eller pitcha in det hos investerare bidrar ett varumärkesskydd till att företaget värderas högre.
PRV (Patent- och registreringsverket) har tagit fram ett test, Genomlysningen, där du kan kontrollera vilka tillgångar ditt företag har och få svar på hur du ska hantera dem på bästa sätt.
Olika skydd
-
Patent: Ett patent skyddar tekniska lösningar. Innan du söker patent bör du kontrollera att uppfinningen är ny och se till att den hålls hemlig i och med att den inte får vara känd när ansökan lämnas in. För att ansökan ska beviljas ska uppfinningen ha uppfinningshöjd. Den måste väsentligt skilja sig från tidigare uppfinningar, kunna tillverkas industriellt och vara reproducerbar.
Vad det kostar att söka patent varierar. PRV har tagit fram några exempel att jämföra med.
För att ett patent ska gälla måste du betala in en årsavgift. Som längst gäller det i 20 år. PRV är en internationell patentmyndighet, vilket betyder att du kan söka patent hos PRV även när du vill skydda din uppfinning utomlands. -
Varumärke: Varumärket är det som skiljer dig från dina konkurrenter och skapar igenkänning hos kunderna. Det är oftast varumärket som är den mest värdefulla tillgången i företaget.
När du registrerar ditt varumärke ger det dig ensamrätt att använda det för tjänster och produkter och i marknadsföringen. Det handlar inte bara om logotyper, ett varumärke kan även exempelvis vara ett eller flera ord, en melodi med igenkänningseffekt eller ett hologram.
För att ansökan ska godkännas måste varumärket vara unikt, ha särskiljningsförmåga och inte gå att förväxla med andra. I Svensk Varumärkesdatabas kan du se vilka varumärken som redan är registrerade. Varumärkesskyddet gäller hur länge som helst, men du måste förnya det vart 10:e år hos PRV. På PRV's webbplats kan du se vad det kostar att skicka in en varumärkesansökan.
Fundera även över om du behöver skydda varumärket i andra länder. Vill du skydda det inom EU ska ansökan skickas in till EU:s immaterialrättsmyndighet EUIPO. -
Design: För att undvika att andra kopierar din produkts utseende kan du ansöka om designskydd. Det skyddar utseendet på produkten, inte funktionaliteten. Kraven för att designen ska kunna skyddas är att den ska vara ny och särpräglad, det vill säga skilja sig från tidigare designer. Skyddet ger dig ensamrätt att använda designen. I Svensk Designdatabas finns den design som som har registrerats i Sverige. Designskyddet gäller i 25 år och måste förnyas vart 5:e år.
Information om vad det kostar att söka designskydd hittar du hos PRV. -
Upphovsrätt: Upphovsrätt är inte ett skydd man ansöker om. Det uppkommer automatiskt när du skapar till exempel musik, film och litteratur. Upphovsrätten ger författare, konstnärer, fotografer och andra kreatörer ensamrätt att bestämma över hur deras alster får användas. Kravet för att skyddet ska gälla är att det du skapat är originellt. Upphovsrätten gäller i 70 år år efter att den som skapat verket har dött.
Bevaka dina intressen
För att ingen ska göra intrång i dina skyddade rättigheter gäller det att hålla koll. PRV ser till att ingen kan registrera ett förväxlingsbart varumärke, men det är upp till dig att bevaka dina rättigheter. Se även till att du inte gör intrång i någon annans, då det är ett brott du kan bli åtalad för. Upptäcker du att någon gjort intrång i dina rättigheter kan du först prata med den som gjort intrång. Hjälper inte det kan du vända dig till patent- och marknadsdomstolen.
Använd dina immateriella rättigheter
Om någon visar intresse för en produkt, design eller teknisk lösning som du har skyddat kan du tillåta att andra använder dem mot betalning. Se till att skriv ett licensavtal för att reglera hur nyttjandet får gå till. En idag vanlig form av att tillåta någon annan använda sina rättigheter är franchise. Väl upparbetade immateriella tillgångar kan även säljas.
Styrelse
Styrelsens viktigaste funktion är att omsätta ägarens vision till kortsiktiga och långsiktiga strategiska mål. Styra bolaget framåt och kontrollera att det går i rätt riktning och ser till att ekonomin sköts. Det är styrelsen som tillsätter företagets VD och sätter strategin företaget ska arbeta efter för att nå ägarens direktiv. Det är styrelsen som ansvarar för skatteinbetalningar samt att årsredovisning och revisionsberättelse, i de fall där det krävs, skickas in.
Styrelsen ska kalla till bolagsstämma en gång per år, dit alla aktieägare bjuds in. På stämman fastställs företagets årsredovisning och riktning för nästkommande år beslutas. Det är på bolagsstämman som styrelsen utses. Alla som ingår i styrelsen har ett ansvar att se till att aktiebolaget följer rådande lagar och regler.
Vad en styrelseledamot ska ha i ersättning varierar beroende på företagets storlek och hur det går. Normalt handlar det om mellan ett till tre prisbasbelopp.
Om styrelsen har två eller fler ledamöter ska en ordförande utses och anmälas till Bolagsverket. Den personen har som uppgift att leda styrelsearbetet och bevaka att styrelsen sköter sina uppgifter.
Ägardirektiv
För att styrelsen ska veta åt vilket håll företaget vill gå åt ska du som ägaren skriva ett ägardirektiv. Det har ingen juridisk status, utan fungerar som riktlinjer för styrelsen.
Direktivet ska innehålla saker som din vision, värdegrund, vilken finansiell utveckling du strävar efter, tillväxt, om du vill expandera till nya marknader och vilken frihet styrelsen har. Vill du driva det på lång sikt eller har du som avsikt att maximera vinsten och sälja bolaget?
Så säger reglerna
-
Enligt aktiebolagslagen måste du som driver ett aktiebolag ha en styrelse. Den ska minst bestå av en ledamot och en suppleant. Om styrelsen har tre ledamöter krävs ingen suppleant.
-
Information om vilka som ingår i styrelsen och vilka personer som företräder företaget måste skickas in till Bolagsverket. När personer byts ut måste en ny anmälan skickas in.
-
För att få sitta i en styrelse måste du vara minst 18 år, inte vara i konkurs, inte ha förvaltare och inte ha näringsförbud.
-
Om inte årsredovisningen lämnas in till Bolagsverket inom 15 månader från det att räkenskapsåret avslutats eller om företaget inte följer reglerna om kontrollbalansräkning har styrelseledamöter personligt betalningsansvar.
I de flesta små aktiebolag är det ägaren och någon släkting som ingår i styrelsen. Det blir en styrelse på papper som i övrigt inte har någon större funktion. Ett bra tips kan vara att istället hitta personer med olika kompetenser som bidrar i arbetet framåt. Att du litar på personen är en viktig faktor.
Vid förändringar i vision, exempelvis om man ska ta in kapital eller etablera sig på en ny marknad, är det en bra idé att ta in någon med kompetens inom det området.
I ett välfungerande företag som strategiskt arbetar framåt för att nå ägarens vision arbetar de tre rollerna: styrelse, ägare och vd, tätt tillsammans för att nå målen.
Viktiga datum och procentsatser
Det finns en hel del viktiga datum att hålla koll på som företagare. Till exempel när moms och arbetsgivaravgifter ska betalas in samt när den debiterade preliminärskatten ska betalas in. Vilka datum som är viktiga att hålla koll på beror på i vilken form du bedriver ditt företag, vilket räkenskapsår du valt, omsättningen samt redovisningsperiod för momsdeklaration.
Datum att hålla koll på
Vilka datum som är viktiga att hålla koll på beror på i vilken form du bedriver ditt företag, vilket räkenskapsår du valt, omsättningen samt redovisningsperiod för momsdeklaration.
Viktiga datum för skatter och moms 2021
Belopp och procentsatser
Det är många belopp och procentsatser att hålla koll på inför varje nytt inkomstår. Håll dig uppdaterad med hjälp av faktaguide. Där har vi samlat information om aktuella siffror för inkomståret 2021.
Avdragsguide
Generellt säger reglerna att du får göra avdrag för produkter och tjänster du behöver för att kunna driva ditt företag. För vissa utgifter kan du dra av hela beloppet, men i vissa fall måste du fördela avdraget över tid, kallat avskrivning eller värdeminskningsavdrag.
För dig som driver enskild firma har Skatteverket har tagit fram ett avdragslexikon som stöd.
Vanliga avdrag: Lokaler och resor
-
Lokaler – Om du äger en näringsfastighet som endast används i verksamheten får du göra avdrag för driftskostnader. Du får även dra av om du renoverar, antingen direkt eller som värdeminskningsavdrag. Du får dra av kostnader om du hyr en lokal och du får också dra av kostnader för reparationer direkt.
Har du ett arbetsrum i hemmet måste det vara särskilt inrättat och inte kunna användas som bostad för att du ska få göra avdrag. -
Resor – Det är tillåtet att dra av för resor till och från verksamhetens lokal. Samma regler gäller som vid anställning. Vid resor i arbetet får du dra av 18,50 kronor per mil om du använder din privata bil. Om resan kräver övernattning utanför orten verksamheten bedrivs i får du göra avdrag för ökade levnadskostnader.
Vad är grundavdrag?
Grundavdraget görs på inkomster från verksamheten. Hur stort avdraget är beror på din inkomst. För att få avdraget krävs att du bott i Sverige under hela året eller om över 90 procent av lönen deklarerats i Sverige. Då måste du ansöka om avdraget själv, annars medges det automatiskt. Grundavdraget medges automatiskt. Se även Skatteverkets tabell för grundavdrag.
Det här får du inte dra av
Du får inte göra avdrag för alla kostnader knutna till verksamheten. Bland annat böter, personliga levnadskostnader, inkomstskatter, skattetillägg och förseningsavgifter, medlemsavgifter, måltider i samband med representation samt kostnader för att bilda och registrera företaget.