Avtal och villkor
Välkommen till Fortnox sida om behandling av personuppgifter. Denna sida ska hjälpa dig att fatta ett välgrundat beslut angående din relation till oss. Hoppas att du sitter bekvämt, för nu kör vi!
Parter och ansvar för behandlingen av dina personuppgifter
Fortnox AB, 556469-6291, Bollgatan 3B, 352 46 Växjö, är programleverantör av webbaserade program som bl.a. bokföring, fakturering, lön, orderhantering och Fortnox app. Programmen och appen kallas nedan “Tjänsten”.
Fortnox som personuppgiftsansvarig
Fortnox är i vissa fall personuppgiftsansvarig och i andra fall personuppgiftsbiträde
för behandling av dina personuppgifter. Det här integritetsmeddelandet handlar om
när Fortnox är personuppgiftsansvarig. För att tydliggöra så är Fortnox dock
personuppgiftsbiträde i förhållande till sina kunder, t.ex. redovisningskonsulter,
revisorer eller andra som har ingått avtal med Fortnox om att använda Tjänsten. I
många fall kommer då dessa kunder att vara personuppgiftsansvariga i förhållande
till dig, och Fortnox biträde i förhållande till kunderna, och du behöver vända dig till
dem för att få reda på hur de behandlar dina personuppgifter.
Fortnox är personuppgiftsansvarig för behandlingen av de personuppgifter som du delar med oss när:
Vilka personuppgifter behandlar vi om dig?
Vilka personuppgifter som behandlas varierar beroende på vilken företagsform du har. Kund- och företagsuppgifter kan bli personuppgifter för kund och affärspart som är en enskild firma eller en elev som använder Fortnox program under sin utbildning. När du beställer Tjänsten samlar vi in kontaktuppgifter om dig som kontaktperson och företagsuppgifter om dig som blir kund.
Kund
När du beställer Tjänsten samlar vi in kontaktuppgifter om dig som kontaktperson och företagsuppgifter om dig som blir kund. Om du är kund hos oss idag har vi kontaktuppgifter om dig. Det är de företagsuppgifter du lämnar till oss vid din beställning och som vi samlat in genom att ha samkört med externt register för att få information om bland annat bransch (SNI-kod och SNI-grupp), omsättning och antalet anställda. Vi kan också komma att lägga till mer information om dig som kund i vårt CRM-system, till exempel information som betalningshistorik, faktureringsinformation, VAT-nr, om det finns en koppling till redovisningsbyrå och i så fall vilken, m.m.
Vi analyserar även innehållet i bokföringen så som uppgifter i fakturor, på kvitton och i annat bokföringsmaterial, vilka konton du bokfört vad på, vilka leverantörer du använder m.m.
Användare av Fortnox tjänster
Alla användare har användaruppgifter och online-identifikationer hos oss för att kunna använda Tjänsten. När du använder Tjänsten samlar vi in uppgifter om ditt beteendemönster, det vill säga vad du gör och hur du använder Tjänsten. Exempel på uppgifter som vi samlar in är hur du klickar dig runt mellan olika sidor och funktioner i programmet, på vilket sätt du använder funktionerna, vilka tidpunkter du loggar in och ut och hur länge du är inloggad, från vilken enhet du loggar in, dina svar när du lämnar feedback i Tjänsten m.m.
Deltagare på utbildning
Vid anmälan till våra utbildningar behöver vi deltagarens kontaktuppgifter, företagsuppgifter och användaruppgifter. Efter utbildningen behandlas dessa uppgifter tillsammans med uppgifter om vilken utbildning du gått.
Affärspartner och kontaktperson
Om du har ingått ett avtal med oss och du gjort det som enskild firma behandlar vi uppgifter om dig som affärspartner. Om du har ingått avtal med oss som företrädare för någon annan behandlar vi också kontaktuppgifter om dig som kontaktperson.
Har du en fråga, kontaktar oss gällande något annat ärende eller skickar in intresseanmälan kan mängden personuppgifter och vilka det är variera beroende på vilken kommunikationskanal som används. Kategorier av personuppgifter är oftast kontaktuppgifter, online-identifikationer och företagsuppgifter. Ärendet eller anmälan i sig kan innehålla personuppgifter som du valt att dela med oss. Får du nyhetsbrev eller information skickat till dig behandlar vi dina kontaktuppgifter och information om din organisation som exempelvis bransch och företagsnamn.
En detaljerad lista över vilka personuppgifter som förekommer inom de olika kategorierna, vid vilka tillfällen och vilken laglig grund behandlingen baseras på, finns listade i tabellen nedan. Information om vad cookies är och hur vi hanterar cookies finns beskrivet på vår sida cookies på fortnox.se. på hemsidan.
Varför behandlar vi dina personuppgifter?
Fortnox samlar in uppgifter om dig som kund för att kunna hantera din beställning, skapa affärsrelationen, samla in intresseanmälningar, marknadsföring, för statistiska ändamål, för att kunna fakturera dig och för att identifiera din organisation. Företagsuppgifter om dig som affärspartner behövs för att vi ska kunna fullgöra avtalet och kontaktuppgifter om dig som kontaktperson för att vi ska kunna kontakta dig.
Använda tjänsten och kontakta dig
Personuppgifter om dig som användare behövs för att du ska kunna logga in i Tjänsten, identifiera och skapa underlag för bokföringen i Fortnox program, kunna kontakta dig, för statistiska ändamål, för utveckling av Tjänsten och Fortnox övriga erbjudanden, bättre service vid ärenden eller i kontakt med oss, samt för erbjuda dig fler av våra tjänster och för direktmarknadsföring (vilket du kan avregistrera dig från). Vi använder också dina personuppgifter för att kunna kontakta dig vid användningen av Tjänsten för att hjälpa dig och för att få feedback av dig för att kunna utveckla och förbättra våra Tjänster eller vårt bemötandet. Vid användningen av Fortnox App godkänner du att Fortnox får tillgång till dina bilder i mobilen för att du ska kunna ladda upp och behandla dina bilder i Tjänsten för exempelvis registrering av kvitto.
Erbjuda utbildningar och support
Kontaktuppgifter, företagsuppgifter, användaruppgifter samt information kring kurser som du har anmält dig till behövs för att kunna tillhandahålla utbildningstjänster. Dessa består av att hantera din anmälan, skicka ut inloggningsuppgifter vid webbutbildning, närvaroregistrering, för att vi ska kunna kontakta dig samt för fakturering. Vi behandlar också uppgifterna för att skicka utvärdering och genomföra uppföljning. När du kontaktar oss via någon av Fortnox kommunikationskanaler används informationen om dig för att kunna hantera ärendet och kunna kontakta dig. Den används också i utbildningssyfte och bidrar till att förbättra vår service genom att vi sparar ärendet vid återkommande frågor från dig eller andra frågeställare med samma fråga.
Skickar du in en intresseanmälan behöver vi informationen för att administrera din anmälan, kunna kontakta dig och för statistiska ändamål. Vi behöver dina kontaktuppgifter för att kunna skicka ut information till dig, kunna kontakta dig gällande utskicket och uppgifter om organisation för att kunna identifiera och anpassa innehållet i utskicket. Besöker du Fortnox hemsida godkänner du till cookies för behandlingen av dina uppgifter.
Vilka delar vi personuppgifter med?
Vi kan behöva dela personuppgifterna med andra bolag inom koncernen och affärspartners för de syften som beskrivs i detta integritetsmeddelande, som att hantera ditt ärende, för att hantera fakturering (skapa, skicka och driva in fakturor) för marknadsföring eller för att kontakta dig. Vidare lämnas personuppgifter ut till underleverantörer, till exempel systemleverantörer, som Fortnox anlitar för att utföra en tjänst. Sådan underleverantör är personuppgiftsbiträde till Fortnox.
När det sker och plats för behandling framgår av tabellen nedan. Dina kontaktuppgifter som systemadministratör i Tjänsten kan komma att lämnas ut till andra användare i ert program i syfte att uppfylla systemadministratörens ansvar. Vid administration av utbildning kan vi komma att dela dina personuppgifter med en annan mottagare. Anledningen är att vi har en extern utbildare på våra utbildningar eller tillhandahålls tillsammans med eller av en annan part. När du deltar i en webbutbildning kan du komma att dela personuppgifter med andra deltagare.
Överföring till tredje land
Om personuppgifter överförs till, eller åtkomst möjliggörs från, plats utanför EU/EES ska Personuppgiftsbiträdet säkerställa att det finns en laglig grund för överföringen enligt tillämplig dataskyddslagstiftning, till exempel EU-kommissionens modellklausuler. Den Personuppgiftsansvarige ger Personuppgiftsbiträdet mandat att för Personuppgiftsansvariges räkning ingå EU-kommissionens modellklausuler med underbiträden.
Du är välkommen att höra av dig till oss via dataskydd@fortnox.se om du vill ha mer information om var dina personuppgifter behandlas, av vem och vilka skyddsåtgärd som vidtagits.
Hur länge sparar vi dina personuppgifter?
Hur länge dina personuppgifter lagras hos oss varierar beroende på syftet till att de samlats in.
Vilka rättigheter har du?
Du som registrerad hos Fortnox har flera rättigheter som du bör känna till. Du har rätt att kostnadsfritt en gång per år begära ett registerutdrag över vilken information som finns registrerad om dig. Du har i vissa fall även rätt till dataportabilitet av personuppgifterna. Du har rätt till att få dina personuppgifter korrigerade om de är felaktiga, ofullständiga eller missvisande och rätt att begränsa behandlingen av personuppgifter tills de blir ändrade. Du har rätten att bli glömd, men radering av personuppgifter kan inte ske om det krävs för att fullgöra avtalet eller om annan svensk eller europeisk lag, domstols- eller myndighetsbeslut säger annat eller om det baseras på intresseavvägning. Skulle du tycka att det inte finns berättigade skäl eller att intresseavvägningen är felaktig har du rätt att invända mot behandlingen. Du har också rätt att dra in ett samtycke, lämna klagomål om behandlingen till Datainspektionen, motsätta dig automatiskt beslutsfattande, profilering och invända mot direktmarknadsföring.
Om du vill veta mer
Har du frågor om informationen i detta integritetsmeddelande eller behandlingen av dina personuppgifter eller vill radera eller ändra felaktiga uppgifter kan du kontakta oss genom de kontaktuppgifter som finns på Fortnox hemsida, samt via chatten eller användarstöd som finns tillgängligt i Tjänsten. Fortnox support fungerar som en förlängd arm för att hjälpa dig med dataskyddsrelaterade frågor. Vi har även ett dedikerat dataskyddsteam bestående av dataskyddsspecialister och Fortnox DPO, som du når via dataskydd@fortnox.se.
Kategorier av personuppgifter
När | Kategori av uppgifter | Personuppgifter | Laglig grund |
Beställning av Tjänst och blir kund | Företagsuppgifter | Organisationsnummer Företagsnamn Adress Postnummer Ort Kundnummer VAT-nr SNI-kod E-post Telefonnummer Plusgiro/bankgiro | Fullgöra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig, intresseavvägning och rättslig förpliktelse |
CRM-uppgifter | Anteckningar | Intresseavvägning | |
Vid inloggning och blir användare av Tjänsten | Användaruppgifter | Förnamn Efternamn E-post Användarnamn Användar-ID | Fullgöra våra åtaganden och intresseavvägning |
Onlineidentifikation | IP-adress | Intresseavvägning | |
Ingått avtal och blir affärspartner | Företagsuppgifter | Organisationsnummer Företagsnamn Adress | Fullgöra våra kontraktuella åtaganden |
Kontaktuppgifter | Förnamn Efternamn E-post Telefon | Intresseavvägning |
När | Kategori av uppgifter | Personuppgifter | Mottagarkategori | Plats för behandling | Laglig grund |
Anmälan till utbildning | Kontaktuppgifter | Förnamn Efternamn E-post Telefonnummer | Systemleverantör | Sverige, USA (Privacy Shield) | Fullgöra våra åtaganden och intresseavvägning |
Företagsuppgifter | Organisationsnummer Företagsnamn Adress Postnummer Ort Kundnummer Fakturanummer Fakturaadress | Systemleverantör | Rättslig förpliktelse och intresseavvägning | ||
Användaruppgifter | Användarnamn Användar-ID | Systemleverantör | Intresseavvägning | ||
Kursuppgifter | Datum Tid Stad Lokal Pris Närvaro | Systemleverantör | Intresseavvägning | ||
Kontakt via hemsidan | Kontaktuppgifter | Kontaktuppgifter E-post Telefonnummer Användar-ID | Systemleverantör | Irland | Intresseavvägning |
Företagsuppgifter | Organisations- nummer | Systemleverantör | Intresseavvägning | ||
Ärendeuppgifter | Ärendenummer Meddelande i löptext* vilket du kan se i sin helhet i inloggat läge i vår supportportalhttps://support.fortnox.se/ | Systemleverantör | Intresseavvägning | ||
Kontakt via chatt | Kontaktuppgifter | Namn E-post Användar-ID IP-adress Ort Land Telefonnummer (kan förekomma) | Systemleverantör | USA (Privacy Shield) | Intresseavvägning |
Företagsuppgifter (kan förekomma) | Företagsnamn Organisationsnummer | Systemleverantör | Intresseavvägning | ||
Ärendeuppgifter | Meddelande i löptext* | Systemleverantör | Intresseavvägning | ||
Kontakt via mail | Kontaktuppgifter | Namn E-post Användar-ID Telefonnummer (kan förekomma) | Systemleverantör | Irland, USA (Privacy Shield) | Intresseavvägning |
Företagsuppgifter (kan förekomma) | Företagsnamn Organisationsnummer | Systemleverantör | Intresseavvägning | ||
Ärendeuppgifter | Ärendenummer Meddelande i löptext* vilket du kan se i sin helhet i inloggat läge i vår supportportal https://support.fortnox.se/ | Systemleverantör | Intresseavvägning | ||
Kontakt via telefon | Kontaktuppgifter | Namn E-post Användar-ID Telefonnummer | Systemleverantör | Norge | Intresseavvägning |
Företagsuppgifter (kan förekomma) | Företagsnamn Organisations- nummer | Systemleverantör | Intresseavvägning | ||
Ärendeuppgifter | Samtalet i en ljudfil* | Systemleverantör | Intresseavvägning | ||
Intresseanmälan | Kontaktuppgifter | Namn E-post Telefonnummer (kan förekomma) | Systemleverantör | USA | Samtycke |
Företagsuppgifter (kan förekomma) | Företagsnamn Organisations- nummer | Systemleverantör | Samtycke | ||
Anmälningsuppgifter (kan förekomma) | Svarsalternativ i anmälan* | Systemleverantör | Samtycke | ||
Utskick av nyhetsbrev | Kontaktuppgifter | Namn E-post | Systemleverantör | Sverige | Intresseavvägning |
Företagsuppgifter (kan förekomma) | Företagsnamn Organisations- nummer | Systemleverantör | |||
Samkörning av kundregister | Företagsuppgifter | Företagsnamn Organisations- nummer | Annan mottagare | Sverige, Storbritannien | Intresseavvägning |
Integritetsmeddelandet är senast uppdaterat i oktober 2020.
Vi förbehåller oss rätten att ändra denna informationstext från tid till annan för att återspegla ändrade lagkrav eller vår behandling. Eventuella ändringar kommer att läggas ut på denna webbplats. Vid större förändringar kommer vi att kontakta dig innan förändringarna träder i kraft.