Integritetsmeddelande

Vilka personuppgifter som behandlas varierar beroende på vilken företagsform du har. Kund- och företagsuppgifter kan bli personuppgifter för kund och affärspart som är en enskild firma eller en elev som använder Fortnox program under sin utbildning. När du beställer Tjänsten samlar vi in kontaktuppgifter om dig som kontaktperson och företagsuppgifter om dig som blir kund.

Fortnox samlar in uppgifter om dig som kund för att kunna hantera din beställning, skapa affärsrelationen, samla in intresseanmälningar, marknadsföring, för statistiska ändamål, för att kunna fakturera dig och för att identifiera din organisation. Företagsuppgifter om dig som affärspartner behövs för att vi ska kunna fullgöra avtalet och kontaktuppgifter om dig som kontaktperson för att vi ska kunna kontakta dig.

Vi kan behöva dela personuppgifterna med andra bolag inom koncernen och affärspartners för de syften som beskrivs i detta integritetsmeddelande, som att hantera ditt ärende, för att hantera fakturering (skapa, skicka och driva in fakturor) för marknadsföring eller för att kontakta dig. Vidare lämnas personuppgifter ut till underleverantörer, till exempel systemleverantörer, som Fortnox anlitar för att utföra en tjänst. Sådan underleverantör är personuppgiftsbiträde till Fortnox.

När det sker och plats för behandling framgår av tabellen nedan. Dina kontaktuppgifter som systemadministratör i Tjänsten kan komma att lämnas ut till andra användare i ert program i syfte att uppfylla systemadministratörens ansvar. Vid administration av utbildning kan vi komma att dela dina personuppgifter med en annan mottagare. Anledningen är att vi har en extern utbildare på våra utbildningar eller tillhandahålls tillsammans med eller av en annan part. När du deltar i en webbutbildning kan du komma att dela personuppgifter med andra deltagare.

Hur länge dina personuppgifter lagras hos oss varierar beroende på syftet till att de samlats in.

• Fortnox sparar personuppgifter om dig som kund så länge det finns en kundrelation eller är nödvändigt för att uppnå de ändamål som beskrivs i detta integritetsmeddelande. Vid avtalets upphörande kommer dina uppgifter om dig som kund och kontaktperson lagras i upp till en månad för att kunna följa upp och kontakta dig igen. Du blir en potentiell kund tills du invänder mot denna behandling.
• Vi lagrar sedan din uppgifter av säkerhetsskäl för spårningen ifall något skulle behöva utredas, till exempel obehörigt intrång, attack mot server m.m.
• Dina uppgifter kommer att sparas av ekonomiska skäl för att kunna spåra din betalningshistorik och i enlighet med bokföringslagen.
• Personuppgifter som behandlas för fakturering av utbildning sparas så länge det krävs som underlag till bokföringen. Efter avslutad utbildning sparas uppgifterna tills dess att uppföljning är genomförd. En ny uppföljningstid startar efter varje avslutad utbildning.
• Lagringstiden för uppgifter som samlas in när du kontaktar oss varierar beroende på vilken kommunikationskanal som använts. Vid kontakt via chatt och telefon lagras uppgifterna i 90 dagar från dess att konversationen ägt rum. När du skickar in ett ärende via hemsidan eller mejl kommer det hanteras i vårt ärendesystem, vilket lagras i 3 år efter du avslutat din kundrelation med oss.
• Intresseanmälan med dina uppgifter du lämnat har vi kvar tills dess att syftet med din anmälan är uppfyllt eller du invänder mot behandlingen.
• Du kan välja att avregistrera dig från vårt nyhetsbrev och utskick. Dina kontaktuppgifter kommer då lagras i syfte att du inte ska få några fler utskick från oss. Uppgifterna lagras tills du åter vill få information eller invänder mot behandlingen. Invänder du mot behandlingen kan du komma att få utskick igen vid import av nya register, eftersom du inte längre finns kvar på listan av avregistrerade adresser.

Du som registrerad hos Fortnox har flera rättigheter som du bör känna till. Du har rätt att kostnadsfritt en gång per år begära ett registerutdrag över vilken information som finns registrerad om dig. Du har i vissa fall även rätt till dataportabilitet av personuppgifterna. Du har rätt till att få dina personuppgifter korrigerade om de är felaktiga, ofullständiga eller missvisande och rätt att begränsa behandlingen av personuppgifter tills de blir ändrade. Du har rätten att bli glömd, men radering av personuppgifter kan inte ske om det krävs för att fullgöra avtalet eller om annan svensk eller europeisk lag, domstols- eller myndighetsbeslut säger annat eller om det baseras på intresseavvägning. Skulle du tycka att det inte finns berättigade skäl eller att intresseavvägningen är felaktig har du rätt att invända mot behandlingen. Du har också rätt att dra in ett samtycke, lämna klagomål om behandlingen till Datainspektionen, motsätta dig automatiskt beslutsfattande, profilering och invända mot direktmarknadsföring.

Har du frågor om informationen i detta integritetsmeddelande eller behandlingen av dina personuppgifter eller vill radera eller ändra felaktiga uppgifter kan du kontakta oss genom de kontaktuppgifter som finns på Fortnox hemsida, samt via chatten eller användarstöd som finns tillgängligt i Tjänsten. Fortnox support fungerar som en förlängd arm för att hjälpa dig med dataskyddsrelaterade frågor. Vi har även ett dedikerat dataskyddsteam bestående av dataskyddsspecialister och Fortnox DPO, som du når via dataskydd@fortnox.se.

Kategorier av personuppgifter