Avtal och villkor

Integritetsmeddelande

Välkommen till Fortnox sida om behandling av personuppgifter. Denna sida ska hjälpa dig att fatta ett välgrundat beslut angående din relation till oss. Hoppas att du sitter bekvämt, för nu kör vi!

Parter och ansvar för behandlingen av dina personuppgifter

Fortnox AB, 556469-6291, Bollgatan 3B, 352 46 Växjö, är programleverantör av webbaserade program som bl.a. bokföring, fakturering, lön, orderhantering och Fortnox app. Programmen och appen kallas nedan “Tjänsten”.

Fortnox som personuppgiftsansvarig

Fortnox är i vissa fall personuppgiftsansvarig och i andra fall personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter. Det här integritetsmeddelandet handlar om när Fortnox är personuppgiftsansvarig. För att tydliggöra så är Fortnox dock personuppgiftsbiträde i förhållande till sina kunder, t.ex. redovisningskonsulter, revisorer eller andra som har ingått avtal med Fortnox om att använda Tjänsten. I många fall kommer då dessa kunder att vara personuppgiftsansvariga i förhållande till dig, och Fortnox biträde i förhållande till kunderna, och du behöver vända dig till dem för att få reda på hur de behandlar dina personuppgifter.

Fortnox är personuppgiftsansvarig för behandlingen av de personuppgifter som du delar med oss när:

  • du beställer Tjänsten och blir kund till Fortnox
  • du får inloggningsuppgifter och blir användare av Tjänsten
  • du eller den du företräder ingår avtal med Fortnox och blir affärspartner
  • du registreras som kontaktperson hos Fortnox för din organisation
  • du anmäler dig till någon av våra utbildningar
  • du kontaktar oss eller skickar in intresseanmälan
  • du får nyhetsbrev och information skickat till dig
  • du besöker vår hemsida och accepterar cookies

Vilka personuppgifter som behandlas varierar beroende på vilken företagsform du har. Kund- och företagsuppgifter kan bli personuppgifter för kund och affärspart som är en enskild firma eller en elev som använder Fortnox program under sin utbildning. När du beställer Tjänsten samlar vi in kontaktuppgifter om dig som kontaktperson och företagsuppgifter om dig som blir kund.

Kund

När du beställer Tjänsten samlar vi in kontaktuppgifter om dig som kontaktperson och företagsuppgifter om dig som blir kund. Om du är kund hos oss idag har vi kontaktuppgifter om dig. Det är de företagsuppgifter du lämnar till oss vid din beställning och som vi samlat in genom att ha samkört med externt register för att få information om bland annat bransch (SNI-kod och SNI-grupp), omsättning och antalet anställda. Vi kan också komma att lägga till mer information om dig som kund i vårt CRM-system, till exempel information som betalningshistorik, faktureringsinformation, VAT-nr, om det finns en koppling till redovisningsbyrå och i så fall vilken, m.m.

Vi analyserar även innehållet i bokföringen så som uppgifter i fakturor, på kvitton och i annat bokföringsmaterial, vilka konton du bokfört vad på, vilka leverantörer du använder m.m.

Användare av Fortnox tjänster

Alla användare har användaruppgifter och online-identifikationer hos oss för att kunna använda Tjänsten. När du använder Tjänsten samlar vi in uppgifter om ditt beteendemönster, det vill säga vad du gör och hur du använder Tjänsten. Exempel på uppgifter som vi samlar in är hur du klickar dig runt mellan olika sidor och funktioner i programmet, på vilket sätt du använder funktionerna, vilka tidpunkter du loggar in och ut och hur länge du är inloggad, från vilken enhet du loggar in, dina svar när du lämnar feedback i Tjänsten m.m.

Deltagare på utbildning

Vid anmälan till våra utbildningar behöver vi deltagarens kontaktuppgifter, företagsuppgifter och användaruppgifter. Efter utbildningen behandlas dessa uppgifter tillsammans med uppgifter om vilken utbildning du gått.

Affärspartner och kontaktperson

Om du har ingått ett avtal med oss och du gjort det som enskild firma behandlar vi uppgifter om dig som affärspartner. Om du har ingått avtal med oss som företrädare för någon annan behandlar vi också kontaktuppgifter om dig som kontaktperson.

Har du en fråga, kontaktar oss gällande något annat ärende eller skickar in intresseanmälan kan mängden personuppgifter och vilka det är variera beroende på vilken kommunikationskanal som används. Kategorier av personuppgifter är oftast kontaktuppgifter, online-identifikationer och företagsuppgifter. Ärendet eller anmälan i sig kan innehålla personuppgifter som du valt att dela med oss. Får du nyhetsbrev eller information skickat till dig behandlar vi dina kontaktuppgifter och information om din organisation som exempelvis bransch och företagsnamn.

En detaljerad lista över vilka personuppgifter som förekommer inom de olika kategorierna, vid vilka tillfällen och vilken laglig grund behandlingen baseras på, finns listade i tabellen nedan. Information om vad cookies är och hur vi hanterar cookies finns beskrivet på vår sida cookies på fortnox.se. på hemsidan.

Fortnox samlar in uppgifter om dig som kund för att kunna hantera din beställning, skapa affärsrelationen, samla in intresseanmälningar, marknadsföring, för statistiska ändamål, för att kunna fakturera dig och för att identifiera din organisation. Företagsuppgifter om dig som affärspartner behövs för att vi ska kunna fullgöra avtalet och kontaktuppgifter om dig som kontaktperson för att vi ska kunna kontakta dig.

Använda tjänsten och kontakta dig

Personuppgifter om dig som användare behövs för att du ska kunna logga in i Tjänsten, identifiera och skapa underlag för bokföringen i Fortnox program, kunna kontakta dig, för statistiska ändamål, för utveckling av Tjänsten och Fortnox övriga erbjudanden, bättre service vid ärenden eller i kontakt med oss, samt för erbjuda dig fler av våra tjänster och för direktmarknadsföring (vilket du kan avregistrera dig från). Vi använder också dina personuppgifter för att kunna kontakta dig vid användningen av Tjänsten för att hjälpa dig och för att få feedback av dig för att kunna utveckla och förbättra våra Tjänster eller vårt bemötandet. Vid användningen av Fortnox App godkänner du att Fortnox får tillgång till dina bilder i mobilen för att du ska kunna ladda upp och behandla dina bilder i Tjänsten för exempelvis registrering av kvitto.

Erbjuda utbildningar och support

Kontaktuppgifter, företagsuppgifter, användaruppgifter samt information kring kurser som du har anmält dig till behövs för att kunna tillhandahålla utbildningstjänster. Dessa består av att hantera din anmälan, skicka ut inloggningsuppgifter vid webbutbildning, närvaroregistrering, för att vi ska kunna kontakta dig samt för fakturering. Vi behandlar också uppgifterna för att skicka utvärdering och genomföra uppföljning. När du kontaktar oss via någon av Fortnox kommunikationskanaler används informationen om dig för att kunna hantera ärendet och kunna kontakta dig. Den används också i utbildningssyfte och bidrar till att förbättra vår service genom att vi sparar ärendet vid återkommande frågor från dig eller andra frågeställare med samma fråga.

Skickar du in en intresseanmälan behöver vi informationen för att administrera din anmälan, kunna kontakta dig och för statistiska ändamål. Vi behöver dina kontaktuppgifter för att kunna skicka ut information till dig, kunna kontakta dig gällande utskicket och uppgifter om organisation för att kunna identifiera och anpassa innehållet i utskicket. Besöker du Fortnox hemsida godkänner du till cookies för behandlingen av dina uppgifter.

Vi kan behöva dela personuppgifterna med andra bolag inom koncernen och affärspartners för de syften som beskrivs i detta integritetsmeddelande, som att hantera ditt ärende, för att hantera fakturering (skapa, skicka och driva in fakturor) för marknadsföring eller för att kontakta dig. Vidare lämnas personuppgifter ut till underleverantörer, till exempel systemleverantörer, som Fortnox anlitar för att utföra en tjänst. Sådan underleverantör är personuppgiftsbiträde till Fortnox.

När det sker och plats för behandling framgår av tabellen nedan. Dina kontaktuppgifter som systemadministratör i Tjänsten kan komma att lämnas ut till andra användare i ert program i syfte att uppfylla systemadministratörens ansvar. Vid administration av utbildning kan vi komma att dela dina personuppgifter med en annan mottagare. Anledningen är att vi har en extern utbildare på våra utbildningar eller tillhandahålls tillsammans med eller av en annan part. När du deltar i en webbutbildning kan du komma att dela personuppgifter med andra deltagare.

Överföring till tredje land

Om personuppgifter överförs till, eller åtkomst möjliggörs från, plats utanför EU/EES ska Personuppgiftsbiträdet säkerställa att det finns en laglig grund för överföringen enligt tillämplig dataskyddslagstiftning, till exempel EU-kommissionens modellklausuler. Den Personuppgiftsansvarige ger Personuppgiftsbiträdet mandat att för Personuppgiftsansvariges räkning ingå EU-kommissionens modellklausuler med underbiträden.

Du är välkommen att höra av dig till oss via dataskydd@fortnox.se om du vill ha mer information om var dina personuppgifter behandlas, av vem och vilka skyddsåtgärd som vidtagits.

Hur länge dina personuppgifter lagras hos oss varierar beroende på syftet till att de samlats in.

  • Fortnox sparar personuppgifter om dig som kund så länge det finns en kundrelation eller är nödvändigt för att uppnå de ändamål som beskrivs i detta integritetsmeddelande. Vid avtalets upphörande kommer dina uppgifter om dig som kund och kontaktperson lagras i upp till en månad för att kunna följa upp och kontakta dig igen. Du blir en potentiell kund tills du invänder mot denna behandling.
  • Vi lagrar sedan din uppgifter av säkerhetsskäl för spårningen ifall något skulle behöva utredas, till exempel obehörigt intrång, attack mot server m.m.
  • Dina uppgifter kommer att sparas av ekonomiska skäl för att kunna spåra din betalningshistorik och i enlighet med bokföringslagen.
  • Personuppgifter som behandlas för fakturering av utbildning sparas så länge det krävs som underlag till bokföringen. Efter avslutad utbildning sparas uppgifterna tills dess att uppföljning är genomförd. En ny uppföljningstid startar efter varje avslutad utbildning.
  • Lagringstiden för uppgifter som samlas in när du kontaktar oss varierar beroende på vilken kommunikationskanal som använts. Vid kontakt via chatt och telefon lagras uppgifterna i 90 dagar från dess att konversationen ägt rum. När du skickar in ett ärende via hemsidan eller mejl kommer det hanteras i vårt ärendesystem, vilket lagras i 3 år efter du avslutat din kundrelation med oss.
  • Intresseanmälan med dina uppgifter du lämnat har vi kvar tills dess att syftet med din anmälan är uppfyllt eller du invänder mot behandlingen.
  • Du kan välja att avregistrera dig från vårt nyhetsbrev och utskick. Dina kontaktuppgifter kommer då lagras i syfte att du inte ska få några fler utskick från oss. Uppgifterna lagras tills du åter vill få information eller invänder mot behandlingen. Invänder du mot behandlingen kan du komma att få utskick igen vid import av nya register, eftersom du inte längre finns kvar på listan av avregistrerade adresser.

Du som registrerad hos Fortnox har flera rättigheter som du bör känna till. Du har rätt att kostnadsfritt en gång per år begära ett registerutdrag över vilken information som finns registrerad om dig. Du har i vissa fall även rätt till dataportabilitet av personuppgifterna. Du har rätt till att få dina personuppgifter korrigerade om de är felaktiga, ofullständiga eller missvisande och rätt att begränsa behandlingen av personuppgifter tills de blir ändrade. Du har rätten att bli glömd, men radering av personuppgifter kan inte ske om det krävs för att fullgöra avtalet eller om annan svensk eller europeisk lag, domstols- eller myndighetsbeslut säger annat eller om det baseras på intresseavvägning. Skulle du tycka att det inte finns berättigade skäl eller att intresseavvägningen är felaktig har du rätt att invända mot behandlingen. Du har också rätt att dra in ett samtycke, lämna klagomål om behandlingen till Datainspektionen, motsätta dig automatiskt beslutsfattande, profilering och invända mot direktmarknadsföring.

Har du frågor om informationen i detta integritetsmeddelande eller behandlingen av dina personuppgifter eller vill radera eller ändra felaktiga uppgifter kan du kontakta oss genom de kontaktuppgifter som finns på Fortnox hemsida, samt via chatten eller användarstöd som finns tillgängligt i Tjänsten. Fortnox support fungerar som en förlängd arm för att hjälpa dig med dataskyddsrelaterade frågor. Vi har även ett dedikerat dataskyddsteam bestående av dataskyddsspecialister och Fortnox DPO, som du når via dataskydd@fortnox.se.

Kategorier av personuppgifter

När Kategori av uppgifter Personuppgifter Laglig grund
Beställning av Tjänst och blir kund Företagsuppgifter Organisationsnummer Företagsnamn Adress Postnummer Ort Kundnummer VAT-nr SNI-kod E-post Telefonnummer Plusgiro/bankgiro Fullgöra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig, intresseavvägning och rättslig förpliktelse
CRM-uppgifter Anteckningar Intresseavvägning
Vid inloggning och blir användare av Tjänsten Användaruppgifter Förnamn Efternamn E-post Användarnamn Användar-ID Fullgöra våra åtaganden och intresseavvägning
Onlineidentifikation IP-adress Intresseavvägning
Ingått avtal och blir affärspartner Företagsuppgifter Organisationsnummer Företagsnamn Adress Fullgöra våra kontraktuella åtaganden
Kontaktuppgifter Förnamn Efternamn E-post Telefon Intresseavvägning
*Innehåller de personuppgifter du valt att skriva.    
När Kategori av uppgifter Personuppgifter Mottagarkategori Plats för behandling Laglig grund
Anmälan till utbildning Kontaktuppgifter Förnamn Efternamn E-post Telefonnummer Systemleverantör Sverige, USA (Privacy Shield) Fullgöra våra åtaganden och intresseavvägning
Företagsuppgifter Organisationsnummer Företagsnamn Adress Postnummer Ort Kundnummer Fakturanummer Fakturaadress Systemleverantör Rättslig förpliktelse och intresseavvägning
Användaruppgifter Användarnamn Användar-ID Systemleverantör Intresseavvägning
Kursuppgifter Datum Tid Stad Lokal Pris Närvaro Systemleverantör Intresseavvägning
Kontakt via hemsidan Kontaktuppgifter Kontaktuppgifter E-post Telefonnummer Användar-ID Systemleverantör Irland Intresseavvägning
Företagsuppgifter Organisations- nummer Systemleverantör Intresseavvägning
Ärendeuppgifter Ärendenummer Meddelande i löptext* vilket du kan se i sin helhet i inloggat läge i vår supportportalhttps://support.fortnox.se/ Systemleverantör Intresseavvägning
Kontakt via chatt Kontaktuppgifter Namn E-post Användar-ID IP-adress Ort Land Telefonnummer (kan förekomma) Systemleverantör USA (Privacy Shield) Intresseavvägning
Företagsuppgifter (kan förekomma) Företagsnamn Organisationsnummer Systemleverantör Intresseavvägning
Ärendeuppgifter Meddelande i löptext* Systemleverantör Intresseavvägning
Kontakt via mail Kontaktuppgifter Namn E-post Användar-ID Telefonnummer (kan förekomma) Systemleverantör Irland, USA (Privacy Shield) Intresseavvägning
Företagsuppgifter (kan förekomma) Företagsnamn Organisationsnummer Systemleverantör Intresseavvägning
Ärendeuppgifter Ärendenummer Meddelande i löptext* vilket du kan se i sin helhet i inloggat läge i vår supportportal https://support.fortnox.se/ Systemleverantör Intresseavvägning
Kontakt via telefon Kontaktuppgifter Namn E-post Användar-ID Telefonnummer Systemleverantör Norge Intresseavvägning
Företagsuppgifter (kan förekomma) Företagsnamn Organisations- nummer Systemleverantör Intresseavvägning
Ärendeuppgifter Samtalet i en ljudfil* Systemleverantör Intresseavvägning
Intresseanmälan Kontaktuppgifter Namn E-post Telefonnummer (kan förekomma) Systemleverantör USA Samtycke
Företagsuppgifter (kan förekomma) Företagsnamn Organisations- nummer Systemleverantör Samtycke
Anmälningsuppgifter (kan förekomma) Svarsalternativ i anmälan* Systemleverantör Samtycke
Utskick av nyhetsbrev Kontaktuppgifter Namn E-post Systemleverantör Sverige Intresseavvägning
Företagsuppgifter (kan förekomma) Företagsnamn Organisations- nummer Systemleverantör
Samkörning av kundregister Företagsuppgifter Företagsnamn Organisations- nummer Annan mottagare Sverige, Storbritannien Intresseavvägning
*Innehåller de personuppgifter du valt att skriva.

Integritetsmeddelandet är senast uppdaterat i oktober 2020.

Vi förbehåller oss rätten att ändra denna informationstext från tid till annan för att återspegla ändrade lagkrav eller vår behandling. Eventuella ändringar kommer att läggas ut på denna webbplats. Vid större förändringar kommer vi att kontakta dig innan förändringarna träder i kraft.