Allt om bokföring
Fortnox AB Fortnox AB Fortnox AB
Fortnox AB
Fortnox AB 2019 sv

Viktiga ord och begrepp

Detta avsnitt innehåller en del ekonomiska begrepp som du behöver känna till. Om du känner att du redan har bra koll på ekonomiska resonemang kan du gå vidare till nästa del. Vi börjar med några av de vanligast förekommande begreppen.

Förstoringsglas för att illustrera kapitlet om viktiga ord och lagar

Inkomster och utgifter – Din inkomst uppstår i samma ögonblick som du säljer någonting, vare sig du får kontanta pengar i kassan eller skickar en kundfaktura. När du köper en vara uppstår din utgift i samma ögonblick som du betalar och får kvittot, eller när du får räkningen i handen. Inkomster och utgifter kan alltså uppstå även om inga betalningar gjorts.

Inbetalningar och utbetalningar – Inbetalningar uppstår när du får betalt av en kund, gör insättningar av egna medel, tar ett nytt lån till företaget o.s.v. Utbetalningar uppstår när du betalar ut pengar från företaget. Företagets likvida medel eller betalningsberedskap är inbetalningarna minus utbetalningarna. Tänk på att företagets resultat inte är liktydigt med hur mycket pengar som finns tillgängliga för närvarande.

Intäkter och kostnader – Inkomsterna under en viss period är företagets intäkter och utgifterna under samma period är företagets kostnader. Kostnader är det som förbrukats och intäkter de varor eller tjänster som sålts under en aktuell period. Företagets resultat är skillnaden mellan intäkterna och kostnaderna.

Dubbel bokföring, debet och kredit – Det vanligaste sättet att bokföra på är dubbel bokföring. Tanken med dubbel bokföring är att man på en och samma gång ska kunna se hur en affärshändelse påverkar både resultatet och den ekonomiska balansen. Det betyder att debet och kredit alltid måste vara lika stora.

Debet betyder vänster sida av ett konto och kredit höger sida av ett konto i bokföringen. När du debiterar ett konto för du aktuellt belopp på kontots vänstra sida och när du krediterar för du beloppet på kontots högra sida. Skillnaden mellan debet och kredit på ett konto är kontots saldo.

Tillgångar och skulder – Företagets tillgångar delas upp i anläggningstillgångar och omsättningstillgångar. Anläggningstillgångarna är vad som används eller innehas av företaget under en längre tid. Några exempel är aktieinnehav, fastigheter, maskiner och inventarier. Även så kallade immateriella tillgångar, t.ex. patent, räknas som anläggningstillgångar. Omsättningstillgångar är tillgångar som finns i företaget under en kortare tid (högst ett år), exempelvis lager, kundfordringar, kassa, bankgiro.

Företagets skulder delas upp i långfristiga och kortfristiga. Skulder som inte ska betalas inom det närmaste året, t.ex. banklån, räknas som långfristiga. Kortfristiga skulder är sådana som finns i företaget under en kortare tid. Det kan bland annat vara leverantörsskulder, moms- och skatteskulder, personalskatt eller kortfristiga lån.

Verifikationer – En verifikation är den skriftliga handling som visar att en affärshändelse ägt rum. Verifikationerna kan bestå av kvitton, fakturor, bankbesked, löneutbetalningar och finns i både fysisk och elektronisk form.

Kontantmetoden eller faktureringsmetoden?

Det finns två olika metoder som du kan göra din bokföring på, nämligen kontantmetoden (som också kallas bokslutsmetoden) och faktureringsmetoden. Om ditt företag omsätter mindre än 3 miljoner kronor kan du välja metod, men omsätter du mer så måste du använda faktureringsmetoden.

En faktura, en miniräknare och kontanter för att illustrera kapitlet om kontanter eller faktureringsmetoden

Kontantmetoden

Att använda kontantmetoden innebär att du inte bokför dina kund- och leverantörsfakturor förrän du fått betalt från kunden respektive betalt din leverantör. Kontantmetoden är en enklare metod än faktureringsmetoden och innebär att du bokför inköp och försäljning när betalningen sker.

När du använder kontantmetoden måste du vid bokföringsårets slut bokföra in alla utestående kund- och leverantörsfakturor, så att bokslutet visar så rätt resultat som möjligt. Momsen på de utestående skulderna och fordringarna redovisas då och du får göra momsavdrag och betala in moms på fakturor som ännu inte är betalda.

Konto Debet Kredit
3000 Försäljning 12 500
1930 Bank 12 500

Faktureringsmetoden

När du bokför enligt faktureringsmetoden kan man säga att du bokför kund- och leverantörsfakturorna två̊ gånger. Först bokför du kundfakturan när du skapat den och leverantörsfakturan när du fått den. Om ditt företag är momspliktigt redovisar du momsen direkt. Det innebär att kostnaden och intäkten kommer på rätt period och du får information från bokföringen som är mer aktuell än om du skulle använda kontantmetoden. Därefter bokför du leverantörs- och kundfakturorna ytterligare en gång vid betalningstillfället.

Så här bokför du först hela fordringen du har till kunden när du skapar kundfakturan på tillgångskontot kundfordringar (kontonummer 1510) i debet.

Konto Debet Kredit
3001 Försäljning 10 000
2611 Utgående moms 25% 2 500
1510 Kundfordringar 12 500

När du får betalt från kunden bokför du bort kundfordringen genom att kreditera kontot 1510.

Konto Debet Kredit
1510 Försäljning 12 500
1930 Bank 12 500

Här hittar du information om hur kontant- och faktureringsmetoden fungerar i Fortnox program

Kontoplan

En kontoplan är en lista över alla konton som ett företag använder för att bokföra företagets affärshändelser.

En datorskärm med grafer för att illustrera kapitlet om kontoplan

De flesta bokföringsprogram, inklusive Fortnox Bokföring, bygger på BAS-kontoplanen. Det är den kontoplan som används av de allra flesta företag och organisationer, oberoende av företagsform, bransch och ägandeform. Den anknyter till både lagstiftning och aktuella redovisningsrekommendationer.

Balanskonto – för balansrapporten
Klass 1 Tillgångar
Klass 2 Eget kapital och skulder
Resultatkonto – för resultatrapporten
Klass 3 Rörelsens intäkter.
Klass 4 Kostnader för varor, material och vissa köpta tjänster.
Klass 5 Övriga externa kostnader (t.ex. kostnader för lokaler, fastigheter, förbrukning, transporter, resor och reklam).
Klass 6 Övriga externa kostnader (t.ex. kostnader för kontorsmaterial, tele, försäkringar, övrigt).
Klass 7 Personalkostnader och avskrivningar.
Klass 8 Finansiella poster, extraordinära poster, bokslutsdispositioner, skatt.

Kontona i BAS-kontoplanen består av fyra siffror enligt följande gruppering:

Exempel
Kontoklass 6 Övriga externa rörelseutgifter/kostnader
Kontogrupp 62 Tele och post
Gruppkonto 6200 Tele och post
Huvudkonto 6210 Telekommunikation
Underkonto 6212 Mobiltelefoni

Det finns tio kontoklasser i BAS-kontoplanen som är numrerade 0–9. Kontoklass 0 och 9 används mest för internt bruk. Du kommer att använda de övriga kontoklasserna som styrs av den första siffran i kontonumret.

Anpassa din kontoplan

När du lägger upp din kontoplan kan du välja att använda en gemensam kontogrupp, som egentligen innehåller flera olika konton, eller dela upp bokföringen på de olika underkontona. Hur du väljer att göra är upp till dig hur noggrann kontroll du vill ha på din bokföring.

Säg att du vill ha en bättre koll på vilka företagets reklamkostnader är, fördelade på olika format. Då kan du – istället för att bokföra alla kostnader på Reklam och PR i kontogruppen 5900 (reklam och PR) – använda följande underkonton i kontoplanen:

Konto Benämning
5910 Annonsering
5920 Utomhus- och trafikreklam
5930 Reklamtrycksaker och direktreklam
5940 Utställningar och mässor
5950 Butiksreklam och återförsäljarreklam
5960 Varuprover, reklamgåvor, presentreklam och tävlingar
5970 Film-, radio-, TV-, och internetreklam
5980 PR, institutionell reklam och sponsring
5990 Övriga kostnader för reklam och PR

I vissa branscher är det smidigt att lägga upp företagets rörliga kostnader i kontoklass 4. Om du t.ex. är en åkeriföretagare eller skogsentreprenör lägger du upp de kostnader som uppstår när du vrider på startnyckeln. Då kan kontoplanen se ut enligt följande på de konton som börjar med siffran 4:

Konto Benämning
4211 Rep. och underhåll (inkl. reservdelar)
4212 Smörjning, service
4213 Tvätt
4216 Däck
4220 Drivmedel
4230 Fordons- och maskinhyror
4240 Fordonsskatt och försäkring
4270 Köpta tjänster (t.ex. tippavgifter, vägavgifter)
4276 Mobiltelefon i fordon
4280 Garagekostnader
4299 Övriga rörliga kostnader
4660 Inhyrda förare (F-skattare)

Här hittar du information om hur kontoplan fungerar i Fortnox program

Bokföring i praktiken

Det är viktigt att bokföra ofta – inte bara för att det i många fall krävs enligt lagen, utan också för att det ger dig en bättre koll på företagets ekonomi. Alla affärshändelser ska förstås bokföras, men kraven på hur ofta du måste bokföra beror på vilken typ av affärshändelser det gäller.

En företagare med pengar, fakturor, miniräknare och frågetecken kring sig för att illustrera kapitlet om bokföring i praktiken

Många av nutidens bokföringsprogram hjälper dig att bokföra till exempel inbetalningar och utbetalningar och kvitton automatiskt. Allt för att din bokföring ska vara uppdaterad och du ska ha en bättre kontroll. Här och nu.

Enligt bokföringslagen måste du bokföra alla kontanta in- och utbetalningar senast påföljande arbetsdag. Har du kontanta affärer och inte bokför varje dag så för du in alla kassaförändringar i en kassajournal/bok. I kassajournalen noterar du affärshändelsens datum, anger vad affärshändelsen avser, in- eller utbetalningens belopp och saldo. Saldot ska givetvis hela tiden stämma överens med de pengar som finns i kassan. I de allra flesta fall så sköts detta automatiskt av ditt kassasystem.

Det är bara de poster som bokförs på kassakontot (konto 1910) i bokföringen som ska noteras i kassajournalen. Saldot får aldrig bli minus på kontot. Då har du antingen fört in ett felaktigt belopp eller glömt att föra in ett belopp.

Affärshändelser som inte innefattar kontanta in- och utbetalningar får du vänta lite längre med att bokföra. De här reglerna gäller:

In- och utbetalningar kontant ska bokföras senast dagen efter, då affärshändelsen inträffade.

  • Exempel 1: Om en affärshändelse sker en måndag ska den bokföras senast på tisdagen.
  • Exempel 2: Om affärshändelsen sker på en fredag och verksamheten har stängt lördag och söndag, ska bokföringen ske senast på måndagen.

Övriga affärshändelser ska bokföras då företaget har tillräckliga uppgifter om transaktionen, det kan exempelvis vara datum och belopp. Det finns dock en regel som gör det möjligt att vänta tills dess att en faktura eller motsvarande har skickats ut eller tagits emot. Om företaget använder sig av denna regel måste den användas konsekvent under hela räkenskapsåret. Det finns dock undantag.

5 kap. 2§ BFL – kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast påföljande arbetsdag. Andra affärshändelser ska bokföras så snart det kan ske.

Oavsett hur länge du kan vänta är det nästan alltid mest praktiskt att bokföra så snart som möjligt, med affärshändelsen i färskt minne. Om du bokför enligt fakturametoden bokför du dina kundfakturor som kundfordringar i samband med att du skickar dem. När du fått betalt bokför du bort skulden. Samma procedur gäller för leverantörsfakturor.

Om du använder kontantmetoden bokför du inga fordringar eller skulder, utan bokför först i samband med betalningen.

Ingående balans

Det första steget när du börjar bokföra är att föra in företagets ekonomiska ställning vid bokföringsårets början, vilket kallas för ingående balans. Bara balanskonton (konton i kontoklass 1 och 2) ska ha ingående balans och tillgångarna ska balansera – tillgångarna ska vara lika stora eget kapital och skulder.

Om ditt företag är nystartat gör du en så kallad öppningsbalansräkning som innehåller företagets ställning vid starten. Eftersom företaget är nytt finns det förmodligen inga skulder att föra in, men väl tillgångar som ska användas i bolaget. Läs mer om vad öppningsbalansräkningen ska innehålla på Skatteverkets hemsida.

Om du har ett redan aktivt företag är det den utgående balansen från föregående bokslut som förs över och blir ingående balans för det nya bokföringsåret.

Här hittar du information om hur ingående balans fungerar i Fortnox program

Verifikationer

Alla företagets affärshändelser ska vara knutna till en verifikation. Verifikationerna är alla olika typer av handlingar och dokumentation som visar att en affärshändelse ägt rum. Några exempel är kvitton, fakturor och bankbesked. Om du har flera likartade affärshändelser under samma dag, exempelvis betalning av leverantörsfakturor, kan du slå ihop dem till en gemensam verifikation.

  • när verifikationen görs.

  • datumet när affärshändelsen inträffat.

  • vad den avser.

  • vilket belopp det gäller.

  • vem som är motpart.

  • vilka handlingar som legat till grund för affärshändelsen och var originalhandlingarna förvaras (i vissa fall).

  • verifikationsnummer eller andra identifieringstecken.

  • organisationsnummer eller momsregistreringsnummer.

  • momsbelopp eller t.ex. att moms ingår eller ej ingår.

Verifikationerna ska förvaras säkert och på ett överskådligt sätt, så att du med lätthet ska kunna hitta en önskad verifikation vid behov.

Kontering av verifikationer

Att kontera verifikationerna betyder att definierar vilka konton som ska debiteras och/eller krediteras. Detta gör du direkt i ditt bokföringsprogram i registreringsvyn.

Kontoklass Debet Kredit
Klass 1 Tillgångarnas värde ökar Tillgångarnas värde minskar
Klass 2 Skuldernas värde minskar Skuldernas värde ökar
Klass 3 Intäkter minskar Intäkter ökar
Klass 4 Varukostnader ökar Varukostnader minskar
Klass 5-6 Övriga kostnader ökar Övriga kostnader ökar minskar
Klass 7 Personalkostnader och avskrivningar ökar Personalkostnader och avskrivningar minskar
Klass 8 Finansiella kostnader, skatt, årets vinst Finansiella intäkter, årets förlust

Vid kreditfakturor till kunder bokförs intäkternas minskade värde på debetsidan. När du får kreditfakturor från dina leverantörer bokför du kostnadsminskningen på kreditsidan.

Här hittar du information om hur verifikationer fungerar i Fortnox program

Några bokföringsexempel

För att belysa hur några vardagliga affärshändelser bokförs i ett mindre företag ska vi titta närmare på några konkreta exempel. Vi utgår från att företaget arbetar med dubbel bokföring (debet och kredit) enligt fakturametoden och är momspliktigt. Det betyder att summan av det som skrivs på debetsidan alltid ska vara samma som summan av kreditsidan. Vi använder oss av BAS-kontoplanen.

Ett kuvert med faktura, kontanter och kvitto för att illustrera kapitlet om några exempel om bokföring

Du investerar i några kilo skrivarpapper till företaget på ditt närmaste kontorsvaruhus. Pappret kostar 500 kr, varav 100 kr är moms. Konteringen ser ut så här:

Konto Kontonamn Debet Kredit
1910 Kassa 500,00
6110 Kontorsmaterial 400,00
2641 Ingående moms 100,00

Ditt verifikat är kassakvittot från kontorsvaruhuset. Tänk på att inköpet var en kontant transaktion och därför måste bokföras senast påföljande arbetsdag.

Din månatliga faktura på 425 kr inklusive moms för företagsmobilen (operatörens trafikavgifter) anländer och ska bokföras så här:

Konto Kontonamn Debet Kredit
2440 Leverantörsskulder 425,00
2641 Ingående moms 85,00
6215 Mobiltelefoni 340,00

Nu har du bokfört din skuld till leverantören, momsfodran till skatteverket samt kostnaden. När fakturan är betald ska skulden bokföras bort och pengarna bokföras in på kontot.

Konto Kontonamn Debet Kredit
2440 Leverantörsskulder 425,00
1930 Bankkonto 425,00

Skulden är nu borttagen och pengarna har lämnat företagets bankkonto.

De fakturor du skickar till kund för varor och tjänster bokförs som en fordran på kunden och som en momsskuld till Skatteverket. I vårt exempel har du sålt en skrivare till kunden och även hjälp till att installera den. Du ska därför ha betalt för både skrivaren (varan, 6 000 kr) och installationen (tjänsten, 1 000 kr).

Konto Kontonamn Debet Kredit
1510 Kundfordringar 8 750,00
3051 Försäljning av varor inom Sverige, moms 25% 6 000,00
3041 Försäljning av tjänster inom Sverige, moms 25% 1 000,00
2611 Utgående moms på försäljning inom Sverige, 25% 1 750,00

Nu har du bokfört din fordran på kunden och momsskulden till Skatteverket. När kunden betalat fakturan ska skulden bokföras bort och pengarna bokföras in på kontot.

Konto Kontonamn Debet Kredit
1510 Kundfordringar 8 750,00
1930 Bankkonto 8 750,00

Egen insättning i en enskild firma ska också bokföras som en affärshändelse. I vårt exempel sätter du in 4 000 kr på företagets bankkonto och bokför insättningen så här:

Konto Kontonamn Debet Kredit
1930 Bankkonto 4 000,00
2018 Egen insättning 4 000,00

Om du har ett lån på till exempel en fastighet i företaget ska ränta och amortering bokföras på olika konton. Anledningen är att räntan är en kostnad, medan amorteringen minskar skulden. Här har du amorterat 6 500 kr och betalat 1 000 kr i ränta på ditt fastighetslån:

Konto Kontonamn Debet Kredit
1930 Bankkonto 7 500,00
2351 Fastighetslån, långfristig del 6 500,00
8415 Räntekostnader kreditinstitut 1 000,00

Avstämningar

När månadens verifikationer är klara är det dags för avstämningar. Vid de månatliga avstämningarna kontrollerar du ett urval av balanskontona, medan du vid årsbokslutet kontrollerar alla balanskonton.

Gungbräda som står i våg med olika mycket pengar på för att illustrera kapitlet om avstämningar

Många bokföringsprogram har avstämningar som en funktion i programmet och då görs det oftast automatiskt.

För att kunna göra avstämningar tar du fram en balansrapport, som är en sammanställning av företagets tillgångar, skulder och eget kapital vid ett specifikt tillfälle. Med hjälp av rapporten gör du i till exempel följande kontroller:

  • Om du har en kontantkassa ska kassan överensstämma med både kassajournalens och bokföringens saldo.

  • Saldot på kontoutdragen från plusgiro och bank ska överensstämma med bokföringens saldo.

  • Summan av de obetalda leverantörsskulderna ska överensstämma med kontot leverantörsskulder i bokföringen.

  • Summan av de obetalda kundfakturorna ska överensstämma med kontot kundfordringar i bokföringen.

  • Har du anställda stämmer du av att saldot på kontot personalskatt är detsamma som avdragen skatt på skattedeklarationen som lämnas in månaden efter utbetald lön.

  • Har du banklån eller andra lån stämmer du av lånebeskedens saldon när du bokför in amorteringarna mot kontot för lån.

Om du upptäcker att något saldo i bokföringen inte stämmer behöver du gå tillbaka och analysera det aktuella kontot, och göra rättelser där det behövs.

Här hittar du information om hur avstämningar fungerar i Fortnox program

Bokför och deklarera moms

Moms är en statlig skatt som de flesta företag måste redovisa i en momsdeklaration. När du ska redovisa din moms, beror på hur ditt företags omsättning ser ut.

Miniräknare med frågetecken kring sig för att illustrera kapitlet om bokför och deklarera moms

Hur ofta du ska deklarera moms beror på vilken momsperiod du har – månad, kvartal eller år. Vilken period som gäller ditt företag framgår av registreringsbeviset som du enkelt hittar på bolagsverkets mobilapplikation. Om företaget omsätter mindre än en miljon kan du välja årsvis momsredovisning och är omsättningen mindre än 40 miljoner kan du välja kvartals- eller månadsvis. Företag med högre omsättning måste redovisa månadsvis.

Vilka datum som gäller för dig kan du kolla upp på Skatteverkets hemsida.

Ingående och utgående moms

Enkelt förklarat är utgående moms skatt du tar ut av dina kunder vid försäljning och betalar in till staten via Skatteverket. Ingående moms är skatt du betalat när du köpt in något till ditt företag och som du sedan får tillbaka från staten. Detta redovisar du till skatteverket via en momsdeklaration.

Mer information om moms och momsdeklaration

Konto Kontonamn Debet Kredit
2611 Utgående moms på försäljning inom Sverige 25% 10 000,00
2641 Debiterad ingående moms 3 000,00
2650 Redovisningskonto för moms 7 000,00

I det här fallet har du en momsskuld på 7 000 kr till Skatteverket. När du betalat in momsen bokför du bort skulden från kontot.

Konto Kontonamn Debet Kredit
1930 Bankkonto 7 000,00
2650 Redovisningskonto för moms 7 000,00

Du som säljer till företag i andra EU-länder måste också lämna in en så kallad periodisk sammanställning till Skatteverket. Den listar dina kunders VAT-nummer (momsregistreringsnummer inom EU) och de belopp du sålt för. Du behöver alltså känna till dina EU-kunders VAT-nummer för att kunna redovisa korrekt.

Här hittar du information om hur bokföring av moms fungerar i Fortnox program

Periodiseringar

Om du vill att ditt resultat för en viss period ska vara så rättvisande som möjligt, är det en bra idé att göra vissa periodiseringar. Vilka du bör göra i ditt företag beror på vilken verksamhet du bedriver och om du har anställda – men framförallt beror det på om de är av avgörande betydelse för företagets resultat. För att bedöma detta finns en förenklingsregel. Du hittar en bra förklaring på regeln i Tidningen Balans.

Kalender för att illustrera kapitlet om periodiseringar och avskrivningar

Periodiseringar innebär att inkomster och utgifter bokförs på de perioder som de intjänats respektive förbrukats, tex man får en räkning på hyran för 6 månader. Då ska varje månad ta sin hyreskostnad. Allt för att ge en rättvisande bild av hur företaget går.

När hyresfakturan kommer bokför vi den så här

Konto Kontonamn Debet Kredit
1710 Förutbetalda hyror 60 000,00
2440 Leverantörsskulder 60 000,00

När hyresfakturan betalas så bokförs den så här

Konto Kontonamn Debet Kredit
1930 Bankkonto hyror 60 000,00
2440 Leverantörsskulder 60 000,00

I slutet på varje månad bokför vi denna periodisering så att varje månad tar sin del av hyreskostnaden

Konto Kontonamn Debet Kredit
5010 Lokalhyra 10 000,00
1710 Förutbetalda hyror 10 000,00

Här hittar du information om hur periodiseringar fungerar i Fortnox program

Avskrivningar

Driver du ett företag med till exempel många maskiner, fordon eller andra anläggningstillgångar av betydande värden så förändrar avskrivningarna resultatet i allra högsta grad. Det kan i så fall vara förödande för din ekonomiska kontroll att inte bokföra avskrivningarna varje månad.

Förslitningen på anläggningstillgångarna är en kostnad för ditt företag (en värdeminskning). Hela kostnaden för den verkliga förslitningen måste dras av enligt årsredovisningslagen eftersom anläggningstillgångarna inte får övervärderas i din balansräkning.

Anläggningstillgångar och markanläggningar

Följande gäller för avskrivningar av anläggningstillgångar:

  • Avskrivningsunderlaget består av tillgångens anskaffningsvärde minus det beräknade restvärdet.
  • I anskaffningsvärdet ingår, förutom direkta inköps- eller tillverkningskostnader, även andra utgifter i samband med anskaffningen, t.ex. frakt, tull och liknande.
  • Anskaffning av flera inventarier med ett naturligt samband räknas som en inventarieanskaffning.
  • Har du fått näringsbidrag eller liknande för anskaffningen, minskar du avskrivningsunderlaget med motsvarande belopp.

Planenlig avskrivning

Anskaffningsvärdet för varje tillgång fördelas med lika stora belopp över de år som tillgången beräknas vara ekonomiskt lönsam. Man kan också räkna hur många timmar till exempel en arbetsmaskin kommer att vara ekonomiskt lönsam och dela upp anskaffningsvärdet per körd timme. Du gör alltså upp en plan för anläggningstillgångarnas värdeminskningsavdrag och gör avskrivningar enligt denna till dess att tillgången är helt avskriven.

Avskrivningar på immateriella anläggningstillgångar

Som immateriella anläggningstillgångarna räknas bland annat utgifter för licenser, patent, särskilda rättigheter till fast egendom, utgifter för forskning och utveckling m.m. De ska skrivas av enligt en fastställd plan över den ekonomiska livslängden, mellan 5–20 % per år. Skattemässig avskrivning görs på samma sätt som för maskiner och inventarier.

Avskrivningar på fastigheter och mark

Om du har en eller flera fastigheter så ska de också skrivas av. Ta hjälp av Skatteverkets rättsliga vägledning så att du vet vad som gäller för närvarande. Du får exempelvis inte skriva av tomtmark. Skriver du av en fastighet som även innehåller tomtmark får avskrivningsunderlaget bara omfatta byggnadens värde. Om du köpt tomt och byggnad samtidigt för ett gemensamt pris räknar du fram byggnadens anskaffningsvärde genom att dela upp (proportionera) priset.

Avskrivningar på markanläggningar

Markanläggningar kan till exempel vara lekplatser, trädgårdsanläggningar, parkeringsplatser, vägar och vägbroar. På markanläggningar får du göra planenliga avskrivningar med 5% per år på anskaffningsvärdet. Skogsvägar och täckdiken får du skriva av med 10% per år.

Skillnad mellan bokföringsmässig och skattemässig avskrivning

I bokföringen ska du bokföra den verkliga förslitningen, medan du i beskattningshänseende inte får använda planenlig avskrivning. För maskiner och andra inventarier finns det tre olika metoder för skattemässiga värdeminskningsavdrag:

  • Omedelbar avskrivning

  • Räkenskapsenlig avskrivning

  • Restvärdeavskrivning

Omedelbar avskrivning

Om du köpt en maskin eller inventarie som du bedömer har en ekonomisk livslängd på högst tre år får du bokföra hela anskaffningsvärdet som en kostnad i resultaträkningen. Detsamma gäller om anskaffningskostnader är under ett halvt prisbasbelopp (PBB) kronor exklusive moms.

Räkenskapsenlig avskrivning

För att du ska få göra räkenskapsenlig avskrivning krävs:

  • att du som skattskyldig har ordnad bokföring som avslutas med årsbokslut.
  • att tillfredsställande utredning föreligger om vad som i beskattningshänseende är oavskrivet av inventariernas anskaffningsvärde. Räkenskapsenlig avskrivning förutsätter därför att de årliga avskrivningarna i räkenskaperna är lika med de värdeminskningsavdrag som görs i deklarationen. Det betyder att det skattemässiga restvärdet ska överensstämma med det bokföringsmässiga.

Den räkenskapsenliga avskrivningen kan ske enligt två̊ alternativ – huvudregeln eller kompletteringsregeln.

  • Huvudregeln 30% – Enligt huvudregeln får du göra avskrivningar på dina maskiner och inventarier med högst 30% av inventariernas värde vid räkenskapsårets slut. Om ditt första räkenskapsår är till exempel 6 månader blir avskrivningen 15% istället för 30%. Använder du dig bara av huvudregeln kommer dina inventarier och maskiner aldrig att bli fullt avskrivna.
  • Kompletteringsregeln 20% – Om du använder dig av kompletteringsregeln skriver du av inventarierna och maskinerna med 20% av anskaffningsvärdet per år. Om samtliga räkenskapsår omfattat 12 månader innebar det att inventarierna och maskinerna är helt avskrivna efter fem år.

Tillgång eller kostnad?

Det som avgör om något kan bokföras som en maskin eller inventarie är att den ekonomiska livslängden ska vara minst tre år och att det ekonomiska värdet ska överstiga ett halvt prisbasbelopp (PBB) för små företag. Är inte båda dessa villkor uppfyllda kan du kostnadsföra inköpet direkt.

Bara för att det är tillåtet att direktavskriva en tillgång är det inte alltid rätt. Bolagets situation och tillgångens livslängd ska avgöra om du vill direktavskriva tillgången eller balansera den och skriva av under flera år.

Här hittar du information om hur avskrivningar fungerar i Fortnox program

Bokföra arbetsgivaravgifter och semesterlön

Om du har anställda och vill ha bättre kontroll över månadens kostnader kan du i samband med bokföringen av lönerna även bokföra in kostnaderna för arbetsgivaravgifter och semesterlön som uppstår i samma ögonblick.

En kaffekopp där det står boss för att illustrera kapitlet om anställa och ledarskap

Vi antar att företagets bruttolön var 52 000 kronor under månaden. Om vi räknar med arbetsgivaravgifter på 31,42% och semesterlön på 12% blir konteringen för dessa vid löneutbetalningstillfället följande:

Konto Kontonamn Debet Kredit
7510 Arbetsgivaravgifter 16 338,00
2730 Lags sociala avgifter 16 338,00
7290 Semesterlön 6 240,00
2920 Upplupna semesterlöner 6 240,00

När det månaden efter är dags att betala in arbetsgivaravgifterna blir konteringen följande om inbetalningen är gjord via bankgirot:

Konto Kontonamn Debet Kredit
1930 Bankkonto 16 338,00
2730 Lags sociala avgifter 16 338,00

Och när du betalar ut semesterlönerna:

Konto Kontonamn Debet Kredit
1930 Bankkonto 6 240,00
2920 Upplupna semesterlöner 6 240,00

Att förstå balans- och resultatrapporter

Balans- och resultatrapporten är en central del i din redovisning. Här finns alla dina affärshändelser som du har registrerat. De hamnar i antingen balans- och/eller resultatrapporten.

En balansvåg med frågetecken i för att illustrera kapitlet om att förstå balans och resultatrapporterna

Balansrapporten

I balansrapporten visas först företagets tillgångar (förmögenhet), därefter eget kapital och till sist företagets skulder. Den visar företagets tillgångar, skulder och eget kapital på en viss dag (balansdag).

Alla som varit med och finansierat ditt företags tillgångar ska finnas med på balansrapportens skuldsida.

Resultatrapporten

De intäkter och kostnader som är registrerade hamnar i resultatrapporten. Intäkterna visas först och därefter visas företagets alla kostnader uppdelade på de konton du bokfört på. Skillnaden mellan intäkterna och kostnaderna är företagets resultat och är intäkterna högre än kostnaderna har företaget gått med vinst. En förlust uppstår om kostnaderna är större än intäkterna.

Resultatrapporten visar helt enkelt hur ditt företag har gått under den period som du valt att ta ut rapporten på.

Skillnaden mellan rapporter och räkningar är att resultat- och balansrapporter kan avse vilken period eller tidpunkt som helst som du valt att studera, medan resultat- och balansräkningen alltid avser årsbokslutet (hela året).

Resultatet

Resultatet kommer alltså från resultatrapporten, men för att balansrapporten ska kunna vara i balans (det vill säga att företagets tillgångar är lika stora som skulder och eget kapital) visas resultatet även där. När årsbokslutet är klart blir årets resultat bokföringsårets sista verifikation.

Vinst

Om företaget går med vinst ska vinsten bokföras som en kostnad i resultatrapporten och som en skuld i balansrapporten.

Förlust

Skulle företaget gå̊ med förlust bokförs det som en intäkt i resultatrapporten och som en tillgång i balansrapporten.

För att lättare kunna förstå sammanhanget är det viktigt att du skiljer på företagets och din privata ekonomi. Vi kan göra en jämförelse med banken: När du placerar pengar på banken får banken en skuld till dig och förhoppningsvis får du ränta på de pengar du placerat. På samma sätt får företaget en skuld till dig när du sätter in pengar. Vinsten är avkastningen på ditt insatta kapital.

Avkastningen (vinsten) kan antingen betalas ut till dig eller vara kvar i företaget. Det finns specifika regler detta, fråga gärna din redovisningsbyrå om vad som gäller för just dig och ditt företag. Om vinsten får vara kvar i företaget ökar företagets skuld till dig. Har företaget gått med förlust måste du på något sätt kompensera det. Vanligtvis sker det genom att företagets skuld till dig minskar.

Här hittar du information om hur resultat- och balansrapporter fungerar i Fortnox program

Bokföring är ett bra underlag för beslut

Bokföring är grunden för att du ska kunna följa upp och styra ditt företag. För att se hur företaget går, ta beslut på rätt siffror och följa lagen. Alla som driver näringsverksamhet ska upprätta en bokföring, det är lag på detta. Det gäller oberoende av företagsform och verksamhetens omfattning.

En glad företagare för att illustrera kapitlet om bokföring handlar om bedömningar

Med vårt kompletta molnbaserade ekonomisystem sparar du massor av tid och får full kontroll över ditt företags ekonomi. Börja med Fortnox Bokföring och komplettera med de tjänster just du behöver.

4.9166666666667 12 5

Vad tyckte du om den här sidan?